Coordonnateur(trice) du Soutien aux Ventes

En tant que membre clé de l’équipe Go-To-Market, le/la Coordonnateur(trice) du Soutien aux Ventes joue un rôle essentiel en permettant aux Coordonnateurs(trices) de Projets de Vente et à l’ensemble de l’équipe commerciale de se concentrer sur des activités de vente stratégiques. Ce rôle est responsable de la rationalisation et de l’exécution des tâches administratives clés, du maintien à jour de la documentation commerciale et agit comme un lien central entre les équipes de vente et les équipes post-vente. Grâce à une coordination rigoureuse, une communication efficace et une bonne gestion des processus, le/la Coordonnateur(trice) Administratif contribue à l'efficacité de l’équipe, à la satisfaction client et au succès des ventes.

Vous collaborerez étroitement avec nos canaux de vente directe et indirecte, en favorisant des partenariats solides et en tirant parti de l’expertise collective pour atteindre les résultats attendus. Vous travaillerez de manière transversale avec plusieurs collègues issus de disciplines variées afin d’optimiser l'efficacité globale de l’équipe.

RESPONSABILITÉS:

• Comprendre les objectifs d’affaires de Vortex, ses processus de vente, le parcours client et ses objectifs globaux.
• Gérer les tâches administratives, incluant la documentation, le suivi des opportunités et la coordination des processus internes.
• Participer à la préparation de documents clients, devis et propositions à l’aide du CRM et d’outils d’aide à la vente.
• Maintenir à jour les dossiers virtuels de projet ainsi que l’exactitude des données dans le CRM pour garantir des enregistrements complets et à jour.
• Servir de lien entre les équipes des Ventes, de la Production, de la Logistique et des Finances afin d’assurer une transition fluide des projets.
• Assurer un flux d’information précis et rapide entre les parties prenantes, en identifiant et en comblant de manière proactive les lacunes ou retards.
• Aider à la coordination, la collecte et la clarification des exigences liées aux projets ou à la documentation, au besoin.
• Maintenir et réviser les documents clés afin qu’ils reflètent les processus les plus récents et les meilleures pratiques.
• Suivre et analyser les indicateurs de performance administrative (ex. : délais de traitement, exactitude des données, accomplissement des tâches) pour favoriser l’amélioration continue.
• Vérifier minutieusement tous les documents destinés aux clients afin d’en garantir la précision et la conformité avec les attentes du client.
• Compiler les données essentielles à la création des commandes et les saisir avec rigueur dans le CRM et autres outils pertinents.

QUALIFICATIONS:

• Diplôme collégial en administration ou dans un domaine connexe.
• Minimum de 2 ans d’expérience dans un rôle similaire.
• Excellentes compétences en organisation et gestion du temps, avec un grand souci du détail.
• Esprit d’initiative, attitude proactive et orientation client, avec un fort esprit de collaboration.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités dans un environnement dynamique.
• Maîtrise des plateformes CRM et de la suite Microsoft Office.
• Excellentes compétences en communication (orale et écrite), avec la capacité de coordonner avec plusieurs équipes en anglais et français . (Un niveau intermédiaire en anglais est requis.)
• Esprit axé sur les données : Les chiffres et les CRM ne vous intimident pas – ils vous inspirent. Vous aimez analyser les rapports, comprendre les tendances et utiliser ces données pour guider vos décisions. Votre capacité à transformer les données en stratégies concrètes vous distingue.
• Valeurs en harmonie : un alignement essentiel : Aligné avec nos valeurs fondamentales d’intégrité, de collaboration, de plaisir, d’innovation et de confiance, vous incarnez ces principes au quotidien. Plus qu’un membre de l’équipe, vous êtes un moteur de positivité et d’influence au sein de votre entourage professionnel.

La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste, car environ 30 % des responsabilités impliquent une communication régulière avec des parties prenantes situées aux États-Unis et en Europe.

Sales Support Coordinator

As a key support member of the Go-To-Market team, the Sales Support Coordinator plays a critical role in enabling Sales Project Coordinators (SPCs) and the broader sales team to focus on strategic selling activities. This role is responsible for streamlining and executing key administrative tasks, maintaining up-to-date sales documentation, and acting as a central liaison between sales and post-sales Teams. Through strong coordination, communication, and process management, the Administrative Coordinator helps drive overall team efficiency, customer satisfaction, and sales success.

You will collaborate and support closely both our direct and indirect sales channel, fostering strong partnerships and leveraging collective expertise to drive results. You will work intimately with colleagues in a cross-disciplinary and collaborative manner, to drive overall team efficiency.

RESPONSIBILITIES:

• Understanding Vortex's business objectives, sales processes, customer journey and overarching goals
• Manage administrative tasks, including documentation, opportunity tracking, and internal process coordination.
• Assist with the preparation of customer-facing documents, quotes, and proposals using CRM and sales enablement tools.
• Maintain virtual project folders and CRM data hygiene to ensure up-to-date and complete opportunity records.
• Serve as a liaison between Sales, Production, Logistics, and Finance teams to support smooth handoffs and project transitions.
• Ensure timely and accurate flow of information between stakeholders, proactively identifying and addressing gaps or delays.
• Help coordinate, gather and clarify project or documentation requirements as needed.
• Maintain and review key documents to reflect the latest processes, and best practices.
• Monitor and track administrative KPIs (e.g., document turnaround time, data accuracy, task completion) to support continuous improvement.
• Thoroughly reviewing all outgoing customer documentation to guarantee precision and alignment with customer expectations.
• Compiling essential data for order placement and meticulously inputting it into the CRM system and any other related tools.

QUALIFICATIONS:

• College degree in Business or related field
• 2 prior years experience in similar role.
• Strong organizational and time-management skills with attention to detail.
• Resourceful and proactive, with a customer-centric mindset and a collaborative attitude.
• Ability to manage multiple tasks and priorities in a fast-paced environment.
• Proficiency with CRM platforms, Microsoft Office Suite.
• Excellent communication skills (written & spoken) with the ability to coordinate across multiple Teams in English and French. (Intermediate level of English is required)
• Data-Driven Mindset: Numbers and CRM don't intimidate you; they inspire and help you set priorities. You love understanding reports, analyzing trends, and leveraging insights to drive informed decisions. Your ability to translate data into actionable strategies and tactics sets you apart.
• Harmony in Values: A Core Alignment: Aligned with our core values of Integrity, Collaboration, Fun, Innovation, and Trust, you live and breathe these principles daily. As a professional, you thrive in environments that embody these values. You're not just a team member; you're a catalyst for positivity and influence within your immediate team.

Proficiency in English is required for this role as approximately 30% of the responsibilities involve regular communication with stakeholders based in the United States and Europe.