Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine est à un stade de maturité, qui lui a permis, grâce à la recherche d’excellence qui s’y réalise à travers la programmation scientifique de haut niveau dans ses créneaux mère-enfant, de recevoir au cours de la dernière année, des dons majeurs qui seront transformationnels et ouvriront d’innombrables perspectives pour la recherche en santé des enfants. Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine réunit une équipe de plus de 1200 personnes, soit plus de 295 chercheuses et chercheurs, dont plus de 160 en recherche clinique et plus de 580 étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs et stagiaires de recherche postdoctorale œuvrant dans des domaines d’expertise multiples. Travaillant étroitement avec les équipes de soins du CHU Sainte-Justine, cette communauté se dévoue à la recherche fondamentale, clinique et translationnelle au sein de six axes de recherche.

Projet L’Institut des neurosciences, de la santé mentale etdes toxicomanies (INSMT) des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)est à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) hautementorganisé(e) et minutieux(se) pour fournir un soutien administratif de hautniveau à la directrice scientifique, Dre Patricia Conrod, ainsi qu’à l’équipede l’Institut. Ce poste est basé au Centre de recherche Azrieli(CRA) du CHU Sainte-Justine, à Montréal.

L’INSMT des IRSC a pour mandat de soutenir larecherche visant à améliorer les connaissances sur le cerveau, la santémentale, la santé neurologique, la vision, l’audition et le fonctionnementcognitif, et à réduire le fardeau des troubles connexes grâce à des stratégiesde prévention, de dépistage, de diagnostic, de traitement, de soutien et desoins palliatifs. Sa mission est de favoriser l’excellence en rechercheinnovante et éthique au Canada, afin d’accroître notre compréhension dufonctionnement et des troubles du cerveau, de l’esprit, de la moelle épinière,des systèmes sensoriels et moteurs, ainsi que du bien-être mental et de toutesles formes de dépendance. L’INSMT vise à améliorer la vie des Canadiens par lacréation de connaissances, le renforcement des capacités et l’innovation enrecherche en santé.

Tes défis L’adjoint(e) exécutif(ve) relèvera directement de ladirectrice scientifique (DS). Il ou elle sera responsable d’assurer le bonfonctionnement quotidien du bureau de la directrice scientifique, en gérant lescalendriers, les déplacements et les réunions, tout en maintenant un hautniveau de professionnalisme, de discrétion et d’efficacité. Ce rôle estessentiel au succès de l’Institut et constitue une occasion de travailler avecdes collègues motivés dans un environnement dynamique de recherche en santé. Ceposte implique la gestion de documents confidentiels et exige la capacité defaire preuve de jugement, de discrétion et d’autonomie dans la gestion efficacede l’information interne et externe. Les responsabilités associées à ce posteimpliquent une grande rigueur, car l’adjoint(e) administratif(ve) seraappelé(e) à collaborer avec des clients internes et externes de haut niveau,des représentants gouvernementaux, des parties prenantes, ainsi que ladirection et le personnel des IRSC. Il est donc essentiel de faire preuve dediscrétion, de professionnalisme, de jugement éclairé et de solides compétencesen communication. Des compétences organisationnelles, analytiques et enrésolution de problèmes très développées sont requises pour gérer efficacementdes enjeux complexes, ce qui peut entraîner un niveau de stress élevé.L’adjoint(e) administratif(ve) est appelé(e) à faire preuve d’autonomie dansl’organisation de son travail, en veillant à ce que les tâches soient réaliséesavec rigueur et dans les délais requis. À l’occasion, des heures de travail endehors des horaires habituels ainsi que certains déplacements pourraient êtrenécessaires.

Responsabilités principales

• Gérer l’agenda complexe dela directrice scientifique, incluant la planification de réunions, d’appels etd’événements à travers plusieurs fuseaux horaires, en veillant à ce que sonemploi du temps soit organisé, priorisé et communiqué avec le plus haut niveaude professionnalisme.
• Coordonner les déplacementsnationaux et internationaux, incluant le transport, l’hébergement, lesitinéraires, et traiter les rapports de dépenses complexes et lesremboursements.
• Préparer et mettre en formedes documents, rapports, présentations et correspondances.
• Gérer des dossiers sensibleset confidentiels liés aux activités de l’Institut.
• S’assurer que la directricescientifique est informée des activités et échéances à venir pertinentes à sonrôle et/ou au mandat de l’Institut.
• Gérer les demandesconcurrentes liées aux multiples rôles de la directrice scientifique enanticipant ses besoins et en utilisant d’excellentes compétences en résolutionde problèmes et en priorisation pour optimiser son temps.
• Définir ses proprespriorités tout en coordonnant les projets et les besoins administratifs de ladirectrice scientifique pour l’Institut.
• Fournir leadership etorientation pour résoudre des problèmes complexes en l’absence de la directricescientifique.
• Sous la supervision dugestionnaire des opérations et des finances, soutenir le personnel de l’INSMTdans l’organisation de réunions, d’ateliers et d’événements pour l’équipe etles parties prenantes affiliées.
• Appuyer le gestionnaire dansla planification et l’organisation des réunions du Conseil consultatif del’Institut (en présentiel et virtuel) : aide à la préparation des ordres dujour et documents, logistiques (négociation de contrats hôteliers, traiteur,coordination d’événements sociaux, etc.).
• Rédiger et distribuer lesordres du jour, prendre les procès-verbaux et assurer le suivi des pointsd’action.
• Assurer la liaison avec lespartenaires internes et externes pour confirmer la logistique et laparticipation.
• Veiller au bonfonctionnement quotidien du bureau.
• Maintenir des dossiersorganisés, des systèmes de classement et la documentation liée aux activités del’Institut.
• Suivre les échéances etaider à la gestion des tâches pour la directrice scientifique et son équipe.
• Effectuer des tâchesadministratives telles que répondre aux appels téléphoniques et courriels,gérer le courrier et les livraisons.
• Commander les fournitures etcoordonner les besoins de base du bureau en collaboration avec l’équipeadministrative du CHU Sainte-Justine.
• Servir de premier point decontact pour les demandes adressées au bureau de la directrice scientifique.
• Faciliter la communicationavec les partenaires internes des IRSC, les chercheurs externes, les partiesprenantes et les autres instituts.
• Soutenir la coordinationentre l’INSMT et l’administration du CHU Sainte-Justine.
• Maintenir le plus hautniveau de discrétion, de professionnalisme et de confiance dans toutes lesinteractions.
• Traiter les factures,générer des bons de commande, rapprocher les dépenses.
• Aider au traitement desfactures, au suivi des budgets de projets et à la préparation de résumésfinanciers de base.
• Soutenir le gestionnaire desopérations et des finances dans l’intégration du nouveau personnel (création decomptes, préparation de documents d’accueil, facilitation des communicationsinitiales).
• Maintenir les listes decontacts, listes d’envoi et outils de type CRM pour une communication efficaceavec les parties prenantes.
• Aider à la coordination deséchéanciers et des contributions pour les rapports annuels, les réunions deplanification stratégique ou les retraites.

