Secrétaire de Centre - Centre des formations - Mistissini
About the role
AFFICHAGE INTERNE ET EXTERNE
La priorité sera accordée aux bénéficiaires cris qualifiés
NATURE DU TRAVAIL
En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat du centre de formation professionnelle.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
Sur instruction ou en collaboration avec d'autres, la personne salariée planifie et organise le secrétariat pour que le centre se conforme aux différentes obligations administratives liées à la commission scolaire, aux ministères et aux divers organismes et respecte les délais des opérations et des différentes écoles ou activités du centre; il effectue le suivi et les rappels appropriés; prend acte des démarches administratives liées à ses tâches afin qu'il puisse s'y conformer et, le cas échéant, en informer les personnes concernées.
Conformément aux instructions et dans les limites de ses fonctions, le salarié répond aux demandes et aux plaintes et tente de résoudre les problèmes de sa compétence; en l'absence de l'administration et selon les instructions, le salarié fournit des informations sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.
Il compile les informations nécessaires à la préparation du budget, participe à son élaboration, en assure le suivi et prépare des rapports sur les soldes budgétaires; tient les livres comptables du centre et des activités parascolaires, règle les factures et autres comptes et effectue les dépôts bancaires; signe les chèques conjointement, rapproche les comptes, tient une petite caisse et recueille les fonds recueillis lors des activités de financement.
Il compile les demandes de matériel auprès du personnel du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les allocations budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; achète des biens ou remplit des bons de commande ainsi que reçoit et distribue des biens selon la politique en vigueur.
Il tient un magasin de fournitures scolaires. Il dresse l'inventaire physique des immeubles de l'école ou du centre et des livres de bibliothèque. En ce qui concerne la réparation du matériel et des équipements, il sollicite les services appropriés et s'assure que les réparations nécessaires sont effectuées.
Conformément aux instructions, l'employé dresse la liste des personnes disponibles pour le remplacement des enseignants et, sur demande, s'assure que les employés absents sont remplacés.
Il est responsable de la tenue des registres et dossiers concernant, entre autres, l'inscription, placement et horaires des étudiants, les absences du personnel et des étudiants, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins scolaires, la déclaration d'inscription et le transport des étudiants; vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet des rapports; remplit des formulaires.
Il répond aux besoins des élèves: transmet, dans des circonstances inhabituelles, des messages spécifiques et pertinents aux élèves et au personnel de l’école ou du centre et, si nécessaire, rappelle les personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans le cadre de sa compétence, le salarié prend les mesures appropriées en cas d'urgence; peut être amené à superviser des étudiants dans des circonstances exceptionnelles et pour de courtes périodes; si nécessaire; administre les premiers soins; complète les rapports requis.
Il peut être amené à effectuer le prêt de livres et à superviser le prêt de matériel audiovisuel et à effectuer des tâches administratives liées au prêt et à la location de salles, participe à l'organisation du matériel pour les activités éducatives, telles que les réservations de transport.
Il répond aux demandes d'informations sur le suivi des dossiers et réunions, politiques, réglementations ou autres sujets liés aux fonctions exercées et, le cas échéant, rappelle les personnes concernées; transmet la documentation pertinente; gère le courrier ainsi que trouve, rassemble et compile les informations pertinentes; dans la limite de ses fonctions, le salarié prépare un projet de réponse, le transmet à l'intéressé et en assure le suivi; prépare un résumé des problèmes et problèmes complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
L'employé organise des réunions, convoque les participants et prépare les dossiers nécessaires; il prépare, selon les instructions, un projet d'ordre du jour des sujets établis et, si nécessaire, assiste aux réunions et prépare un projet de procès-verbaux ou de rapports.
Il rédige des mémorandums ou des bulletins à partir de notes brèves; participe à la mise en place d'un système de classement; archive les documents de l'école ou du centre selon la politique en vigueur.
Il utilise un ordinateur et les logiciels nécessaires pour exécuter ses tâches liées au traitement de texte, à la saisie de bases de données, aux feuilles de calcul et aux programmes internes; effectue des recherches sur Internet et assure le suivi des messages électroniques. Il peut être amené à aider, à l'occasion, des collègues avec les logiciels et programmes couramment utilisés.
Le cas échéant, il exerce toute autre fonction connexe.
QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat, un diplôme d'études secondaires ou un diplôme ou une attestation d'études reconnues comme équivalentes par l'autorité compétente et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.
Connaissance en bureautique ;
La maîtrise de l'anglais et de la langue Crie est requise ;
La maîtrise du français est un atout ;
Détenir un certificat daté d'au plus trois (3) ans attestant la réussite de:
- un cours de secourisme standard d'une durée minimale de huit (8) heures;
- un cours de recyclage d'une durée minimale de six (6) heures mettant à jour les compétences acquises dans le cours mentionné au paragraphe 1.
CONDITIONS D'EMPLOI
Poste régulier à temps plein
35 heures par semaine.
DÉBUT D’EMPLOI
Dès que possible
About Cree School Board
The Cree School Board (CSB) provides pre-school, elementary and secondary education to the James Bay Cree youth and supports Cree adults in their pursuit of post-secondary education, continuing education and vocational training.
As an independent First Nation school board recognized by the Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport, it also develops programs and pedagogical materials in Cree, French and English following Quebec Education Program guidelines.
