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Coordinator, Corporate Services and Sustainability

Group: Corporate Services and Sustainability (CSS)

Reports to: Director, Corporate Services and Sustainability

Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada

Posting deadline: 18 July 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA’s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

Under the supervision of the Director, Corporate Services and Sustainability (DCSS), the Coordinator, Corporate Services and Sustainability provides executive/administrative support to the DCSS, Sustainability Manager and Office Manager. This includes performing a wide array of tasks which includes but is not limited to the development and/or update of policies and procedures and the implementation of operational, health and safety and sustainable programs and practices. The Coordinator, CSS will possess excellent writing and oral communication skills (in English and French), strong organization skills, attention to detail, efficiency, proactivity, resourcefulness, flexibility, professionalism and discretion.

KEY RESPONSIBILITIES

• Support the DCSS and Sustainability Manager in implementing sustainability initiatives, including data collection, analysis, and policy development;
• Assist in Health and Safety activities across WADA offices, including monitoring supplies, coordinating corrective actions, and ensuring compliance with safety standards;
• Collaborate on the development, review, and maintenance of organizational policies, guidelines, and documentation (e.g., FAQs, procedures);
• Prepare reports, correspondence, and documentation as needed; ensure timely follow-up and information flow within the CSS team;
• Manage HQ and Regional Office insurance policies, including renewals and claims processing;
• Coordinate employee travel duty of care, including Mission Preparedness Acknowledgements and incident follow-ups;
• Act as SharePoint SuperUser for CSS, maintaining document accuracy, confidentiality, and accessibility;
• Develop and publish internal communications (e.g., CSS News), maintain a yearly communication calendar, and support event planning;
• Process purchase orders, invoices, and expense reports (Business Central, Concur); track related financial activity;
• Serve as CSS Brand Ambassador and Privacy Champion, ensuring compliance across content, vendors, and processes;
• Support implementation and maintenance of new tools (e.g., ServiceNow) for service requests, asset/supply management, and task scheduling;
• Assist with protocol gift management and community events planning in coordination with the Office Manager;
• Participate in onboarding/offboarding, Health & Safety and Green Team Committees, and first aid/evacuation team;
• Provide backup support for Global Mobility and Office Operations functions as needed.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• Diploma in Administration (or equivalent);
• Minimum of five years’ experience in a similar role;
• Excellent written and verbal communication skills in both WADA official languages (English/French). Additional languages a definite asset;
• Excellent interpersonal skills. Ability to work with, and establish strong working relationships and rapport with staff at all levels of the organization;
• Ability to achieve high level of performance as part of a team, sharing responsibility, providing support, and maintaining fluid communications or working independently;
• Confidentiality, tact and discretion are paramount.
• Excellent organizational and time management skills with strong attention to detail;
• Able to manage a varied workload and work under pressure efficiently;
• Ability to work in a fast-paced environment, multi-task, prioritize, and meet deadlines;
• Proactive and resourceful;
• Proficiency in with SharePoint and Microsoft Office Suite (in particular Excel and Word);
• Experience working in an international environment, an asset;
• First aid certification required (training will be provided); may be required to administer first aid, oxygen, and operate an AED.
• May be required to lift, and transport loads of up to 10 kg; or push and pull heavier loads;
• Availability and flexibility to work extended hours during peak periods;
• Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language. Additional languages are an asset;
• Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
• Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.

WHAT WE OFFER

• Competitive Benefits Package.

Vision: WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

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Coordonnateur, Services corporatifs et développement durable

Groupe: Services corporatifs et développement durable (SCDD)

Supérieur: Directrice, Services corporatifs et développement durable (DSCDD)

Lieu: Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada

Date limite de candidature: 18 juillet 2025

QUI SOMMES-NOUS

L’Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu’agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l’AMA est de développer, d’harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l’éducation; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.

APERÇU DU POSTE

Sous la supervision de la directrice, services corporatifs et développement durable, le coordonnateur, services corporatifs et développement durable apporte un soutien exécutif/administratif au DSCDD et au responsable de bureau. Il s’agit d’accomplir un large éventail de tâches qui comprennent, entre autres, l'élaboration et/ou la mise à jour de politiques et de procédures, ainsi que la mise en œuvre de programmes et de pratiques en matière d’exploitation, de santé et de sécurité et de développement durable. Le coordonnateur, SCDD doit posséder d’excellentes compétences en matière de communication écrite et orale (en anglais et en français), un grand sens de l’organisation, le souci du détail, l’efficacité, la proactivité, l’ingéniosité, la flexibilité, le professionnalisme et la discrétion.

