Adjoint(e) de direction, service des RH et service de SSE
Top Benefits
About the role
Numéro de poste: 50021764
Département: Vice-rectorat associé, Ressources humaines
Niveau: GR09
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $69 761,00 - $80 896,00 par année
Syndicat/Association/Politiques RH: APCAUC
Date limite de candidature: le 30 juillet 2025
Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines et, indirectement, de la directrice ou du directeur du Service de santé, sécurité et environnement, fournir un soutien administratif et logistique à la vice-rectrice adjointe ou au vice-recteur adjoint aux ressources humaines ainsi qu’à la directrice ou au directeur du Service de santé, sécurité et environnement. Servir de personne-ressource pour les deux bureaux et répondre aux demandes relatives aux politiques et aux procédures des services.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Superviser les activités administratives quotidiennes de la directrice ou du directeur du Service de santé, sécurité et environnement, de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines et des unités associées en fournissant un soutien administratif complet.
• Préparer et suivre le budget du Service de santé, sécurité et environnement, y compris examiner les données financières, gérer les comptes fournisseurs et clients, et respecter les politiques et procédures en matière d’approvisionnement.
• Aider à la préparation des rapports budgétaires pour le Bureau de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines. Soumettre des rapports budgétaires intérimaires à la ou au chef de l’administration des Ressources humaines et des projets, le cas échéant, et fournir un rapport définitif à la fin de l’exercice financier. Traiter et vérifier les factures et les notes de frais pour le service afin d’en assurer l’exactitude et la conformité avec les procédures financières.
• Rédiger de la correspondance, y compris des lettres, des courriels, des notes de service, des rapports et des présentations PowerPoint, tout en répondant à des demandes courantes ou exceptionnelles.
• Gérer l’emploi du temps de la directrice ou du directeur du Service de santé, sécurité et environnement ainsi que de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines, organiser des rendez-vous et des réunions internes et externes, préparer les documents requis, transcrire les comptes rendus de réunions et compiler des rapports.
• Assister la directrice ou le directeur du Service de santé, sécurité et environnement ainsi que la vice-rectrice adjointe ou le vice-recteur adjoint aux ressources humaines dans la coordination et le suivi des projets, des activités et des programmes en surveillant les progrès réalisés, en informant ces personnes des questions prioritaires et en veillant à l’exécution en temps voulu de la correspondance et des mesures à prendre.
• Appuyer l’élaboration et la mise en œuvre des procédures administratives, notamment en ce qui concerne la gestion des documents (numériques et imprimés).
• Fournir un soutien administratif aux comités de l’Université tels que le comité de santé et de sécurité, le sous-comité de sécurité de la recherche et de l’enseignement, le sous-comité de sécurité des bureaux, le sous-comité de sécurité de la gestion immobilière et le comité de radioprotection.
• Coordonner le processus du collège électoral, y compris les communications, les appels à candidatures et le maintien d’un système de classement organisé.
• Contribuer à la collecte et à la préparation des données pour les rapports tels que le rapport du conseil d’administration, le rapport d’activité mensuel, les rapports annuels des services et d’autres publications périodiques, en vue d’assurer leur diffusion en temps utile.
• Entretenir des relations fructueuses avec le Vice-rectorat aux services et au développement durable, ainsi qu’avec d’autres bureaux administratifs de haut niveau à l’échelle de l’Université.
• Assurer des fonctions de bureau et de soutien administratif pour les services, y compris la réservation de salles, la documentation standardisée et la préparation de rapports à l’intention des parties prenantes internes et externes.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes à propos de dossiers délicats ou confidentiels.
• Appuyer la coordination des événements parrainés par les Ressources humaines, tels que le repas en l’honneur des personnes retraitées et des personnes employées possédant de longs états de service, et gérer les activités promotionnelles et sociales organisées par le Bureau de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines.
• Traiter les processus administratifs liés aux ressources humaines, y compris le recrutement et la supervision du personnel occasionnel.
• Coordonner les initiatives de nature confidentielle et délicate au nom de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines.
• S’acquitter d’autres tâches liées au fonctionnement de l’unité, à la demande de la directrice ou du directeur du Service de santé, sécurité et environnement, ou encore de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines.
