Coordonnatrice administrative ou coordonnateur administratif
Top Benefits
About the role
Numéro de poste: 50000935 / P5877
Département: Services administratifs, Gestion immobilière
Niveau: GR09
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $35,07 - $42,18 per hour
Syndicat/Association/Politiques RH: SESUC
Date limite de candidature: July 29, 2025
Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.
REMARQUE : Cet affichage représente un contrat de remplacement jusqu’au 14 octobre 2026
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de la directrice ou du directeur des services administratifs au sein du Service de gestion immobilière, contribuer à la bonne marche des activités quotidiennes de l’unité des services administratifs du Service de gestion immobilière; apporter de façon proactive un soutien administratif, logistique et organisationnel à la directrice ou au directeur; s’occuper de l’emploi du temps de la directrice ou du directeur, de la coordination des réunions, de la création et de la gestion de la documentation de même que de la gestion de l’information, notamment la conservation et l’archivage.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Gérer l’emploi du temps et l’horaire de travail de la directrice ou du directeur; organiser les réunions, les conférences téléphoniques, les webinaires, les conférences et les réservations; coordonner les horaires et les aspects logistiques; organiser de façon proactive les informations pertinentes, les documents, les communications avec les médias et le matériel requis.
• Gérer le courrier électronique et les autres formes de communication et de demandes; établir l’ordre de priorité des demandes, les coordonner et les déléguer à des personnes subordonnées directes et à des collaboratrices et collaborateurs du service; recueillir et traiter les informations afin de préparer et de gérer les réponses et les suivis.
• Assurer le suivi des documents administratifs qui nécessitent divers niveaux d’approbation; les classer et les répertorier; concevoir et tenir à jour des guides et des outils en vue de s’assurer que le personnel de la direction apprend et suit les contrôles, les politiques et les directives en vigueur au service et à l’Université.
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel administratif de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint, des directrices et directeurs principaux, des directrices et directeurs ainsi que des gestionnaires du Service de gestion immobilière; fournir un soutien pendant les congés et les autres absences.
• Appuyer les projets et programmes dirigés par la directrice ou le directeur qui nécessitent un travail de recherche, de rédaction, de lecture d’épreuves (de traduction au besoin) et de suivi; au besoin, créer des demandes en ligne, préparer des contrats et d’autres documents liés à l’approvisionnement; préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux.
• Offrir un soutien logistique et administratif à la directrice ou au directeur; gérer les dossiers électroniques et imprimés en analysant et en classant les documents et les courriels afin qu’ils soient bien rangés et archivés; veiller au respect des règlements et directives du Service de gestion des documents et des archives; interagir avec l’équipe des archives pour assurer l’efficacité de l’entreposage et de la récupération des documents.
• Produire, passer en revue et actualiser les rapports et les présentations pour toute la direction; préparer les documents à distribuer aux comités; réunir l’information nécessaire pour générer des tableaux de bord, des rapports et des présentations, et communiquer les résultats au besoin.
• Tenir à jour les dossiers d’emploi des gestionnaires et du personnel du service qui travaillent sous l’autorité de la directrice ou du directeur; créer et tenir à jour des outils de suivi pour les vacances, le temps personnel, le temps mis en réserve et les absences.
• Rédiger des lettres, rapports, directives détaillées et autres documents, et les diffuser au nom de la directrice ou du directeur.
• S’acquitter d’autres tâches liées au bon fonctionnement de l’unité, au besoin ou à la demande des gestionnaires ou de la direction.
QUALIFICATIONS
• Diplôme d’études collégiales (DEC technique de trois ans) dans un domaine lié aux principales responsabilités et de quatre à sept ans d’expérience de travail pertinente.
• Excellent sens de l’organisation et de l’administration; souci du détail, efficacité, capacité de résoudre les problèmes et sens supérieur des relations interpersonnelles.
• Aptitude à travailler sous pression en respectant des délais serrés; sens de l’initiative.
• Excellent sens des relations interpersonnelles et de la communication.
• Capacité d’interpréter les situations et de résoudre les conflits avec professionnalisme et discrétion.
• Très bonne connaissance (niveau 5) de l’anglais parlé et écrit; bonne connaissance (niveau 4) du français parlé et écrit.
• Connaissance avancée d’Outlook, de Word et de PowerPoint; connaissance intermédiaire d’Excel.
• Bonne connaissance des technologies informatiques et bureautiques ainsi que des systèmes administratifs et informatiques.
• Connaissance de la gestion immobilière ou de propriétés ainsi que du secteur de la construction un atout.
• Expérience dans un établissement d’enseignement un atout.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à l’aider à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse hr-employment@concordia.ca. Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.
