Temps complet – permanent – 35h (mode hybride, 3 jours en présentiel)

L'OACIQ

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi. L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

Sommaire du poste

Le titulaire de ce poste est principalement chargé de la gestion documentaire du Service des affaires contentieuses et du Service de l’inspection. Il accomplit diverses tâches administratives et veille de façon continue au classement numérique des documents en respectant les procédures mises en place.

Suivant les besoins des services qu’il dessert, il coordonne et répartit son temps en respectant les délais et échéances propres à chacun de ceux-ci, conformément aux directives de la direction de ces services.

Responsabilités clés

• Communiquer avec les titulaires de permis par écrit ou par téléphone.
• Faire des demandes de documents auprès de différents intervenants, documenter ces demandes et en assurer le suivi.
• Traiter le courrier, les télécopies et les courriels.
• Effectuer la gestion électronique des documents conformément à la convention de nommage.
• Archiver les documents et procéder à la destruction adéquate des documents ciblés en continu.
• Préparer la documentation pour les audiences disciplinaires et les présentations devant la Cour du Québec.
• Coordonner les disponibilités des témoins en vue des audiences disciplinaires.
• Traiter la facturation acheminée au Service des affaires contentieuses.
• Transmettre des courriels en utilisant les gabarits existants.
• Effectuer toute autre tâche connexe pour le bon fonctionnement de l’Organisme.

Supervision et conditions

• Exige une communication continue avec les équipes des Affaires contentieuses et de l’Inspection.
• Capacité à respecter les échéanciers.
• Aptitude à planifier et à établir des priorités dans le travail.
• Polyvalence et capacité à s’adapter à divers contextes**.**

Connaissances et formation

• Diplôme d’études professionnelles ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente.
• Bonne connaissance de l’informatique, incluant la Suite Office et Adobe Acrobat Pro.
• Excellente maitrise du français, parlé et écrit.
• Connaissance de l’anglais, parlé et écrit (un atout).

Expérience minimale requise

• 2 à 4 ans d’expérience pertinente.

Habiletés et aptitudes essentielles

• Sens de l’organisation
• Gestion des priorités
• Grande capacité d’adaptation
• Souci du détail et rigueur
• Esprit d’équipe
• Flexibilité dans la gestion du temps
• Aptitude à gérer l’ambiguïté
• Capacité à travailler sous pression
• Esprit d’initiative
• Discrétion

Service des Affaires contentieuses

Le Service des Affaires contentieuses est composé d’avocats et de techniciens juridiques. Ils ont la responsabilité de représenter le bureau du syndic ou encore l’Organisme en matière de droit disciplinaire, pénal (exercice illégal), civil ou administratif. Pour ce faire, il est de leur devoir d’analyser des dossiers disciplinaires et pénaux, de rédiger des plaintes disciplinaires et constats pénaux ainsi que les procédures en lien avec ces derniers, de préparer les auditions disciplinaires et pénales, d’effectuer des recherches juridiques, de rédiger des opinions juridiques, mémoires et requêtes, de faire les représentations nécessaires devant le comité de discipline et à la Cour du Québec. Il est à noter que le comité de discipline tient principalement ses audiences à même les locaux de l’OACIQ, situés à Brossard.

Service de l’inspection

Le Service de l’Inspection veille à ce que les activités et les compétences des titulaires de permis de courtage immobilier respectent la législation et la règlementation en vigueur. Ainsi, l’équipe de l’Inspection procède à la vérification des transactions, des dossiers, de comptes en fidéicommis, de livres et de registres. Lorsque nécessaire, des interventions sont effectuées afin de s’assurer que les titulaires de permis se conforment aux règles de l’art, exercent leur rôle de conseil et respectent les règles de déontologies et d’éthiques.

Ce que vous avez à gagner en joignant notre belle organisation

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions.

• Développement professionnel avec possibilité de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et accès à la mobilité interne.

• Santé et bien-être : journées de mieux-être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym sur place et groupes d’activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d’aménagements.

• Rémunération globale compétitive et alignée sur le marché.

• Large gamme d’avantages sociaux compétitifs (assurances collectives, Programme collectif d'épargne retraite), remboursement de votre cotisation professionnelle.

• Espace de travail moderne et convivial (grand espace lunch, table de billard, etc.).

Pour en apprendre davantage sur les opportunités de carrière ainsi que les avantages offerts par l'OACIQ, visitez notre page carrière

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.