Adjoint(e) Administratif(ve) de Projet Construction

L'Adjoint(e) Administratif(ve) de Projet Construction sera responsable des tâches administratives quotidiennes pour le projet concerné et relève de la Directrice Administrative de Projet.

RESPONSABILITÉS

• Effectuer la gestion et le classement de la documentation du projet;
• Suivre et comptabiliser les dessins d'atelier, les directives, les plans, les rapports, etc.;
• Rédiger différentes communications (courriels, demande d'information, compte-rendu de réunion, etc.), et fournir un soutien à la préparation des documents de synthèse du site;
• Faire la mise en page de documents divers : échéancier, demande de permis, tableaux de suivi;
• Maintenir à jour la publication et la révision des plans et devis, et assurer la distribution différentes personnes impliquées;
• Préparer et assurer le suivi des contrats / sous-contrats et veiller à ce qu'ils soient transmis aux différentes parties prenantes jusqu'à sa signature;
• Préparer les bons de commande et ordres de changement, obtenir l'approbation et les diffuser;
• Documenter et mettre à jour le flux des dessins d'atelier, et assurer le suivi auprès des sous-traitants et professionnels;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions de chantier et les transmettre aux personnes concernées;
• Archiver le projet en veillant à inclure les documents et informations fournis par le surintendant et l'agent de prévention;
• Autres tâches connexes variées liées au chantier, incluant le soutien à la mobilisation et démobilisation des fournitures et services de chantier.

LE CANDIDAT

• Une expérience progressive en tant qu’Adjoint(e) Administratif(ve) de Projet Construction est recherchée.
• Capacité à apprendre et à appliquer les principes, les spécifications et les procédures de base de la construction.
• Capacité à établir et à maintenir des relations de travail avec les parties prenantes, y compris les superviseurs et les partenaires sous-traitants.
• Connaissance pratique de la suite Microsoft Office, Procore serait un atout;
• Forte aptitude à adopter de nouvelles technologies;
• Aptitude à communiquer efficacement à l'oral, à l'écrit et dans les relations interpersonnelles en Français. L'anglais serait un atout.

CE QUE NOUS OFFRONS

Chez Scalia nous croyons en la création d’un environnement où nos employés peuvent s’épanouir tant sur le plan personnel que professionnel. Voici ce que vous pouvez attendre en rejoignant notre équipe :

• Un environnement de travail dynamique et bienveillant qui favorise la croissance et la collaboration.
• Un salaire compétitif pour reconnaître votre expertise et votre dévouement.
• Des vacances payées généreuses pour vous reposer et profiter de la vie en dehors du travail.
• Un régime d’assurance collective complet (santé, vision, dentaire) incluant l’accès à des services de télémédecine .
• Une banque de congés maladie/personnels pour les imprévus.
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• Un comité social actif pour animer la vie de l’entreprise.
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• Et bien plus encore !

Vivre nos valeurs fondamentales :

Chez Scalia, nous restons humbles et collaborons avec un état d'esprit positif.

Nous réinventons les quartiers en travaillant intelligemment,

en réalisant nos objectifs et en repoussant les limites.

Nous libérons le plein potentiel de nos employés, partenaires et projets.

L’usage du masculin a pour seul but d’alléger la lecture

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Project Administrative Assistant

The Project Administrative Assistant will be responsible for day-to-day administrative tasks for the respective project reports to the Administrative Project Director.

RESPONSIBILITIES

• Manage and file project documentation;
• Track and account for shop drawings, instructions, plans, reports, etc.;
• Draft various communications (e-mails, requests for information, meeting minutes, etc.), and provide support for the preparation of site summary documents;
• Layout various documents: schedule, permit application, follow-up tables;
• Maintain up-to-date publication and revision of plans and specifications, and ensure distribution to the various people involved;
• Prepare and follow up contracts / sub-contracts and ensure that they are transmitted to the various parties involved until signature;
• Prepare purchase orders and change orders, obtain approval and distribute them;
• Document and update the flow of shop drawings, and follow up with subcontractors and professionals;
• Draft minutes of site meetings and forward them to the appropriate people;
• Archive the project, taking care to include documents and information provided by the superintendent and prevention officer;
• Other varied related site tasks, including support for mobilization and demobilization of site supplies and services;

THE CANDIDATE

• Progressive experience as a Project Administrative Assistant working on Construction projects is preferred.
• Ability to learn and apply basic construction principles, specifications, and procedures.
• Ability to establish and maintain working relationships with stakeholders, including supervisors and subcontracting partners.
• Working knowledge of the Microsoft Office suite, Procore would be an asset;
• Strong ability to adopt new technologies;
• Ability to communicate effectively orally, in writing and interpersonally in French; English would be an asset.

WHAT WE OFFER

At Scalia we believe in creating an environment where our employees thrive both personally and professionally. Here’s what you can expect when you join our team:

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At Scalia we stay humble and collaborate with a positive mindset.

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