Aperçu du poste

La fourchette d'embauche pour ce poste est comprise entre 73 499,40 et 84 479,85 dollars.

Assurer la gestion quotidienne et le soutien administratif du bureau de l'équipe dirigeante de l'ALREO (vice-président, opérations, vice-président chargé des finances et de l'administration et vice-président chargé des ressources humaines). Fournir un soutien administratif et logistique aux différents comités en fonction des besoins.

Les responsabilités sont les suivantes:
Coordination et planification

• Servir de point de contact et de ressource pour les appels entrants, les courriels et les visiteurs au bureau du vice-président, opérations, du vice-président chargé des finances et de l'administration et du vice-président chargé des ressources humaines.

• Triage et réponse aux demandes d'informations ou de documents émanant de parties prenantes internes et externes.

• Assurer la liaison avec l'équipe de direction pour le transfert et la coordination des informations et des produits livrables au nom du vice-président, opérations, du vice-président chargé des finances et de l'administration et du vice-président chargé des ressources humaines.

• Gérer les calendriers, notamment en établissant des priorités et en acceptant ou en refusant les invitations, en organisant les réunions et la logistique connexe, et en suivant les échéances et les délais critiques.

• Coordonner la préparation et le flux d'informations et de documents pour les réunions, les événements et les engagements.

• Suivre les questions émergentes, entreprendre la collecte d'informations et tenir informés le vice-président, opérations, le vice-président chargé des finances et de l'administration et le vice-président chargé des ressources humaines.

• Réagit aux situations et aux crises émergentes et modifie en conséquence les calendriers, les réunions, les déplacements et les séances d'information.

Soutien aux comités

• Apporte son soutien au vice-président, opérations, au vice-président chargé des finances et de l'administration et au vice-président chargé des ressources humaines pour les comités en ce qui concerne la création et la distribution de l'ordre du jour, des procès-verbaux antérieurs et des documents d'appui.

• Organise la logistique des réunions.

• Assurer la gestion des documents et des dossiers des comités (organisation, mise à jour et archivage).

• Assister aux réunions et préparer les procès-verbaux pour approbation.

• Assurer la liaison avec les membres du comité ou en cas de besoin.

Gestion financière

• Aider à la préparation et à la vérification de la présentation du budget ainsi qu'au suivi continu des dépenses et à l'établissement de rapports sur les écarts.

• Il supervise la réception, le traitement, la vérification, le rapprochement et le paiement des factures et des dépenses.

Gestion des documents et administration de bureau

• Préparer, mettre en forme et éditer une série de documents sous différentes formes (documents Word, feuilles de calcul, présentations) - notes de service, correspondance, rapports, matériel de formation, présentations, feuilles de calcul, conférences, affiches, manuscrits, politiques, procédures, applications de recherche, processus d'accréditation.
• Créer ou aider à créer des formulaires et des modèles.
• Maintenir des systèmes de suivi pour les documents et les produits livrables - tant sur papier que sous forme électronique.
• Gérer des bases de données et des systèmes d'archivage, y compris la création de fichiers, la saisie de données, la validation des données et l'archivage.
• Organiser des services de traduction.
• Effectuer des recherches sur Internet pour identifier et récupérer des informations, des rapports, des publications, etc.
• Triage et suivi du courrier et des courriels entrants en vue d'y répondre et d'y donner suite.
• Photocopie, télécopie et numérise une série de documents et d'informations.
• Organise des services de courrier et de messagerie.

Exigences pré-requis

• Diplôme d'études supérieures en administration de bureau ;

• Au moins cinq ans d'expérience dans une fonction de soutien administratif ;

• Solide connaissance des pratiques d'administration de bureau, notamment de la gestion du temps, de la gestion des documents, de la programmation, des procès-verbaux/transcriptions, du soutien financier et du service à la clientèle ;

• Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles ;

• Connaissance des politiques, pratiques et exigences des comités/conseils d'administration ;

• Capacité à faire preuve d'un haut degré de confidentialité ;

• Connaissance des pratiques réglementaires et d'accréditation pertinentes et de la terminologie médicale ;

• Bien organisé et doté de compétences avérées en matière de gestion du temps et de capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois ;

• Connaissance et expérience du matériel de bureau (ordinateurs, photocopieurs, scanners) ;

• Maîtrise des applications Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).

À titre de condition pré-emploi, le candidat retenu doit soumettre un rapport de vérification d’antécédents judiciaires dans le secteur vulnérable, et daté de moins de six (6) mois à compter de la date d’émission.

*Politique de vaccination obligatoire*
Selon la politique de vaccination COVID-19 de l'ALREO, si vous êtes retenu dans le processus de sélection, une offre d'emploi sera conditionnelle à la présentation d'un document émis par le gouvernement confirmant que vous avez été complètement vacciné avec un vaccin approuvé au Canada. Toute personne qui ne peut pas être vaccinée pour des raisons médicales ou pour d'autres motifs reconnus par le Code des droits de la personne peut demander un accommodement.

Veuillez noter qu'en ce qui concerne la pandémie de COVID-19, la position de la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP) est qu'une croyance singulière ou une préférence personnelle contre les vaccins et/ou les masques n'est pas protégée pour des raisons de croyance en vertu du Code.

Rotation/Quarts de travail

De jour, quarts de 8 heures (08:00-16:00). À titre d’information seulement - L’ALREO se reserve le droit de modifier.

Qualifications souhaitables

• Le bilinguisme (français et anglais) est un atout.

Équité en matière d’emploi

À l’Association des laboratoires régionaux de l’Est de l’Ontario (ALREO), nous nous engageons à favoriser un milieu de travail accessible, où tous les employés et candidats se sentent respectés. Nous adhérons au principe d’adaptation en milieu de travail. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, à n’importe quelle étape du processus de recrutement et par la suite, veuillez en aviser un membre de l’équipe des ressources humaines et il nous fera plaisir de collaborer avec vous afin de répondre à vos besoins.

Comment postuler

Pour postuler, envoyez votre demande d’emploi au plus tard à 23 h 59 (heure normale de l’Est) le jour de la date de clôture. Pour nous aider à déterminer si vous avez les exigences requises, veuillez fournir tous les renseignements nécessaires. Autrement, votre candidature sera rejetée. Nous remercions tous les candidats qui présentent une demande, mais seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Merci de votre collaboration.