Mandat temporaire de 6 semaines

Se rapportant au Directeur des finances, le Spécialiste aux comptes payables fournit un soutien clérical, financier et administratif en s’assurant que les paiements soient complétés et que les dépenses soient correctement contrôlées par l’usage de traitement, vérification et réconciliation de factures, en concordance avec les règles et procédures établies, de manière ponctuelle et précise

Tâches principales

• Traiter tous les paiements en ligne, par chèque ou transfert bancaire
• Réconcilier les factures avec leurs commandes respectives
• Poster les factures et paiements de cartes de crédit de l’entreprise
• Vérifier les états provenant de fournisseurs et faire le suivi de factures en retard de paiement
• Vérifier les disparités de facturation et résoudre les problèmes de facturation
• Vérifier et appliquer tous crédits au niveau des paiements aux fournisseurs
• Traiter les demandes de remboursement de dépenses d’employés et les commissions de Vente
• Se tenir informé du niveau de liquidité en devises USD et des contrats pour matériaux bruts
• Maintien du compte mensuel des sarreaux et des photocopieurs
• Rapporter l’accumulation mensuelle des transports (copies bleues)
• Traiter les applications au crédit de nouveaux fournisseurs
• Enregistrer les palettes sur le site de Chep Canada
• Renouveler les ’assurances de l’entreprise manuellement
• Approuver les cartes de temps bi-hebdomadaire sur EZLabor
• Participer aux comptes d’inventaire mensuels et trimestriels des matériaux bruts
• Rempli les stocks de café, thé, lait et sucre, au besoin
• Remplacement à la réception en absence du Gestionnaire de Bureau
• Maintenir les enregistrements ordonnés des factures de comptes payables
• S’acquitter de tâches connexes, au besoin

Aptitudes et Qualifications:

• 1 à 3 années d’expérience au service des comptes payables
• Connaissance des principes généraux de comptabilité
• Aptitudes en mathématiques
• À l’aise dans l’utilisation de la suite Microsoft Dynamics ( un grand atout)
• Haut niveau de précision, souci du détail et du respect de la confidentialité
• Fortes aptitudes analytiques, de résolution de problèmes et de prises de décisions rapides
• Aptitudes communicationnelles en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit
• Bonne communication en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit, pour échanger avec nos partenaires internationaux.

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Temporary 6-week contract

Reporting to the Director of Finance, the Accounts Payable Specialist will provide financial, administrative and clerical support by ensuring payments are completed and expenses are controlled by processing, verifying and reconciling invoices according to established policies and procedures in an efficient, timely and accurate manner

Responsibilities:

• Process all payments online, by check and wire transfer
• Reconcile supplier invoices with respective purchase order
• Post invoices and company credit card payments
• Verify supplier statements and follow up on outstanding invoices.
• Verify invoice discrepancies and resolve billing issues
• Keep track of credits and ensure all credits are properly applied to supplier payments
• Process employee expense reimbursements and Sales commissions
• Keep track of US cash flow and contracts for raw materials
• Maintain monthly lab coat report and count of photocopiers
• Report Transport monthly accrual (blue copies)
• Process new supplier credit applications
• Record pallets on Chep Canada website
• Renew company insurance annually
• Participate in monthly and quarterly inventory count of raw materials
• Replenish coffee, tea, milk, sugar and supplies as needed
• Maintain filing and A/P Invoices
• Perform other duties as required

Knowledge/Skills/Abilities:

• 1-3 years of accounts payable experience
• Knowledge of general accounting principles
• General math skills
• Proficiency in Microsoft Dynamics ( Major asset)
• High degree of accuracy, attention to detail and confidentiality
• Strong analytical, problem solving and decision-making skills
• Effective verbal, written, and listening communication skills in both French and English, in order to interact with our international partners.