Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

0N/A

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Administration, Department of Biology

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

July 10, 2025

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE**:**

July 21, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Échelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00Au sujet de la Faculté des sciences:

Bienvenue à la Faculté des sciences, un endroit idéal pour apprendre, explorer, remettre en question, découvrir - en ouvrant votre imagination et en repoussant les limites. C'est un temps passionnant pour faire partie d'une carrière enrichissante dans les domaines des sciences de la vie, des sciences naturelles et des mathématiques. Vous aurez accès à des installations de classe mondiale, notamment notre complexe de sciences, de technologie, d'ingénierie et de mathématiques (STEM), notre vaste complexe de biosciences et notre complexe de recherche avancée de pointe, qui font l'envie de nombreuses universités. Nous entretenons des liens étroits avec une multitude de centres de recherche publics et privés, nous permettant d'innombrables possibilités et expériences.

Nous sommes devenus un véritable centre d'excellence, reconnu au Canada et à l'étranger pour nos prouesses en enseignement et dans nos laboratoires, où nos chercheurs s'attaquent à certaines des questions scientifiques les plus importantes et les plus pertinentes de notre époque. Notre passé est un témoignage de notre passion, tout comme le sera notre avenir. En ferez-vous partie?

Raison d'être du poste
Relevant du Directeur – Département de mathématiques et de statistique, la personne titulaire va fournir un soutien administratif au directeur de département au sein d’une faculté pour assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. Assurer le service à la clientèle de première ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger les clients internes et externes. Fournir un appui aux opérations scolaires et aux activités de recrutement du personnel enseignant du département tout en respectant les procédures et règlements de l’Université.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Recrutement du personnel enseignant : Coordonner la logistique relative aux processus d’embauche du personnel enseignant notamment, l’affichage, la sélection, les entrevues et l’intégration des nouveaux employés afin de soutenir les besoins opérationnels du département.
• Opérations scolaires : Effectuer une variété de tâches pour soutenir les opérations scolaires du département. À cette fin, coordonner le processus de gestion des horaires de cours et d’examens afin d’éviter les conflits dans les programmes conjoints; coordonner et contrôler l'allocation des salles de cours en fonction des projections d’inscriptions (contingentements, etc.), des besoins des professeurs et en lien avec les règlements de l’Université; coordonner les commandes des manuels de cours afin de s’assurer qu’ils arrivent à temps et en nombre suffisant.
• Rédaction administrative : Rédiger, réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du directeur. Assister aux réunions de la direction pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le directeur.
• Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l’interne et de l’externe au nom du directeur. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au directeur, en juger la pertinence et l’urgence pour assurer les suivis et impliquer le directeur lorsque nécessaire. Agir à titre de personne ressource auprès des personnes de l’interne et de l’externe en ce qui concerne les demandes de renseignements touchant les programmes, procédures et règlements du département afin d’en assurer la compréhension.
• Gestion de dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l’archivage des dossiers. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi.

Ce que vous apportez:

• Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins deux (2) années d’expérience manifestées dans un rôle semblable.
• Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
• Connaissance des structures de l’Université, de la Faculté et ses programmes d’études et les règlements scolaires serait un atout.
• Expérience dans l’interprétation, l’explication et dans l’application de politiques et règlements.
• Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
• Expérience de la production de rapports.
• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
• Initiative, autonomie et jugement.
• Sens de l’organisation.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

#LI-Onsite

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.