Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine est à un stade de maturité, qui lui a permis, grâce à la recherche d’excellence qui s’y réalise à travers la programmation scientifique de haut niveau dans ses créneaux mère-enfant, de recevoir au cours de la dernière année, des dons majeurs qui seront transformationnels et ouvriront d’innombrables perspectives pour la recherche en santé des enfants. Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine réunit une équipe de plus de 1200 personnes, soit plus de 295 chercheuses et chercheurs, dont plus de 160 en recherche clinique et plus de 580 étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs et stagiaires de recherche postdoctorale œuvrant dans des domaines d’expertise multiples. Travaillant étroitement avec les équipes de soins du CHU Sainte-Justine, cette communauté se dévoue à la recherche fondamentale, clinique et translationnelle au sein de six axes de recherche.

Projet

L’Institut des neurosciences, de la santé mentale et des toxicomanies (INSMT) des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) est à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) hautement organisé(e) et minutieux(se) pour fournir un soutien administratif de haut niveau à la directrice scientifique, Dre Patricia Conrod, ainsi qu’à l’équipe de l’Institut. Ce poste est basé au Centre de recherche Azrieli (CRA) du CHU Sainte-Justine, à Montréal.

L’INSMT des IRSC a pour mandat de soutenir la recherche visant à améliorer les connaissances sur le cerveau, la santé mentale, la santé neurologique, la vision, l’audition et le fonctionnement cognitif, et à réduire le fardeau des troubles connexes grâce à des stratégies de prévention, de dépistage, de diagnostic, de traitement, de soutien et de soins palliatifs. Sa mission est de favoriser l’excellence en recherche innovante et éthique au Canada, afin d’accroître notre compréhension du fonctionnement et des troubles du cerveau, de l’esprit, de la moelle épinière, des systèmes sensoriels et moteurs, ainsi que du bien-être mental et de toutes les formes de dépendance. L’INSMT vise à améliorer la vie des Canadiens par la création de connaissances, le renforcement des capacités et l’innovation en recherche en santé.

Tes défis

L’adjoint(e) exécutif(ve) relèvera directement de la directrice scientifique (DS). Il ou elle sera responsable d’assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau de la directrice scientifique, en gérant les calendriers, les déplacements et les réunions, tout en maintenant un haut niveau de professionnalisme, de discrétion et d’efficacité. Ce rôle est essentiel au succès de l’Institut et constitue une occasion de travailler avec des collègues motivés dans un environnement dynamique de recherche en santé. Ce poste implique la gestion de documents confidentiels et exige la capacité de faire preuve de jugement, de discrétion et d’autonomie dans la gestion efficace de l’information interne et externe. Les responsabilités associées à ce poste impliquent une grande rigueur, car l’adjoint(e) administratif(ve) sera appelé(e) à collaborer avec des clients internes et externes de haut niveau, des représentants gouvernementaux, des parties prenantes, ainsi que la direction et le personnel des IRSC. Il est donc essentiel de faire preuve de discrétion, de professionnalisme, de jugement éclairé et de solides compétences en communication. Des compétences organisationnelles, analytiques et en résolution de problèmes très développées sont requises pour gérer efficacement des enjeux complexes, ce qui peut entraîner un niveau de stress élevé. L’adjoint(e) administratif(ve) est appelé(e) à faire preuve d’autonomie dans l’organisation de son travail, en veillant à ce que les tâches soient réalisées avec rigueur et dans les délais requis. À l’occasion, des heures de travail en dehors des horaires habituels ainsi que certains déplacements pourraient être nécessaires.

