Category

Health Information Management

City

Ottawa, Toronto, Ontario, Canada

Job Description

Coordinator, Pharmaceutical Data Development

Who we are

We are an organization comprised of industry thought leaders who are passionate about health data and want to make a difference in the health care field. We are an independent, not-for-profit organization and together with our partners we provide essential information on Canada's health systems, enabling decisions that lead to healthier Canadians. As a valued member of the CIHI team, you and your work will have a pivotal role in the evolution of Canada's health care systems.

CIHI is recognized as an exceptional place to work that embraces diversity, respect, integrity, collaboration and innovation. Learn about our Equity, Diversity and Inclusion Strategy and the work being done to create a more inclusive and welcoming organization by focusing on how we learn, govern and practise.

At CIHI, we recognize what matters to our employees. Some of the benefits of working at CIHI include

• HOOPP Pension Plan (Defined Benefits Pension)

• Retirement Planning Program

• Generous vacation days for permanent and long-term contracts

• Work-life balance

• Career Planning Program

• Learning and Professional Development Program

• Flexible benefits program from your first day on the job for permanent and long-term contracts

Why is this role important?
Reporting to the Program Lead, Data Development and working within a matrix environment, the Coordinator works collaboratively with other Program Leads to support planning, progress monitoring, and reporting for various projects across the Pharmaceutical team. This includes supporting the engagement, production, and dissemination of internal and external products, managing the shared team mailboxes, directing queries appropriately, supporting operational planning and internal coordination, quarterly reporting activities and assisting with other project activities as needed.

What you'll do

1. As a member of multiple project teams, supports the team in coordinating internal and external resources, ensuring projects remain within scope and schedule.

2. Develops project charters and timelines, monitors project progress, and supports the Program Lead with modifying project plan and/or timelines.

3. Organizes agendas, attends project team meetings, and coordinates project planning, progress monitoring, assisting with content development and quality assurance processes as necessary.

4. Schedules internal and external meetings (e.g. standing meetings, ad-hoc sessions, strategic planning meetings and committee meetings as required).

5. Coordinates and contributes to internal/external communications, including preparation of materials, such as presentations, regular updates, newsletters, announcements and briefing notes.

6. Coordinates the development and maintenance of distribution lists, in the CRM system, as well as internal intake forms, and standard operating procedure documentation, using other tools (e.g., Word, Excel).

7. Coordinates the development and posting of content to the CIHI website and internal SharePoint sites.

8. Ensures that CIHI’s quality management practices are applied consistently and appropriately in all work.

9. Supports operational planning processes and coordinates corporate reporting requirements (e.g. onboarding activities, expense processing, conference registrations, incident reporting and team retreats.)

10. Supports other project duties as needed, including file folder management, web searching, reviewing, analyzing and summarizing information.

What you'll bring to the table

• Undergraduate degree in Health, Business Administration, Social Sciences, Communications (or related field) or equivalent combination of education and experience.

• A minimum of two to three years’ project coordination experience.

• Demonstrated organizational and project planning skills.

• Basic understanding of project management and process improvement principles and tools.

• Strong organizational skills and demonstrated ability to manage multiple priorities and competing deadlines.

• Experience in establishing and maintaining relationships with stakeholders.

• Strong interpersonal, written, and verbal communication skills.

• Experience organizing meetings and distributing meeting materials for internal and external clients and collaborators.

• Experience summarizing information clearly and concisely.

• Experience coordinating virtual meetings and webinars.

• Competency in the use of Microsoft’s Office programs (Excel, Word, PowerPoint, Teams, Access) and SharePoint.

• Familiarity with tools to maintain networks and contacts e.g., Customer Relationship Management (CRM) software.

• Ability to work independently as well as part of a team.

• Fluency in English required, bilingualism in both official languages is an asset.

Closing Statement

To find out more about this role and other exciting opportunities visit our website at www.cihi.ca and check out our 'Careers' section.

We thank all those who apply, however, only candidates selected for an interview will be contacted.

As part of CIHI’s applicant screening process, we complete a comprehensive pre-employment background check for all potential hires. This includes a criminal record check, credit report, social media, and education verification.

Employment Equity

At CIHI we are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. Part of this commitment includes arranging accommodations to ensure an equitable opportunity to participate in the recruitment and selection process. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs.

Coordonnateur, Pharmaceutique, Développement des données

L'ICIS

L’ICIS regroupe des leaders d’opinion passionnés par les données qui veulent apporter leur contribution au milieu de la santé. À titre d’organisme autonome sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires au partage d’informations essentielles sur les systèmes de santé du Canada pour éclairer les décisions au profit de la santé des Canadiens. À titre d’employé de l’ICIS, vous jouerez un rôle déterminant dans l’évolution du système de santé canadien.

L’ICIS offre un milieu de travail exceptionnel où diversité, respect, intégrité, collaboration et innovation sont valorisés. Consultez notre strategie sur l'équité, la diversité et l'inclusion qui décrit les efforts que nous déployons pour créer un environnement plus inclusif et accueillant en misant sur nos apprentissages, notre gouvernance et nos pratiques.