Coordonnatrice administrative ou coordonnateur administratif
Top Benefits
About the role
Numéro de poste: 50000935 / P5877
Département: Services administratifs, Gestion immobilière
Niveau: GR09
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $35,07 - $42,18 per hour
Syndicat/Association/Politiques RH: SESUC
Date limite de candidature: July 29, 2025
Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.
REMARQUE : Cet affichage représente un contrat de remplacement jusqu’au 14 octobre 2026
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de la directrice ou du directeur des services administratifs au sein du Service de gestion immobilière, contribuer à la bonne marche des activités quotidiennes de l’unité des services administratifs du Service de gestion immobilière; apporter de façon proactive un soutien administratif, logistique et organisationnel à la directrice ou au directeur; s’occuper de l’emploi du temps de la directrice ou du directeur, de la coordination des réunions, de la création et de la gestion de la documentation de même que de la gestion de l’information, notamment la conservation et l’archivage.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Gérer l’emploi du temps et l’horaire de travail de la directrice ou du directeur; organiser les réunions, les conférences téléphoniques, les webinaires, les conférences et les réservations; coordonner les horaires et les aspects logistiques; organiser de façon proactive les informations pertinentes, les documents, les communications avec les médias et le matériel requis.
• Gérer le courrier électronique et les autres formes de communication et de demandes; établir l’ordre de priorité des demandes, les coordonner et les déléguer à des personnes subordonnées directes et à des collaboratrices et collaborateurs du service; recueillir et traiter les informations afin de préparer et de gérer les réponses et les suivis.
• Assurer le suivi des documents administratifs qui nécessitent divers niveaux d’approbation; les classer et les répertorier; concevoir et tenir à jour des guides et des outils en vue de s’assurer que le personnel de la direction apprend et suit les contrôles, les politiques et les directives en vigueur au service et à l’Université.
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel administratif de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint, des directrices et directeurs principaux, des directrices et directeurs ainsi que des gestionnaires du Service de gestion immobilière; fournir un soutien pendant les congés et les autres absences.
• Appuyer les projets et programmes dirigés par la directrice ou le directeur qui nécessitent un travail de recherche, de rédaction, de lecture d’épreuves (de traduction au besoin) et de suivi; au besoin, créer des demandes en ligne, préparer des contrats et d’autres documents liés à l’approvisionnement; préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux.
• Offrir un soutien logistique et administratif à la directrice ou au directeur; gérer les dossiers électroniques et imprimés en analysant et en classant les documents et les courriels afin qu’ils soient bien rangés et archivés; veiller au respect des règlements et directives du Service de gestion des documents et des archives; interagir avec l’équipe des archives pour assurer l’efficacité de l’entreposage et de la récupération des documents.
• Produire, passer en revue et actualiser les rapports et les présentations pour toute la direction; préparer les documents à distribuer aux comités; réunir l’information nécessaire pour générer des tableaux de bord, des rapports et des présentations, et communiquer les résultats au besoin.
• Tenir à jour les dossiers d’emploi des gestionnaires et du personnel du service qui travaillent sous l’autorité de la directrice ou du directeur; créer et tenir à jour des outils de suivi pour les vacances, le temps personnel, le temps mis en réserve et les absences.
• Rédiger des lettres, rapports, directives détaillées et autres documents, et les diffuser au nom de la directrice ou du directeur.
• S’acquitter d’autres tâches liées au bon fonctionnement de l’unité, au besoin ou à la demande des gestionnaires ou de la direction.
QUALIFICATIONS
• Diplôme d’études collégiales (DEC technique de trois ans) dans un domaine lié aux principales responsabilités et de quatre à sept ans d’expérience de travail pertinente.
• Excellent sens de l’organisation et de l’administration; souci du détail, efficacité, capacité de résoudre les problèmes et sens supérieur des relations interpersonnelles.
• Aptitude à travailler sous pression en respectant des délais serrés; sens de l’initiative.
• Excellent sens des relations interpersonnelles et de la communication.
• Capacité d’interpréter les situations et de résoudre les conflits avec professionnalisme et discrétion.
• Très bonne connaissance (niveau 5) de l’anglais parlé et écrit; bonne connaissance (niveau 4) du français parlé et écrit.
• Connaissance avancée d’Outlook, de Word et de PowerPoint; connaissance intermédiaire d’Excel.
• Bonne connaissance des technologies informatiques et bureautiques ainsi que des systèmes administratifs et informatiques.
• Connaissance de la gestion immobilière ou de propriétés ainsi que du secteur de la construction un atout.
• Expérience dans un établissement d’enseignement un atout.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à l’aider à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse hr-employment@concordia.ca. Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.