Responsabilités principales

• Gérer l’agenda complexe de la directrice scientifique, incluant la planification de réunions, d’appels et d’événements à travers plusieurs fuseaux horaires, en veillant à ce que son emploi du temps soit organisé, priorisé et communiqué avec le plus haut niveau de professionnalisme.
• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, incluant le transport, l’hébergement, les itinéraires, et traiter les rapports de dépenses complexes et les remboursements.
• Préparer et mettre en forme des documents, rapports, présentations et correspondances.
• Gérer des dossiers sensibles et confidentiels liés aux activités de l’Institut.
• S’assurer que la directrice scientifique est informée des activités et échéances à venir pertinentes à son rôle et/ou au mandat de l’Institut.
• Gérer les demandes concurrentes liées aux multiples rôles de la directrice scientifique en anticipant ses besoins et en utilisant d’excellentes compétences en résolution de problèmes et en priorisation pour optimiser son temps.
• Définir ses propres priorités tout en coordonnant les projets et les besoins administratifs de la directrice scientifique pour l’Institut.
• Fournir leadership et orientation pour résoudre des problèmes complexes en l’absence de la directrice scientifique.
• Sous la supervision du gestionnaire des opérations et des finances, soutenir le personnel de l’INSMT dans l’organisation de réunions, d’ateliers et d’événements pour l’équipe et les parties prenantes affiliées.
• Appuyer le gestionnaire dans la planification et l’organisation des réunions du Conseil consultatif de l’Institut (en présentiel et virtuel) : aide à la préparation des ordres du jour et documents, logistiques (négociation de contrats hôteliers, traiteur, coordination d’événements sociaux, etc.).
• Rédiger et distribuer les ordres du jour, prendre les procès-verbaux et assurer le suivi des points d’action.
• Assurer la liaison avec les partenaires internes et externes pour confirmer la logistique et la participation.
• Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau.
• Maintenir des dossiers organisés, des systèmes de classement et la documentation liée aux activités de l’Institut.
• Suivre les échéances et aider à la gestion des tâches pour la directrice scientifique et son équipe.
• Effectuer des tâches administratives telles que répondre aux appels téléphoniques et courriels, gérer le courrier et les livraisons.
• Commander les fournitures et coordonner les besoins de base du bureau en collaboration avec l’équipe administrative du CHU Sainte-Justine.
• Servir de premier point de contact pour les demandes adressées au bureau de la directrice scientifique.
• Faciliter la communication avec les partenaires internes des IRSC, les chercheurs externes, les parties prenantes et les autres instituts.
• Soutenir la coordination entre l’INSMT et l’administration du CHU Sainte-Justine.
• Maintenir le plus haut niveau de discrétion, de professionnalisme et de confiance dans toutes les interactions.
• Traiter les factures, générer des bons de commande, rapprocher les dépenses.
• Aider au traitement des factures, au suivi des budgets de projets et à la préparation de résumés financiers de base.
• Soutenir le gestionnaire des opérations et des finances dans l’intégration du nouveau personnel (création de comptes, préparation de documents d’accueil, facilitation des communications initiales).
• Maintenir les listes de contacts, listes d’envoi et outils de type CRM pour une communication efficace avec les parties prenantes.
• Aider à la coordination des échéanciers et des contributions pour les rapports annuels, les réunions de planification stratégique ou les retraites.

Tes acquis et talents

• Diplôme collégial ou universitaire en administration, gestion de bureau ou domaine connexe.
• Minimum de 3 ans d’expérience en soutien administratif auprès de cadres supérieurs ou dans un environnement de recherche ou universitaire.
• Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pourrait être considérée.
• Excellentes compétences en organisation, gestion du temps et multitâche.
• Maîtrise intermédiaire à avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Zoom/Teams et des systèmes de gestion de fichiers infonuagiques (ex. : OneDrive).
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais (bilinguisme essentiel).
• Discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles.
• Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration dans un environnement dynamique.
• Expérience dans les interactions avec des cadres supérieurs et/ou des représentants gouvernementaux (atout).
• Capacité à établir ses priorités, respecter les échéances et gérer plusieurs projets simultanément.
• Capacité à évoluer dans un environnement de travail complexe et multidimensionnel, et à faire preuve d’esprit d’équipe.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer des priorités changeantes avec des délais serrés.
• Capacité à anticiper les besoins, planifier, organiser, coordonner et exécuter les tâches de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Capacité à résoudre les problèmes et à proposer des améliorations aux procédures pour accroître l’efficacité opérationnelle.
• Souci du détail exceptionnel et capacité à travailler avec un haut degré de précision.
• Faire preuve d’initiative, de débrouillardise, de tact et de diplomatie en toutes circonstances.
• Connaissance des processus, procédures et systèmes du CHU Sainte-Justine (atout).

Notre offre (Conditions d’emploi)

• Il s’agit d’un contrat à durée indéterminée, à temps complet (35 heures par semaine), non syndiqué, avec une période de probation d’un (1) an. Ce poste est normalement prévu pour la durée de la subvention de l’INSMT.
• La rémunération varie entre 49 437.94$ et 66 002.48$/an selon l’échelle en vigueur au CHU Sainte-Justine et en fonction de l’expérience pertinente reconnue.
• Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur au CHU Sainte-Justine. Modèle de travail hybride possible (présentiel + télétravail).

Date d’entrée en fonction : Immédiat

Nous tenons à préciser que les candidats étrangers devront avoir un permis de travail valide pour le CHUSJ. Tout permis de travail ayant la condition suivante ne sera pas éligible : « Pas autorisé à exercer un emploi relié aux soins des enfants, à l'enseignement au primaire ou au secondaire, au domaine de la santé ».

Si ce poste vous intéresse, veuillez utiliser notre site de recrutement pour postuler en ligne et faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation.

Fin de l'affichage : 23 juillet 2025

Autres avantages

1. Une conciliation travail et vie personnelle :

• Plan de vacances avantageux
• 20 jours de vacances par année pour le personnel,
• 13 jours fériés
• 9,6 jours de maladie par année
• Congé de maternité, de paternité et d’adoption

2. Des avantages collectifs concurrentiels :

• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
• Assurances collectives pour vous et votre famille
• Programme d’aide aux employés et à leur famille

3. Des établissements facilement accessibles

• Station de métro Université-de-Montréal, lignes d’autobus et grands axes routiers à proximité
• Abri à vélos sécurisé et stations BIXI à proximité
• Située dans le quartier Côte-des-Neiges

4. Des services sur place pour vous simplifier la vie:

• Centre de la petite enfance Sainte-Justine
• Nettoyeur et service de couture
• Activités sportives
• Service alimentaire qui encourage l’agriculture biologique et locale
• Livraison de paniers de légumes biologiques

Remarques

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.