L'ICIS, sachant ce qui importe à ses employés, offre une gamme d'avantages, , notamment :

• L’adhésion au régime de retraite HOOPP (à prestations déterminées)

• Un programme de planification de la retraite

• Un régime de vacances généreux pour les employés permanents ou contractuels à long terme

• Un équilibre travail-vie personnelle

• Un programme de planification de carrière

• Un programme d’apprentissage et de perfectionnement professionnel

• Un régime d’avantages sociaux flexible dès le premier jour de travail pour les employés permanents ou contractuels à long terme

Pourquoi ce rôle est-il important ?
Sous la supervision du chef de section, Développement des données, le coordonnateur travaille dans un environnement matriciel et collabore avec les autres chefs de section à la planification, à l’établissement de rapports et au suivi des progrès dans le cadre de divers projets au sein de l’équipe de la Pharmaceutique. Il est notamment appelé à coordonner l’engagement des intervenants tout au long du cycle de vie des produits, à soutenir la création et la diffusion de produits internes et externes, à gérer les boîtes de réception de courriels de l’équipe, à acheminer les demandes aux personnes concernées, à soutenir la planification opérationnelle et la coordination interne, les activités de déclaration trimestrielles, et à appuyer d’autres activités de projets au besoin.

Quelles seront vos responsabilités ?

1. En tant que membre de multiples équipes de projet, aider l’équipe à coordonner les ressources internes et externes de façon à ce que la portée et le calendrier de chaque projet soient respectés.

2. Créer des chartes et des échéanciers de projets, surveiller l’avancement des projets, et aider le chef de section à modifier les plans ou les échéanciers des projets.

3. Préparer les ordres du jour et participer aux réunions des équipes de projet, coordonner la planification des projets, faire le suivi des progrès, et contribuer à l’élaboration de contenu et aux processus d’assurance de la qualité, au besoin.

4. Organiser des réunions internes et externes (p. ex. réunions périodiques, réunions spéciales, réunions de planification stratégique et réunions des comités).

5. Coordonner les communications internes et externes et y contribuer (p. ex. préparation de documents tels que des présentations, des comptes rendus périodiques, des infolettres, des annonces et des notes d’information).

6. Coordonner l’élaboration et la tenue à jour des listes de diffusion dans le système de gestion des relations avec la clientèle (GRC), ainsi que des formulaires de demande internes et des procédures opérationnelles standards à l’aide d’autres outils (p. ex. Word, Excel).

7. Coordonner l’élaboration et la publication de contenu sur le site Web de l’ICIS et les sites SharePoint internes.

8. Voir à ce que les pratiques de gestion de la qualité de l’ICIS soient appliquées adéquatement et uniformément dans toutes les activités.

9. Contribuer aux processus de planification opérationnelle et coordonner les activités liées aux exigences de déclaration de l’ICIS (p. ex. activités d’intégration, traitement des demandes de remboursement, inscriptions aux conférences, déclaration des incidents et retraites d’équipe).

10. Contribuer à d’autres tâches liées aux projets (p. ex. gestion de dossiers, recherches Web, examen, analyse et résumé de l’information), au besoin.

Que mettriez-vous à profit ?

• Baccalauréat en sciences de la santé, en administration des affaires, en sciences sociales ou en communication (ou dans un domaine connexe) ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.

• Au moins 2 ou 3 ans d’expérience de la coordination de projets.

• Sens de l’organisation et aptitudes manifestes pour la planification de projets.

• Connaissance élémentaire des principes et outils de gestion de projet et d’amélioration des processus.

• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité manifeste à gérer de front une multitude de priorités dans des délais serrés.

• Expérience de l’établissement et du maintien de relations avec des intervenants.

• Entregent et excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite.

• Expérience de l’organisation de réunions ainsi que de la diffusion de documents de réunion destinés aux clients et aux collaborateurs internes et externes.

• Expérience de la synthèse d’information avec clarté et concision.

• Expérience de la coordination de réunions virtuelles et de webinaires.

• Aptitude à utiliser les applications Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Teams, Access) et SharePoint.

• Connaissance d’outils de tenue à jour de réseaux et contacts (p. ex. logiciel de GRC).

• Capacité à travailler seul et en équipe.

• Maîtrise de l’anglais essentielle; maîtrise du français, un atout.

Declaration

Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilités, visitez-nous au www.icis.ca et parcourez notre section Carrières.

Nous remercions tous les postulants, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus.

L’utilisation dans le présent document de la forme masculine ou féminine, selon le contexte, a pour seul but d’alléger le texte.

Équité en emploi

L’ICIS veille à offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible, notamment en prenant les mesures d’adaptation nécessaires à une participation équitable aux processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, si vous avez des besoins spéciaux, nous nous efforcerons d’y répondre.

Skills

Reference

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