Le ministère de l’Éducation et de la Petite enfance s’est engagé à favoriser l’équité, la diversité, l’inclusion et l’accessibilité. Son objectif est de constituer une fonction publique qui reflète les diverses communautés qu’elle sert et de promouvoir des lieux de travail accueillants, diversifiés, inclusifs, respectueux et accessibles à tout le monde. Le Ministère accueille toutes les personnes intéressées, y compris les personnes autochtones, les personnes ayant une incapacité, les personnes noires, les personnes issues de divers groupes racisés, ethniques et culturels, ainsi que les personnes aux diverses orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre. Les personnes cherchant davantage d’information peuvent consulter la Politique en matière de diversité et d’inclusion.

Se rapportant à l’analyste des documents et sous la direction du responsable de la gestion des documents et de l’information, le titulaire du poste fournit des conseils, de la formation et de l’assistance au personnel de tous les échelons du Ministère concernant la gestion de renseignements enregistrés dans n’importe quel format, et ce conformément à la législation applicable (Archives and Records Act [loi sur les archives et les documents]). Son travail comprend la planification, la promotion, l’administration et la maintenance d’un programme de gestion des documents et de l’information pour le Ministère et l’application des procédures, des normes et des lignes directrices qui s’appliquent.

Les tâches comprennent les suivantes :

• Coordonner et améliorer le programme de gestion des documents et de l’information du Ministère.
• Veiller au respect des exigences législatives et des politiques à l’échelle du gouvernement en matière de gestion des documents et de l’information, telles qu’énoncées dans l’Archives and Records Act (loi sur les archives et les documents) et dans le Treasury Board Policy and Procedures Manual (manuel des politiques et procédures du Conseil du Trésor).
• Créer un document énonçant la politique et les procédures ministérielles en matière de pratiques de gestion des documents devant être approuvé par la direction du Ministère, et en assurer la maintenance.
• Avec l’encadrement de l’analyste de documents, faire et analyser les inventaires des documents pour les divisions et les sections du Ministère.
• Former et diriger le personnel en ce qui a trait à la manipulation et à la conversion des documents, ce qui comprend la classification, l’indexation, la codification, l’indication de références, le repliage et le réétiquetage.
• Avec l’appui de l’analyste de documents, s’informer sur la législation, les politiques et les normes aux échelons fédéral et provincial en matière de gestion des documents et de l’information comportant des implications directes, sur le plan du fonctionnement et de l’administration, pour le Ministère, et s’assurer d’être au courant de toute modification y étant apportée.
• Établir des calendriers et des procédures opérationnelles pour la rétention et l’élimination des documents.
• Établir la communication avec d’autres ministères et gouvernements pour identifier et comparer les périodes de rétention recommandées.
• Recommander des calendriers de rétention et d’élimination des documents devant être approuvés par le Comité des documents publics.
• Avec l’appui de l’analyste des documents, analyser, classifier, codifier, trier, classer et éliminer des documents.
• Effectuer d’autres tâches au besoin.

Qualités requises :

• Détenir un grade universitaire dans un domaine connexe ou un diplôme dans un domaine connexe et une expérience pertinente considérable.
• La préférence sera accordée aux candidats et candidates possédant de l’expérience dans le domaine des archives ou de la gestion des documents ou de l’information.
• Avoir une formation reconnue en gestion de documents ou être prête ou prêt à suivre un cours (d’environ un an) à distance pour obtenir une certification.
• Les équivalences seront considérées.
• Avoir un niveau de compétence avancé à l’oral, en français et en anglais, étant donné qu’il s’agit d’un poste bilingue. Maîtriser le français et l’anglais à l’oral.
• Détenir de bonnes compétences en informatique (traitement de texte, tableurs, bases de données, etc.).
• Avoir le sens de l’organisation, être autonome et savoir s’adapter aux nouvelles situations en ayant recours à l’analyse, à la résolution de problèmes, à la négociation et à la résolution de conflits.
• Avoir la capacité d’interpréter les dispositions législatives actuelles et nouvelles et de suggérer des moyens d’action appropriés en ce qui a trait à la gestion de documents (par exemple, l’Archives and Records Act et la Freedom of Information and Protection of Privacy Act [loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée]).
• Posséder beaucoup d’entregent et d’excellentes compétences en présentation afin de communiquer de manière efficace auprès de publics variés provenant de divers milieux et ayant des connaissances et une scolarité différentes.
• Avoir accès à un mode de transport fiable, avoir un dossier de conduite acceptable et être en mesure de visiter des établissements régionaux afin d’évaluer et d’appuyer le lancement et la maintenance du processus de gestion des documents du Ministère.
• Être capable de soulever des boîtes pesant jusqu’à 20 kilogrammes (50 livres).
• La personne retenue doit fournir la preuve d’une vérification de casier judiciaire satisfaisante avant d’entrer en fonction.

Veuillez vous assurer que votre candidature démontre clairement que vous possédez les qualités requises puisque la présélection des candidatures se fera selon l’information fournie. Nous remercions toutes les personnes se portant candidates; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Dans la mesure du possible, il est préférable de soumettre un curriculum vitæ ou une candidature par voie électronique. Sinon, veuillez faire parvenir votre formulaire de candidature à la Commission de la fonction publique de l’Î.-P.-É., C.P. 2000, Charlottetown (Île-du-Prince-Édouard) C1A 7N8. Vous pouvez également faire parvenir votre candidature par télécopieur, au 902-368-4383.

LES PERSONNES QUI CHOISISSENT CE MODE D’ENVOI SONT RESPONSABLES DE CONFIRMER LA RÉCEPTION DE LEUR CANDIDATURE PAR TÉLÉPHONE OU EN PERSONNE AVANT LA DATE LIMITE.

Veuillez vous assurer d’indiquer le bon numéro de concours sur tous les formulaires. Vous pouvez présenter votre candidature en ligne ou obtenir un formulaire de candidature à jobspei.ca/francais**. On peut également s’en procurer à un bureau du gouvernement provincial, à un centre Accès Î.-P.-É., à un centre de services régional ou en téléphonant au 902-368-4080.**

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