Vitazan Professional/New Roots Herbal est un fabricant et distributeur national de premier plan de produits de santé naturels de haute qualité, basé à Vaudreuil-Dorion, au Québec. Notre dévouement à l'égard des normes éthiques, notre investissement dans la technologie et la philanthropie, et l'accent que nous mettons sur le canal des professionnels de la santé naturelle ont contribué à notre excellente réputation. Nous sommes à la recherche d'une personne énergique, organisée et motivée pour assumer le rôle de service à la clientèle et d'assistance administrative auprès du chef de l'exploitation de Vitazan Professional, une entreprise en pleine croissance qui distribue des produits de santé naturels aux fournisseurs de soins de santé. La partie service à la clientèle est estimée à environ 65% du travail, et l'assistance administrative à 35%. Le candidat relèvera directement du COO et collaborera avec l'équipe de production et d'expédition de New Roots Herbal.

Responsabilités :

• Gérer la facturation de l'entreprise (fournisseurs) et les paiements dans SAP ;
• Traiter les transactions comptables simples ;
• Rapports trimestriels TVS/TVQ ;
• Aider aux tâches liées au marketing et à la promotion ;
• Aider à organiser et distribuer le matériel de marketing ;
• Gérer le site Web de l'entreprise, les envois postaux et les bulletins d'information ;
• Rendre compte au directeur de l'exploitation et gérer le calendrier, les rappels et les tâches courantes ;
• Fournir des rapports mensuels sur les ventes ;
• Fournir des rapports mensuels sur les commandes en attente ;
• Assurer le suivi des comptes clients et des factures en souffrance ;
• Aider à l'organisation d'événements et de voyages ;
• Travail de traduction ;
• Divers travaux de bureau.
• Prendre les commandes par téléphone, par Internet ou par courrier électronique ;
• Saisir les commandes de vente dans SAP ;
• Traiter les factures des clients ;
• Traiter les retours, les dommages et les erreurs de prix des clients ;
• Ventes internes.

Compétences et qualifications :

• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français ;
• Compétence informatique avec MS Office ; Excel, Word, PowerPoint.
• Compétences Internet : WordPress, Mailchimp, Canva
• Expérience et maîtrise de SAP ;
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication ;
• Esprit d'équipe et peut également travailler seul ;
• Excellentes compétences en gestion du temps ;
• Être organisé et avoir le sens du détail ;
• Être à l'aise pour établir des priorités, gérer un rythme de travail stressant et effectuer plusieurs tâches à la fois ;
• Expérience avec les produits de santé naturels ou praticien de la santé naturelle (un atout).

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Vitazan Professional/New Roots Herbal is a leading national manufacturer and distributor of high-quality natural health products based out of Vaudreuil-Dorion, Quebec. Our devotion to ethical standards, investment in technology and philanthropy, and focus on the natural health professional channel have contributed to our premium reputation. We are looking for an energetic, organized, and motivated individual to take on the role of customer service and administrative assistance to the COO of Vitazan Professional, a growing company that distributes natural health products to health care providers. The customer service portion is estimated at about 65% of the work, and administrative assistance is 35%. Candidate would report directly to COO, and engage with the production and shipping team at New Roots Herbal.

Responsibilities:

· Handle company invoicing (vendors) and payments in SAP;

· Handle simple accounting transactions;

· Quarterly TVS/TVQ reports;

· Assist in tasks related to marketing and promotion;

· Help organize and distribute marketing materials;

· Manage company website, mailings, and newsletters;

· Report to Chief Operating Officer and handle calendar, reminders, and ongoing tasks;

· Provide monthly sales reports;

· Provide monthly back order reports;

· Follow-up on accounts receivables, and keep track of outstanding invoices;

· Assist in organizing events, and trips;

· Translation work;

· Different office work.

· Take phone orders/web orders/email orders;

· Enter sales orders in SAP;

· Processing client invoices;

· Process customers’ returns, damages, and pricing errors;

· Inside sales.

Skills & Qualifications:

· Excellent oral and written communication skills in English and French;

· Computer proficiency with MS Office; Excel, Word, PowerPoint

· Internet skills: WordPress, Mailchimp, Canva

· Experience and proficiency with SAP;

· Excellent interpersonal and communication skills;

· Team-player and can also work alone;

· Excellent time management skills;

· Be organized and detail oriented;

· Comfortable to prioritize, handle stressful work pace, multi-tasking;

· Experience with natural health products or natural health practitioner (an asset).

Job Types: Full-time, Permanent

Schedule:

• Day shift
• Monday to Friday

Education:

• DCS / DEC (required)

Experience:

• Customer service: 1 year (preferred)

Work Location: In person