Administrative Student Affairs Coordinator
Top Benefits
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Résumé du poste :
Sous la direction du chef de secteur (affaires étudiantes), le/la coordinateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes fournit un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agit en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonne les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Révise les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Gère les comptes de l'unité.
Principales tâches et responsabilités :
- Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôler les inscriptions aux cours. Participer à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplit et approuve les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, ainsi que les programmes de résidence et de stage.
- Assiste les conseillers pédagogiques sur des questions telles que les équivalences, la reconnaissance des cours dispensés par d'autres établissements, le transfert de crédits et le statut de stagiaire. Préparer et vérifier les dossiers. Coordonner et planifier les entretiens avec les étudiants.
- Coordonne le processus de candidature pour les prix, les bourses d'études et les bourses de recherche. Distribue les formulaires de candidature et fournit des informations sur les procédures et les délais. Vérifie que les dossiers des étudiants sont complets et, le cas échéant, assure la liaison nécessaire avec le processus d'admission.
- Conseille les étudiants en ce qui concerne leurs dossiers. Résoudre les problèmes. Veiller à l'application des règlements universitaires et des délais. En fonction des besoins de l'unité, préparer les calendriers des rotations en résidence et des autres activités des étudiants, en contactant les responsables nécessaires pour coordonner et vérifier le placement.
- Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les calendriers et les entrées dans le calendrier. Coordonner la soumission au système central de planification et agir en tant que personne de contact pour l'unité. Tenir à jour un fichier de cours, de calendriers, de programmes, d'étudiants et de diplômés.
- Coordonner les processus administratifs relatifs aux examens de doctorat et aux soutenances orales, ainsi qu'à la soumission des thèses et des mémoires.
- Utiliser divers logiciels. Maintenir les systèmes d'information informatisés et participer à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Assurer la liaison avec les personnes chargées des ressources informatiques, le cas échéant. Conserver et mettre à jour les dossiers administratifs. Tenir à jour les systèmes de classement et organiser l'archivage.
Autres compétences et/ou aptitudes requises :
Le candidat doit être orienté vers le client et le service, et avoir une capacité avérée à établir de bonnes relations de travail avec le personnel, les étudiants et le corps enseignant. Connaissance et expérience des programmes de premier et deuxième cycles. Expérience des rôles de coordinateur du recrutement et de chronométreur local de Workday. Expérience de l'aide au suivi du financement des études supérieures par des sources internes et externes. Compétences avérées en matière d'organisation et de définition des priorités, avec une capacité avérée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler dans des délais serrés dans un environnement en évolution rapide. Vous devez être en mesure de faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme et de discrétion à tout moment. Capacité avérée à s'adapter au changement. Capacité à écouter et à aider les clients à résoudre des problèmes complexes. Capacité avérée à gérer des étudiants en situation de crise. Aptitude avérée à rédiger de la correspondance, y compris à relire des documents en respectant l'orthographe, la grammaire, la ponctuation et le formatage, ainsi qu'à tenir à jour des pages web. Connaissance du processus de recrutement des stagiaires de recherche de premier et deuxième cycles. Précision et souci du détail démontrés. Expérience de l'organisation d'événements pour les étudiants et aide à la création de messages sur les médias sociaux à des fins de sensibilisation. Expérience du travail dans une unité à fort volume. Expérience du travail dans une unité qui dessert plusieurs départements. Capacité avérée à transmettre et à recevoir clairement des informations, à l'oral comme à l'écrit. Capacité avérée à travailler et à résoudre des problèmes de manière autonome. Aptitude avérée à travailler comme membre d'une équipe et à servir de remplaçant. Capacité à travailler dans un environnement PC en utilisant le traitement de texte, les feuilles de calcul (création de tableaux croisés dynamiques), la base de données, le courrier électronique et les comptes de service de courrier électronique, MINERVA, Banner (SIS,), SLATE, myProgress, DCU, e-calendar, HTML/DRUPAL. Le candidat doit être parfaitement bilingue. Connaissance de la structure des diplômes de la faculté des arts et de l'offre de programmes.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants - Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veillez cliquer
ici
.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Gestionnaire d’unité
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2026-08-31
Date limite pour postuler :
2025-07-25
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
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Sous la direction du chef de secteur (affaires étudiantes), le/la coordinateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes fournit un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agit en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonne les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Révise les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Gère les comptes de l'unité.
