Raison d’être du poste

Relevant du Directeur immobilier, vous apportez un soutien administratif pour l’ensemble des activités immobilières et plus particulièrement le suivi des ententes locatives et le traitement des factures. Vous êtes responsable de la vérification, compilation et validation les données des ententes locatives et le respect de la conformité de celles-ci. Vous agissez comme personne-ressource pour les employés et les gestionnaires pour toutes questions relatives aux ententes locatives. Finalement, vous assurez l’intégrité et la disponibilité des données requises pour les besoins de gestion et d’immobilier.

Principales responsabilités

• Responsable de traiter les différentes factures du département et effectuer un suivi serré avec les parties impliquées afin d’optimiser le délai de traitement;
• Préparer, compiler et valider les données nécessaires aux ententes locatives;
• Tenir à jour les données des ententes locatives et registre d’informations relatives aux bailleurs, polices d’assurances, etc.;
• Assurer un suivi ponctuel avec les parties prenantes lors de transactions immobilières et être responsable de vérifier les données des ententes locatives et apporter les corrections et modifications requises;
• Appliquer les clauses des ententes locatives et s’assurer du respect de celles-ci, ainsi que faire l’analyse et le suivi de façon rigoureuse;
• Préparer les documents de modification ou prolongement de bail en collaboration avec l’Analyste principal et le Directeur Immobilier;
• Transmettre l’information requise sur une base régulière, afin d’assurer la conformité des ententes;
• Effectuer une vigie rigoureuse des échéances d’ententes locatives et informer l’Analyste principal et le Directeur Immobilier afin de planifier les actions à venir;
• Produire et analyser différents rapports sur le Département Immobilier en collaboration avec les gestionnaires;
• Gérer la boîte courriel Développement Immobilier et agir comme personne-ressource pour diverses parties prenantes internes et externes en matière d’entente locative;
• Créer des processus internes pour optimiser la saine gestion des projets en cours et des ententes locatives ainsi que supporter l’Analyste principal et le Directeur Immobilier dans les dossiers d’amélioration continue;
• Effectuer toutes les autres tâches connexes demandées par les gestionnaires.

Exigences

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration avec un minimum de cinq (5) années d’expérience ou détenir un baccalauréat en administration des affaires, jumelé à un minimum d’une (1) année d’expérience dans un rôle similaire;
• Posséder une connaissance approfondie des différents logiciels de la suite Microsoft Office 365 (Excel avancé, Sharepoint);
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite.

Compétences

• Être rigoureux, faire preuve d’initiative et avoir une grande faculté d’adaptation;
• Régler des différends avec des parties prenantes;
• Avoir d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et pour le travail d’équipe;
• Avoir une approche axée sur le service à la clientèle et être orienté vers les résultats;
• Avoir une excellente gestion des priorités et la capacité à mener plusieurs dossiers simultanément;
• Posséder une bonne capacité d’analyse et de résolution de problèmes;
• Capacité à travailler avec de l’information confidentielle et faire preuve d’une très grande discrétion.

Atouts

• Connaissance des ententes locatives en immobilier commercial;
• Connaissance en droit immobilier au Québec;
• Connaissance de l’environnement Oracle JD Edwards/ OneWorld;
• Engagement social.