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Coordonnateur Administratif

Type d’emploi : Emploi à temps plein 35h/semaine (5 jours/semaine)

Emplacement : Montréal

Salaire : 45 000$ - 60 000$

Durée : Contrat permanent avec date d’entrée en fonction le 1 septembre 2025

Bilingue : français et anglais, espagnol un atout

Résumé des fonctions :

 

 

Sous la supervision de la directrice générale, le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) assure la gestion des opérations internes de HI Canada. Ce rôle transversal appuie la coordination administrative, financière, logistique et RH de l'organisation, tout en jouant un rôle clé dans la relation avec les donateurs, les fournisseurs et les partenaires.

Le poste implique une forte capacitée d’organisation, de coordination multisectorielle, ainsi qu’un excellent sens des priorités, dans un environnement humanitaire dynamique.

Principales responsabilités :

1. Gestion administrative & bureau

 

• Coordination générale du bureau (fournitures, sécurité, locaux, services externes).
• Planification et logistique des réunions (incluant le CA).
• Gestion des communications entrantes (boîte info, téléphone).
• Suivi administratif annuel (formulaires, documents).

2. Finances & comptabilité

• Suivi budgétaire et préparation de rapports financiers.
• Traitement des paiements, conciliations bancaires, gestion des factures.
• Appui aux audits, appels d’offres et conformité réglementaire.
• Collaboration avec la comptabilité, les banques et la fédération .

3. Ressources humaines & paie

• Recrutement, intégration et suivi administratif des employés (HI People).
• Gestion des salaires, congés, avantages sociaux et déclarations fiscales.
• Préparation des contrats, vérifications et respect des politiques RH.

4. Logistique, informatique & soutien opérationnel

• Organisation des déplacements et des événements (réservations, traiteurs, matériel).
• Maintenance informatique, gestion des équipements et comptes utilisateurs.
• Coordination avec les prestataires et la DSI fédérale.

5. Collecte de fonds & communication

• Soutien aux campagnes (publipostage, reçus fiscaux, événements donateurs).
• Mise à jour de la base de données donateurs (CRM/Efficy).
• Logistique des actions de communication (impression, événements, matériel).

Profil recherché :

Formation :

Baccalauréat ou expérience équivalente (administration, finances, communications, RH…) 

Expérience

: Coordination administrative, gestion RH/finance, collecte de fonds, organisation d’événements. 

Compétences Techniques :

Maîtrise du français et de l’anglais (écrit/oral), espagnol un atout, Bureautique (Word, Excel, PowerPoint), outils collaboratifs, CRM et bases de données. 

Atouts :

Expérience dans le milieu humanitaire, coopération internationale, ou philanthropique, Connaissance des bases de données donateurs et audit financier.

POUR POSTULER

Toutes les candidatures et demandes d’information seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Veuillez envoyer votre curriculum vitae et une lettre d’intérêt avant le 31 juillet 2025 à l’adresse

électronique suivante : jobs@canada.hi.org

Considérant la diversité comme une véritable richesse, nous invitons les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes en situation de handicap à soumettre leur candidature.

Seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.

POUR PLUS D’INFORMATIONS

Humanité & Inclusion Canada : https://hi-canada.org/

Humanité & Inclusion (Fédération) : https://hi.org/

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Job Posting

Administrative Coordinator

Job Type: Full-time position, 35 hours/week (5 days/week)

Location: Montreal

Salary: $45,000 – $60,000

Duration: Permanent contract starting September 1, 2025

Languages: Bilingual – French and English required; Spanish an asset

Summary of Responsibilities:

Under the supervision of the Executive Director, the Administrative Coordinator manages the internal operations of HI Canada. This cross-functional role supports the administrative, financial, logistical, and human resources coordination of the organization, while playing a key role in maintaining relationships with donors, suppliers, and partners.

The position requires strong organizational skills, the ability to coordinate across multiple sectors, and excellent prioritization in a dynamic humanitarian environment.

Main Responsibilities:

1. Manage Administrative & Office Functions

 

• General office coordination (supplies, security, premises, external services).
• Meeting planning and logistics (including Board of Directors).
• Management of incoming communications (info box, telephone).
• Annual administrative follow-up (forms, documents).

2. Finance & Accounting

• Budget monitoring and preparation of financial reports.
• Payment processing, bank reconciliations, invoice management.
• Support for audits, tenders and regulatory compliance.
• Collaboration with accounting, banks and federation.

3. Human Resources & Payroll

• Recruitment, integration and administrative follow-up of employees (HI People).
• Management of salaries, leave, benefits and tax returns.
• Contract preparation, verification and compliance with HR policies.

4. Logistics, IT & Operational support

• Organization of travel and events (reservations, catering, equipment).
• IT maintenance, equipment management and user accounts.
• Coordination with service providers and federal IT department.

5. Fundraising & Communication

• Campaign support (direct mail, tax receipts, donor events).
• Update donor database (CRM/Efficy).
• Communications logistics (printing, events, materials).

Profile Required:

Education

: Bachelor's degree or equivalent experience (administration, finance, communications, HR, etc.) 

Experience:

Administrative coordination, HR/finance management, fundraising, event organization. 

Technical Skills: Fluent in French and English (written/oral), Spanish an asset, Office automation (Word, Excel, PowerPoint), collaborative tools, CRM and databases.

Assets: Experience in the humanitarian, international cooperation or philanthropic sectors, knowledge of donor databases and financial auditing.

TO APPLY

All applications and requests for information will be treated in the strictest confidence.

Please send your curriculum vitae and a letter of interest before July 31, 2025 to the following e-mail address: jobs@canada.hi.org

As we consider diversity to be a real asset, we invite applications from women, Aboriginals, visible minorities, ethnic minorities and people with disabilities.

Only candidates selected for an interview will be contacted.

FOR MORE INFORMATION

Humanité & Inclusion Canada:

https://hi.org/ 

Humanité & Inclusion (Fédération): https://hi.org/