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- Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Recevoir et fournir des informations et des explications détaillées aux étudiants. Contrôler les inscriptions aux cours. Participer à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription relatifs aux cours et aux programmes. Remplit et approuve les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, ainsi que les programmes de résidence et de stage.
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- Coordonne le processus de candidature pour les prix, les bourses d'études et les bourses de recherche. Distribue les formulaires de candidature et fournit des informations sur les procédures et les délais. Vérifie que les dossiers des étudiants sont complets et, le cas échéant, assure la liaison nécessaire avec le processus d'admission.
- Conseille les étudiants en ce qui concerne leurs dossiers. Résoudre les problèmes. Veiller à l'application des règlements universitaires et des délais. En fonction des besoins de l'unité, préparer les calendriers des rotations en résidence et des autres activités des étudiants, en contactant les responsables nécessaires pour coordonner et vérifier le placement.
- Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les calendriers et les entrées dans le calendrier. Coordonner la soumission au système central de planification et agir en tant que personne de contact pour l'unité. Tenir à jour un fichier de cours, de calendriers, de programmes, d'étudiants et de diplômés.
- Coordonner les processus administratifs relatifs aux examens de doctorat et aux soutenances orales, ainsi qu'à la soumission des thèses et des mémoires.
- Utiliser divers logiciels. Maintenir les systèmes d'information informatisés et participer à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Assurer la liaison avec les personnes chargées des ressources informatiques, le cas échéant. Conserver et mettre à jour les dossiers administratifs. Tenir à jour les systèmes de classement et organiser l'archivage.
Autres compétences et/ou aptitudes requises :
Le candidat doit être orienté vers le client et le service, et avoir une capacité avérée à établir de bonnes relations de travail avec le personnel, les étudiants et le corps enseignant. Connaissance et expérience des programmes de premier et deuxième cycles. Expérience des rôles de coordinateur du recrutement et de chronométreur local de Workday. Expérience de l'aide au suivi du financement des études supérieures par des sources internes et externes. Compétences avérées en matière d'organisation et de définition des priorités, avec une capacité avérée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler dans des délais serrés dans un environnement en évolution rapide. Vous devez être en mesure de faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme et de discrétion à tout moment. Capacité avérée à s'adapter au changement. Capacité à écouter et à aider les clients à résoudre des problèmes complexes. Capacité avérée à gérer des étudiants en situation de crise. Aptitude avérée à rédiger de la correspondance, y compris à relire des documents en respectant l'orthographe, la grammaire, la ponctuation et le formatage, ainsi qu'à tenir à jour des pages web. Connaissance du processus de recrutement des stagiaires de recherche de premier et deuxième cycles. Précision et souci du détail démontrés. Expérience de l'organisation d'événements pour les étudiants et aide à la création de messages sur les médias sociaux à des fins de sensibilisation. Expérience du travail dans une unité à fort volume. Expérience du travail dans une unité qui dessert plusieurs départements. Capacité avérée à transmettre et à recevoir clairement des informations, à l'oral comme à l'écrit. Capacité avérée à travailler et à résoudre des problèmes de manière autonome. Aptitude avérée à travailler comme membre d'une équipe et à servir de remplaçant. Capacité à travailler dans un environnement PC en utilisant le traitement de texte, les feuilles de calcul (création de tableaux croisés dynamiques), la base de données, le courrier électronique et les comptes de service de courrier électronique, MINERVA, Banner (SIS,), SLATE, myProgress, DCU, e-calendar, HTML/DRUPAL. Le candidat doit être parfaitement bilingue. Connaissance de la structure des diplômes de la faculté des arts et de l'offre de programmes.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants - Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.
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DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
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Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Gestionnaire d’unité
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2026-08-31
Date limite pour postuler :
2025-07-25
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
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