Program Coordinator, Physical Security

Corporate Services & Facilities Management (CSFM)

Temporary, 12 months

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Team lead of Corporate Services and Facilities Management, the Program Coordinator provides administrative and operational support to Physical Security Program, including policy and procedures development, socialization of program principles via committee meetings, delivering training to individuals and groups, planning and organizing of program activities, vendor management, carrying out program-specific operational duties, and supporting program development. Through their support the Program Coordinator helps ensure that the Physical Security program delivers on goals determined by the organization. This position requires a minimum of three days on site (Monday-Friday, core business hours), and it may require work outside of business hours during emergencies or to backfill the evening patrol shift (until 8:30pm).

This position also supports the Crisis Management Team, and it is likely to be required to be on-call at times.

Here’s an insight into your typical day-to-day:

• Uses physical security program technology software (EBI and DVM) at a super user level, configuring the system to meet program requirements.
• Issues, activates and deactivates access cards rigorously
• Works closely with the Facilities team to identify and mitigate risks around the different sites
• Research and acquires and coordinates installation of new components such as card readers and cameras to enhance and maintain the level of security and monitoring for the different sites.
• Socialize program principles with staff and contractors, elevating the security awareness level by delivering training and developing communication messages.
• Assist in managing resources to ensure the program delivers intended results.
• Monitors program to ensure compliance with established protocols and standards.
• Technology – EBI/DVM/SINE super user and advisor on components
• Investigations – reports physical security incident investigations

Does this sound like you?

• Level of education, training, and experience equivalent to college diploma in Business Administration, Security, Criminology or a related field.
• 3 + years of related experience
• Security Certificate
• Security Guard license (asset)
• First Aid Training (asset)
• Experience with EBI/DVM software (asset)

How do you get noticed?

Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by August 4, 2025.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 5 - Hourly rate ranges from $30.14 to $37.71

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Coordonnatrice ou coordonnateur de programme, Sécurité physique

Services intégrés et gestion des installations

Affectation temporaire de 12 mois

Vous souhaitez fournir un soutien administratif et opérationnel à un programme de sécurité physique? L’idée d’accroître la sensibilisation à la sécurité, de déployer de nouvelles stratégies de sécurité et de soutenir la gestion des incidents vous motive? Alors, joignez-vous à notre équipe! Date limite : 4 août 2025.

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. Il travaille en partenariat et collabore afin de diriger l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, aide les médecins spécialistes, les personnes apprenantes et les équipes à s’améliorer sans cesse et promeut l’excellence en médecine spécialisée en appuyant l’innovation, le bien-être, l’équité et les soins centrés sur la personne. Le Collège royal est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Relevant du ou de la gestionnaire, Services intégrés et gestion des installations, vous fournirez un soutien administratif et opérationnel au programme de sécurité matérielle, notamment pour l’élaboration de politiques et de procédures, la sensibilisation aux principes du programme à l’aide de réunions de comités, la prestation de formation à des personnes et à des groupes, la planification et l’organisation des activités du programme, la gestion de services externes, l’exécution de tâches opérationnelles propres au programme et le soutien à l’élaboration de programmes. Grâce à votre soutien, le programme de sécurité matérielle atteindra les objectifs fixés par l’organisation. Ce poste exige un minimum de trois jours sur place (du lundi au vendredi, heures de travail normales) et peut nécessiter du travail en dehors des heures ouvrables durant les urgences ou pour remplacer le quart de patrouille de soir (jusqu’à 20 h 30).

Vous offrirez également un soutien à l’équipe de gestion de crise, et il est probable que vous travailliez parfois sur appel.

Aperçu de votre rôle au quotidien

• Utiliser les logiciels de technologie de programme de sécurité physique (EBI et DVM) en tant que superutilisateur ou superutilisatrice et configurer le système afin de répondre aux exigences du programme.
• Délivrer, activer et désactiver les cartes d’accès avec rigueur.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des installations pour cerner et atténuer les risques dans les différents centres.
• Rechercher et acquérir de nouveaux composants tels que lecteurs de carte et caméras et en coordonner l’installation afin d’améliorer et de maintenir le niveau de sécurité et de surveillance des différents centres.
• Communiquer les principes du programme au personnel et aux services externes et accroître leur sensibilisation à la sécurité au moyen d’une formation et de messages de communication.
• Aider à gérer les ressources pour s’assurer que le programme donne les résultats escomptés.
• Surveiller le programme pour assurer la conformité aux normes et protocoles établis.
• Technologie – Intervenir comme superutilisateur ou superutilisatrice EBI/DVM/SINE et fournir des conseils sur les composants
• Enquêtes – Signaler les enquêtes sur les incidents de sécurité physique

Ce profil vous correspond?

• Formation et expérience équivalentes à un diplôme collégial en administration des affaires, en sécurité, en criminologie ou dans un domaine connexe
• Au moins trois ans d’expérience pertinente
• Certificat de sécurité
• Permis de garde de sécurité (atout)
• Formation en premiers soins (atout)
• Expérience avec le logiciel EBI/DVM (atout)

Pour postuler

Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 4 août 2025.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.

Échelon 5 – Taux horaire de 30,14 $ à 37,71 $