LES RESPONSABILITÉS CLÉS

• Soutenir le DSCDD et le responsable, développement durable dans la mise en œuvre des initiatives liées à la durabilité, y compris la collecte, l’analyse des données et l’élaboration des politiques;
• Contribuer aux activités de santé et sécurité dans l’ensemble des bureaux de l’AMA, y compris le suivi des fournitures, la coordination des actions correctives et la conformité aux normes;
• Collaborer à l’élaboration, la révision et la mise à jour des politiques, procédures et documents organisationnels (ex. : FAQ, lignes directrices);
• Préparer des rapports, documents et correspondances, assurer le suivi et la circulation efficace de l’information au sein de l’équipe SCDD;
• Gérer les polices d’assurance des bureaux (bureau principal et bureaux régionaux), incluant les renouvellements et le traitement des réclamations;
• Coordonner les responsabilités liées au devoir de diligence lors des déplacements professionnels, incluant les accusés de réception de préparation aux missions;
• Agir comme super utilisateur SharePoint pour l’équipe SCDD : assurer la gestion, la sécurité et l’accessibilité des documents;
• Développer et publier les communications internes (ex. : Infolettre SCDD), maintenir un calendrier annuel de communication et contribuer à l’organisation des événements;
• Traiter les bons de commande, factures et notes de frais (Business Central, Concur) et effectuer le suivi financier;
• Agir comme ambassadeur de la marque SCDD et champion de la confidentialité, en assurant la conformité des contenus, fournisseurs et processus;
• Soutenir la mise en œuvre et la maintenance de nouveaux outils (par exemple, ServiceNow) pour les demandes de service, la gestion des actifs/fournitures et la planification des tâches;
• Aider à la gestion des cadeaux protocolaires et à la planification des événements communautaires en coordination avec le responsable de bureau;
• Participer aux activités d’intégration et de départ des employés, aux comités santé & sécurité et équipe verte, ainsi qu’au rôle de secouriste/évacuation;
• Offrir un soutien de remplacement pour les fonctions de mobilité globale et opérations de bureau, au besoin.

.LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES

• Diplôme en administration (ou équivalent);
• Expérience d’au moins cinq ans dans un rôle similaire;
• Excellentes compétences interpersonnelles. Capacité à travailler et à établir des relations de travail solides avec le personnel à tous les niveaux de l'organisation;
• Capacité à atteindre un haut niveau de performance au sein d'une équipe, en partageant les responsabilités, en apportant un soutien et en maintenant une communication fluide ou en travaillant de manière indépendante;
• La confidentialité, le tact et la discrétion sont primordiaux;
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec un grand souci du détail;
• Capacité à gérer une charge de travail variée et à travailler efficacement sous pression;
• Capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide, à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir des priorités et à respecter les délais;
• Proactif et plein de ressources;
• Maîtrise de SharePoint et de la suite Microsoft Office (en particulier Excel et Word);
• Une expérience de travail dans un environnement international est un atout;
• Certificat de premiers secours requis (une formation sera offerte) ; il peut être nécessaire d'administrer des premiers secours, de l'oxygène et de faire fonctionner un un défibrillateur externe automatisé;
• Il peut être nécessaire de soulever et de transporter des charges allant jusqu'à 10 kg, ou de pousser et de tirer des charges plus lourdes;
• Disponibilité et flexibilité pour travailler à des heures prolongées pendant les périodes de pointe;
• Excellentes compétences orales et écrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/français) et très bonne maîtrise de l'autre langue officielle ; D'autres langues sont un atout;
• Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d’équipe, esprit d’équipe et amour du sport);
• Aligné sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Intégrité, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs.

Vision: La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage.

Mission: La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

À propos de nous: Le bureau principal de L’AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En décembre 2024, l’Agence emploie environ 180 employés et est représentée par 56 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés – actuels et futurs – qui, en tant qu’équipe mondiale, s’efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.