Adjoint administratif, départements de recherche et d'interprétation musicale, école de musique Schulich (remplacement pour congé de maternité)
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
* Veuillez noter : ce poste temporaire est un remplacement pour congé de maternité *
Résumé du poste :
Fournir une administration efficace aux départements de recherche et d'interprétation musicale, conformément aux objectifs de l’unité. Organiser et exécuter des activités liées à l’administration des ressources humaines, des finances, des affaires étudiantes et académiques. Offrir un soutien administratif professionnel aux directeurs de département et au superviseur.
Responsabilités principales :
- Superviser le personnel de soutien (coordonnateur des affaires étudiantes pour les départements de recherche et d'interprétation musicale). Planifier et superviser le travail des employés, y compris les employés occasionnels. Assister à la formation du personnel.
- Planifier, organiser et mettre en œuvre les activités liées à l’administration RH pour les groupes d’employés contractuels (MCLIU, AGSEM, AMUSE, etc.). Préparer les offres d’emploi, concevoir et mettre en œuvre des formulaires de candidature en ligne, gérer le processus d’embauche (contrats, intégration), administrer la paie, les congés, les avantages sociaux et les changements de statut. Calculer les paiements de vacances, les heures supplémentaires et autres paiements divers. Soumettre les demandes aux RH.
- En étroite collaboration avec le superviseur et les directeurs de département, surveiller la conformité aux conventions collectives. Par exemple, administrer la mise en œuvre de l’article 15.03, soutenir l’établissement des TQR pertinents, et maintenir les listes de points de priorité.
- Gérer les paiements d’enseignement supplémentaires pour le personnel académique salarié. Vérifier la charge de travail assignée (via Minerva, plateformes RH, bases de données), calculer les heures supplémentaires et transmettre les informations aux finances.
- Superviser l’administration des concours académiques (professeurs menant à la permanence et personnel académique contractuel classé).
- Mettre en œuvre de nouveaux processus pour les activités académiques; participer au développement de nouveaux formulaires en ligne (ex. : demandes de mineure, nouvelle structure d’examen pratique, formulaire de demande d’enseignant).
- Superviser l’administration du programme de financement des accompagnateurs : télécharger et organiser les données, générer les formulaires, surveiller la conformité des documents d’embauche et de paie.
- Superviser la mise en place et l’administration des évaluations de cours en ligne; télécharger et organiser les données (notamment pour les cours en co-inscription).
- Offrir un soutien de remplacement aux comités facultaires, par exemple : présidents de domaine en recherche musicale (MRAC), conseil de recherche musicale, présidents de domaine en performance (PAC), conseil de performance, comité académique sur l’enseignement et les programmes (ACTP). Rédiger et distribuer les procès-verbaux.
- Offrir un soutien de remplacement pour la planification des horaires de cours, au besoin.
- Compiler des statistiques et données pour les rapports. Mettre à jour les documents et rapports, en version imprimée ou web.
- Superviser la planification de réunions, conférences, déjeuners et événements spéciaux.
Compétences et/ou qualifications requises :
- Capacité démontrée à gérer et optimiser les processus administratifs en RH, finances et affaires académiques. Connaissance des systèmes universitaires (Minerva, Banner) un atout.
- Compétences avérées en leadership et supervision, incluant la formation et la gestion du personnel de soutien et des employés occasionnels.
- Expérience en embauche dans des milieux syndiqués et excellente connaissance des conventions collectives (MCLIU, AGSEM, AMUSE), avec un accent sur la conformité.
- Maîtrise avancée des outils informatiques : traitement de texte, tableurs, gestion de bases de données (Microsoft Access, Crystal Reports), communication électronique. À l’aise avec Workday, Minerva, Banner, Microsoft Office, et les outils de communication en ligne.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, incluant la correspondance professionnelle et la rédaction de procès-verbaux.
- Compétences organisationnelles et interpersonnelles exceptionnelles; souci du détail, gestion du temps, pensée critique, autonomie.
- Bilingue anglais/français.
- Diplôme de baccalauréat préféré.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 03) $61,990.00 - $72,930.00 - $83,870.00
Profil d'emploi:
MPEX-ADM1A - Administration générale – Professionnel 1 (exclu)
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrative Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2025-12-19
Date limite pour postuler :
2025-07-01
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
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- Planifier, organiser et mettre en œuvre les activités liées à l’administration RH pour les groupes d’employés contractuels (MCLIU, AGSEM, AMUSE, etc.). Préparer les offres d’emploi, concevoir et mettre en œuvre des formulaires de candidature en ligne, gérer le processus d’embauche (contrats, intégration), administrer la paie, les congés, les avantages sociaux et les changements de statut. Calculer les paiements de vacances, les heures supplémentaires et autres paiements divers. Soumettre les demandes aux RH.
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- Expérience en embauche dans des milieux syndiqués et excellente connaissance des conventions collectives (MCLIU, AGSEM, AMUSE), avec un accent sur la conformité.
- Maîtrise avancée des outils informatiques : traitement de texte, tableurs, gestion de bases de données (Microsoft Access, Crystal Reports), communication électronique. À l’aise avec Workday, Minerva, Banner, Microsoft Office, et les outils de communication en ligne.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, incluant la correspondance professionnelle et la rédaction de procès-verbaux.
- Compétences organisationnelles et interpersonnelles exceptionnelles; souci du détail, gestion du temps, pensée critique, autonomie.
- Bilingue anglais/français.
- Diplôme de baccalauréat préféré.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 Ans Expérience pertinente /
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Administrative Officer
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Date limite pour postuler :
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L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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