Secrétaire de Centre - Centre des formations - Mistissini
About the role
AFFICHAGE INTERNE ET EXTERNE
La priorité sera accordée aux bénéficiaires cris qualifiés
NATURE DU TRAVAIL
En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat du centre de formation professionnelle.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
Sur instruction ou en collaboration avec d'autres, la personne salariée planifie et organise le secrétariat pour que le centre se conforme aux différentes obligations administratives liées à la commission scolaire, aux ministères et aux divers organismes et respecte les délais des opérations et des différentes écoles ou activités du centre; il effectue le suivi et les rappels appropriés; prend acte des démarches administratives liées à ses tâches afin qu'il puisse s'y conformer et, le cas échéant, en informer les personnes concernées.
Conformément aux instructions et dans les limites de ses fonctions, le salarié répond aux demandes et aux plaintes et tente de résoudre les problèmes de sa compétence; en l'absence de l'administration et selon les instructions, le salarié fournit des informations sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.
Il compile les informations nécessaires à la préparation du budget, participe à son élaboration, en assure le suivi et prépare des rapports sur les soldes budgétaires; tient les livres comptables du centre et des activités parascolaires, règle les factures et autres comptes et effectue les dépôts bancaires; signe les chèques conjointement, rapproche les comptes, tient une petite caisse et recueille les fonds recueillis lors des activités de financement.
Il compile les demandes de matériel auprès du personnel du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les allocations budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; achète des biens ou remplit des bons de commande ainsi que reçoit et distribue des biens selon la politique en vigueur.
Il tient un magasin de fournitures scolaires. Il dresse l'inventaire physique des immeubles de l'école ou du centre et des livres de bibliothèque. En ce qui concerne la réparation du matériel et des équipements, il sollicite les services appropriés et s'assure que les réparations nécessaires sont effectuées.
Conformément aux instructions, l'employé dresse la liste des personnes disponibles pour le remplacement des enseignants et, sur demande, s'assure que les employés absents sont remplacés.
Il est responsable de la tenue des registres et dossiers concernant, entre autres, l'inscription, placement et horaires des étudiants, les absences du personnel et des étudiants, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins scolaires, la déclaration d'inscription et le transport des étudiants; vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet des rapports; remplit des formulaires.
Il répond aux besoins des élèves: transmet, dans des circonstances inhabituelles, des messages spécifiques et pertinents aux élèves et au personnel de l’école ou du centre et, si nécessaire, rappelle les personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans le cadre de sa compétence, le salarié prend les mesures appropriées en cas d'urgence; peut être amené à superviser des étudiants dans des circonstances exceptionnelles et pour de courtes périodes; si nécessaire; administre les premiers soins; complète les rapports requis.
Il peut être amené à effectuer le prêt de livres et à superviser le prêt de matériel audiovisuel et à effectuer des tâches administratives liées au prêt et à la location de salles, participe à l'organisation du matériel pour les activités éducatives, telles que les réservations de transport.
Il répond aux demandes d'informations sur le suivi des dossiers et réunions, politiques, réglementations ou autres sujets liés aux fonctions exercées et, le cas échéant, rappelle les personnes concernées; transmet la documentation pertinente; gère le courrier ainsi que trouve, rassemble et compile les informations pertinentes; dans la limite de ses fonctions, le salarié prépare un projet de réponse, le transmet à l'intéressé et en assure le suivi; prépare un résumé des problèmes et problèmes complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
L'employé organise des réunions, convoque les participants et prépare les dossiers nécessaires; il prépare, selon les instructions, un projet d'ordre du jour des sujets établis et, si nécessaire, assiste aux réunions et prépare un projet de procès-verbaux ou de rapports.
Il rédige des mémorandums ou des bulletins à partir de notes brèves; participe à la mise en place d'un système de classement; archive les documents de l'école ou du centre selon la politique en vigueur.
Il utilise un ordinateur et les logiciels nécessaires pour exécuter ses tâches liées au traitement de texte, à la saisie de bases de données, aux feuilles de calcul et aux programmes internes; effectue des recherches sur Internet et assure le suivi des messages électroniques. Il peut être amené à aider, à l'occasion, des collègues avec les logiciels et programmes couramment utilisés.
Le cas échéant, il exerce toute autre fonction connexe.
QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat, un diplôme d'études secondaires ou un diplôme ou une attestation d'études reconnues comme équivalentes par l'autorité compétente et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.
Connaissance en bureautique ;
La maîtrise de l'anglais et de la langue Crie est requise ;
La maîtrise du français est un atout ;
Détenir un certificat daté d'au plus trois (3) ans attestant la réussite de:
- un cours de secourisme standard d'une durée minimale de huit (8) heures;
- un cours de recyclage d'une durée minimale de six (6) heures mettant à jour les compétences acquises dans le cours mentionné au paragraphe 1.
CONDITIONS D'EMPLOI
Poste régulier à temps plein
35 heures par semaine.
DÉBUT D’EMPLOI
Dès que possible
About Cree School Board
The Cree School Board (CSB) provides pre-school, elementary and secondary education to the James Bay Cree youth and supports Cree adults in their pursuit of post-secondary education, continuing education and vocational training.
As an independent First Nation school board recognized by the Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport, it also develops programs and pedagogical materials in Cree, French and English following Quebec Education Program guidelines.