QUALIFICATIONS
• Diplôme d’études collégiales (DEC de trois ans) en administration et de deux à quatre ans d’expérience pertinente dans un environnement complexe.
• Grande capacité d’adaptation; capacité de faire avancer les choses tant par les voies officielles que par les voies informelles.
• Très bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais et français parlé et écrit ainsi que pour fournir des renseignements aux membres du personnel de même qu’à la communauté interne et externe, aider à rédiger des rapports et assurer un soutien administratif général.
• Connaissance intermédiaire de Word (concevoir, créer et formater des documents complexes, utiliser le publipostage); connaissance de base d’Excel (créer et modifier des feuilles de calcul) et de PowerPoint (créer des présentations); connaissance pratique des logiciels de gestion de sites Web; connaissance intermédiaire d’Adobe Acrobat Reader. Connaissance des systèmes d’information SAP pour les ressources humaines, les finances et l’approvisionnement un atout.
• Excellent sens de l’organisation afin de planifier efficacement les tâches et d’établir les priorités de travail en fonction d’échéances serrées.
• Bases solides en gestion financière. Aptitude à examiner des données financières, à préparer et à suivre des budgets, à gérer les comptes fournisseurs et clients ainsi qu’à respecter les politiques et les procédures en matière d’approvisionnement.
• Connaissance générale des politiques et des pratiques comptables.
• Excellent sens de la communication et de l’organisation; discrétion, minutie, aptitude à prendre des initiatives et à effectuer plusieurs tâches à la fois. Capacité d’agir avec tact et diplomatie.
• Capacité de travailler de façon autonome et en équipe.
• Sens aigu des relations interpersonnelles, de la résolution de problèmes et du service à la clientèle. Aptitude éprouvée à entretenir de bons rapports avec les personnes de tous les niveaux organisationnels ainsi qu’avec la clientèle de l’externe.
• Capacité de traiter les questions avec sensibilité et discrétion.
• Sensibilité aux problèmes – capacité de savoir quand quelque chose ne va pas ou risque de ne pas aller. Aptitude à cerner et à signaler les problèmes, sans nécessairement les résoudre.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à l’aider à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse hr-employment@concordia.ca. Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.
Adjoint(e) de direction, service des RH et service de SSE
Top Benefits
About the role
Numéro de poste: 50021764
Département: Vice-rectorat associé, Ressources humaines
Niveau: GR09
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $69 761,00 - $80 896,00 par année
Syndicat/Association/Politiques RH: APCAUC
Date limite de candidature: le 30 juillet 2025
Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines et, indirectement, de la directrice ou du directeur du Service de santé, sécurité et environnement, fournir un soutien administratif et logistique à la vice-rectrice adjointe ou au vice-recteur adjoint aux ressources humaines ainsi qu’à la directrice ou au directeur du Service de santé, sécurité et environnement. Servir de personne-ressource pour les deux bureaux et répondre aux demandes relatives aux politiques et aux procédures des services.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Superviser les activités administratives quotidiennes de la directrice ou du directeur du Service de santé, sécurité et environnement, de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines et des unités associées en fournissant un soutien administratif complet.
• Préparer et suivre le budget du Service de santé, sécurité et environnement, y compris examiner les données financières, gérer les comptes fournisseurs et clients, et respecter les politiques et procédures en matière d’approvisionnement.
• Aider à la préparation des rapports budgétaires pour le Bureau de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines. Soumettre des rapports budgétaires intérimaires à la ou au chef de l’administration des Ressources humaines et des projets, le cas échéant, et fournir un rapport définitif à la fin de l’exercice financier. Traiter et vérifier les factures et les notes de frais pour le service afin d’en assurer l’exactitude et la conformité avec les procédures financières.
• Rédiger de la correspondance, y compris des lettres, des courriels, des notes de service, des rapports et des présentations PowerPoint, tout en répondant à des demandes courantes ou exceptionnelles.
• Gérer l’emploi du temps de la directrice ou du directeur du Service de santé, sécurité et environnement ainsi que de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines, organiser des rendez-vous et des réunions internes et externes, préparer les documents requis, transcrire les comptes rendus de réunions et compiler des rapports.