Tes acquis et talents

• Diplôme collégial ouuniversitaire en administration, gestion de bureau ou domaine connexe.
• Minimum de 3 ansd’expérience en soutien administratif auprès de cadres supérieurs ou dans unenvironnement de recherche ou universitaire.
• Une combinaison équivalentede formation et d’expérience pourrait être considérée.
• Excellentes compétences enorganisation, gestion du temps et multitâche.
• Maîtrise intermédiaire àavancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint),Zoom/Teams et des systèmes de gestion de fichiers infonuagiques (ex. :OneDrive).
• Excellentes compétences encommunication orale et écrite en français et en anglais (bilinguismeessentiel).
• Discrétion etprofessionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles.
• Capacité à travailler demanière autonome et en collaboration dans un environnement dynamique.
• Expérience dans lesinteractions avec des cadres supérieurs et/ou des représentants gouvernementaux(atout).
• Capacité à établir sespriorités, respecter les échéances et gérer plusieurs projets simultanément.
• Capacité à évoluer dans unenvironnement de travail complexe et multidimensionnel, et à faire preuved’esprit d’équipe.
• Capacité à travailler souspression et à gérer des priorités changeantes avec des délais serrés.
• Capacité à anticiper lesbesoins, planifier, organiser, coordonner et exécuter les tâches de manièreautonome avec un minimum de supervision.
• Capacité à résoudre lesproblèmes et à proposer des améliorations aux procédures pour accroîtrel’efficacité opérationnelle.
• Souci du détail exceptionnelet capacité à travailler avec un haut degré de précision.
• Faire preuve d’initiative,de débrouillardise, de tact et de diplomatie en toutes circonstances.
• Connaissance des processus,procédures et systèmes du CHU Sainte-Justine (atout).

Notre offre (Conditionsd’emploi)

• Il s’agit d’un contrat àdurée indéterminée, à temps complet (35 heures par semaine), non syndiqué, avecune période de probation d’un (1) an. Ce poste est normalement prévu pour ladurée de la subvention de l’INSMT.
• La rémunération varie entre 49 437.94$et 66 002.48$/an selon l’échelle en vigueur au CHU Sainte-Justine et enfonction de l’expérience pertinente reconnue.
• Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur auCHU Sainte-Justine. Modèle de travail hybridepossible (présentiel + télétravail).

Date d’entrée en fonction : Immédiat

Noustenons à préciser que les candidats étrangers devront avoir un permis detravail valide pour le CHUSJ. Tout permis de travail ayant la conditionsuivante ne sera pas éligible : « Pasautorisé à exercer un emploi relié aux soins des enfants, à l'enseignement auprimaire ou au secondaire, au domaine de la santé ».

Sice poste vous intéresse, veuillez utiliser notre site de recrutement pourpostuler en ligne et faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation.

Fin de l'affichage : 23 juillet 2025

Autresavantages Remarques Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

• Uneconciliation travail et vie personnelle :
• Plan de vacances avantageux
• 20 jours de vacances par année pour le personnel,
• 13 jours fériés
• 9,6 jours de maladie par année
• Congé de maternité, de paternité et d’adoption
• Desavantages collectifs concurrentiels :
• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
• Assurances collectives pour vous et votre famille
• Programme d’aide aux employés et à leur famille
• Desétablissements facilement accessibles
• Station de métro Université-de-Montréal, lignes d’autobus et grands axes routiers à proximité
• Abri à vélos sécurisé et stations BIXI à proximité
• Située dans le quartier Côte-des-Neiges
• Des servicessur place pour vous simplifier la vie:
• Centre de la petite enfance Sainte-Justine
• Nettoyeur et service de couture
• Activités sportives
• Service alimentaire qui encourage l’agriculture biologique et locale
• Livraison de paniers de légumes biologiques