• Assister la directrice ou le directeur du Service de santé, sécurité et environnement ainsi que la vice-rectrice adjointe ou le vice-recteur adjoint aux ressources humaines dans la coordination et le suivi des projets, des activités et des programmes en surveillant les progrès réalisés, en informant ces personnes des questions prioritaires et en veillant à l’exécution en temps voulu de la correspondance et des mesures à prendre.
• Appuyer l’élaboration et la mise en œuvre des procédures administratives, notamment en ce qui concerne la gestion des documents (numériques et imprimés).
• Fournir un soutien administratif aux comités de l’Université tels que le comité de santé et de sécurité, le sous-comité de sécurité de la recherche et de l’enseignement, le sous-comité de sécurité des bureaux, le sous-comité de sécurité de la gestion immobilière et le comité de radioprotection.
• Coordonner le processus du collège électoral, y compris les communications, les appels à candidatures et le maintien d’un système de classement organisé.
• Contribuer à la collecte et à la préparation des données pour les rapports tels que le rapport du conseil d’administration, le rapport d’activité mensuel, les rapports annuels des services et d’autres publications périodiques, en vue d’assurer leur diffusion en temps utile.
• Entretenir des relations fructueuses avec le Vice-rectorat aux services et au développement durable, ainsi qu’avec d’autres bureaux administratifs de haut niveau à l’échelle de l’Université.
• Assurer des fonctions de bureau et de soutien administratif pour les services, y compris la réservation de salles, la documentation standardisée et la préparation de rapports à l’intention des parties prenantes internes et externes.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes à propos de dossiers délicats ou confidentiels.
• Appuyer la coordination des événements parrainés par les Ressources humaines, tels que le repas en l’honneur des personnes retraitées et des personnes employées possédant de longs états de service, et gérer les activités promotionnelles et sociales organisées par le Bureau de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines.
• Traiter les processus administratifs liés aux ressources humaines, y compris le recrutement et la supervision du personnel occasionnel.
• Coordonner les initiatives de nature confidentielle et délicate au nom de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines.
• S’acquitter d’autres tâches liées au fonctionnement de l’unité, à la demande de la directrice ou du directeur du Service de santé, sécurité et environnement, ou encore de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint aux ressources humaines.
QUALIFICATIONS
• Diplôme d’études collégiales (DEC de trois ans) en administration et de deux à quatre ans d’expérience pertinente dans un environnement complexe.
• Grande capacité d’adaptation; capacité de faire avancer les choses tant par les voies officielles que par les voies informelles.
• Très bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais et français parlé et écrit ainsi que pour fournir des renseignements aux membres du personnel de même qu’à la communauté interne et externe, aider à rédiger des rapports et assurer un soutien administratif général.
• Connaissance intermédiaire de Word (concevoir, créer et formater des documents complexes, utiliser le publipostage); connaissance de base d’Excel (créer et modifier des feuilles de calcul) et de PowerPoint (créer des présentations); connaissance pratique des logiciels de gestion de sites Web; connaissance intermédiaire d’Adobe Acrobat Reader. Connaissance des systèmes d’information SAP pour les ressources humaines, les finances et l’approvisionnement un atout.
• Excellent sens de l’organisation afin de planifier efficacement les tâches et d’établir les priorités de travail en fonction d’échéances serrées.
• Bases solides en gestion financière. Aptitude à examiner des données financières, à préparer et à suivre des budgets, à gérer les comptes fournisseurs et clients ainsi qu’à respecter les politiques et les procédures en matière d’approvisionnement.
• Connaissance générale des politiques et des pratiques comptables.
• Excellent sens de la communication et de l’organisation; discrétion, minutie, aptitude à prendre des initiatives et à effectuer plusieurs tâches à la fois. Capacité d’agir avec tact et diplomatie.
• Capacité de travailler de façon autonome et en équipe.
• Sens aigu des relations interpersonnelles, de la résolution de problèmes et du service à la clientèle. Aptitude éprouvée à entretenir de bons rapports avec les personnes de tous les niveaux organisationnels ainsi qu’avec la clientèle de l’externe.
• Capacité de traiter les questions avec sensibilité et discrétion.
• Sensibilité aux problèmes – capacité de savoir quand quelque chose ne va pas ou risque de ne pas aller. Aptitude à cerner et à signaler les problèmes, sans nécessairement les résoudre.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à l’aider à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse hr-employment@concordia.ca. Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.