About the role
Job Title
Bilingual Court Clerk Cashier
Job Number
J0725-0101
Job Code
09B100
Job Category
Legal
Location:
362 Montreal Street
Bargaining Unit
CUPE
Job Type
Full Time
Number Of Positions
1
Hours Of Work
35 hrs/wk
Salary
$27.42 - $33.66/Hour
Date Posted
July 11, 2025
Closing Date
July 25, 2025
Position Summary
The Bilingual Court Clerk Cashier provides excellent customer service to Provincial Offences Administration (POA) clients and stakeholders including enforcement agencies, lawyers, prosecutors, and judiciary. The Court Clerk Cashier acts as a courtroom clerk/monitor to prepare dockets, the courtroom, read charges, record the defendant’s plea, amend information when necessary and endorse court documents with pertinent information.
Key Duties & Responsibilities
Responsible to record case dispositions on Integrated Court Offences Network (ICON), administer oaths to witnesses and interpreters, prepare and issue orders of the court, including probation orders, sentencing information etc., record court proceedings using recording equipment; record, store and control access of courtroom exhibits and tapes as per the provincial and municipal retention schedule
Provide reception duties and answer correspondence
Receive and process payments for fines, restitution, fees and costs at public counter, online services and by mail; provide bilingual information regarding charges and hearing date
Complete daily cash reconciliation process, adhere to banking, bookkeeping and accounting procedures as established by provincial and municipal audit standards
Receive documents, verify control lists, assign numeric identifiers to Part III information, input information into ICON system; open, sort and distribute and prepare mail, update, monitor and reconcile fail to respond dockets, guilty pleas with submissions and judicial pre-trials
Review files, records and other documents to obtain information to respond to requests; assist with preparation of reopening and appeal documents for transfer; schedule trials for the Provincial Offences Court
Liaise with enforcement agencies, court officers, prosecutors, defendants, agents and prepare bilingual Notices of Hearing
Accept responsibility for efficient process of charges and monies and provide efficient and effective bilingual customer service in a high volume court office
Qualifications, Competencies
1 year certificate in office administration or equivalent
One (1) year experience in an office setting with a complex, fast paced work environment, preferably in an environment governed by legislation, regulations and policies
Courtroom clerk/monitor experience an asset
Bilingual in French and English is required
**Please refer to City of Kingston website to see the full job posting**
Closing Statement
Please inform us of any accommodations we need to make to ensure a barrier-free recruitment experience. Accommodations are available in accordance with the Ontario Human Rights Code (OHRC)and Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA) at any stage in the recruitment process. We’re happy to provide more information if you email us at HRCity@cityofkingston.ca.
Please apply to Career Opportunities at: www.cityofkingston.ca/Careers
__________________________________________________________________________________________________________
Titre du poste
Greffier-cassier (greffière-caissière) bilingue
Brève Description Du Poste
Le greffier-cassier (greffière-caissière) bilingue fournit un excellent service aux clients et aux intervenants de l'Administration des infractions provinciales (AIP), y compris les parties prenantes d'application de la loi, les avocat(e)s, les procureurs les membres de la magistrature. Le greffier-cassier (greffière-caissière) agit en tant que greffier (greffière) / moniteur (monitrice) de la salle tribunal pour préparer les rôles, la salle d'audience, lire les accusations, enregistrer la plaidoirie du défendeur, modifier l'information au besoin et endosser les documents de la cour avec des informations pertinentes.
Fonctions Et Responsabilités Principales
Responsable de l’enregistrement des décisions sur le réseau intégré d’information des infractions (ICON), faire prêter serment aux témoins et aux interprètes, préparer et livrer les ordonnances du tribunal, y compris les ordonnances de probation, les informations sur les peines, etc., enregistrer les procédures judiciaires à l'aide du matériel d'enregistrement ; enregistrer, stocker et contrôler l'accès aux pièces à conviction et aux enregistrements de la salle d'audience conformément aux règlements de conservation provinciaux et municipaux
Assurer la réception et répondre à la correspondance
Recevoir et traiter les paiements d'amendes, de dédommagements, de frais et de coûts au guichet public, par les services en ligne et par courrier ; fournir des informations bilingues concernant les charges et la date de l'audience.
Effectuer le processus quotidien de rapprochement des comptes, respecter les procédures bancaires, comptables et de tenue de livres établies par les normes d'audit provinciales et municipales.
Recevoir les documents, vérifier les listes de contrôle, attribuer des identifiants numériques aux informations de la Partie III, saisir les informations dans le système ICON; ouvrir, trier, distribuer et préparer le courrier; mettre à jour, surveiller et rapprocher les rôles pour défaut de réponse, les plaidoyers de culpabilité avec observations et les conférences préparatoires devant un juge.
Examiner des dossiers, des registres et d'autres documents afin d'obtenir des informations pour répondre aux demandes ; assister à la préparation des documents de réouverture et d'appel pour le transfert ; programmer des procès pour la cour des infractions provinciales.
Assurer la liaison avec les organismes d’application de la loi, les auxiliaires de justice, les procureurs, les défendeurs, les représentants et préparer des avis d’audience bilingues.
Accepter la responsabilité du traitement efficace des accusations et des sommes d'argent et fournir un service à la clientèle bilingue efficace dans un bureau de tribunal à haut volume.
Formation, expérience et compétences
Certificat (1 an) en administration de bureau ou équivalent
Un an (1) d’expérience dans un bureau de travail complexe et rapide, de préférence dans un environnement régi par des lois, des règlements et des politiques.
Expérience comme greffier (greffière) / moniteur (monitrice) de salle tribunal est un atout
Maîtrise de l'anglais et du français est obligatoire
Énoncé de clôture
Veuillez transmettre votre curriculum vitae en vous rendant sur la page des possibilités d'emploi : http://www.cityofkingston.ca/Careers .
About City of Kingston
Kingston's vision of being a smart, livable 21st century city is fast becoming reality. History and innovation thrive in our dynamic city located along the beautiful shores of Lake Ontario, an easy drive from Toronto, Ottawa and Montreal, in the heart of eastern Ontario. With a stable and diversified economy that includes global corporations, innovative startups and all levels of government, Kingston's high quality of life offers access to world-class education and research institutions, advanced healthcare facilities, affordable living and vibrant entertainment and tourism activities.
To reach the City of Kingston, submit a request about municipal programs and services at contactus@cityofkingston.ca . City staff will aim to respond within two business days. If your inquiry is time-sensitive, please call 613-546-0000 Monday to Friday, 8 a.m. to 5 p.m.
Accessible Information: If you require information in an alternate format, call 613-546-0000. We will work with you to understand your specific needs and provide information within a reasonable timeframe.
About the role
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Bilingual Court Clerk Cashier
Job Number
J0725-0101
Job Code
09B100
Job Category
Legal
Location:
362 Montreal Street
Bargaining Unit
CUPE
Job Type
Full Time
Number Of Positions
1
Hours Of Work
35 hrs/wk
Salary
$27.42 - $33.66/Hour
Date Posted
July 11, 2025
Closing Date
July 25, 2025
Position Summary
The Bilingual Court Clerk Cashier provides excellent customer service to Provincial Offences Administration (POA) clients and stakeholders including enforcement agencies, lawyers, prosecutors, and judiciary. The Court Clerk Cashier acts as a courtroom clerk/monitor to prepare dockets, the courtroom, read charges, record the defendant’s plea, amend information when necessary and endorse court documents with pertinent information.
Key Duties & Responsibilities
Responsible to record case dispositions on Integrated Court Offences Network (ICON), administer oaths to witnesses and interpreters, prepare and issue orders of the court, including probation orders, sentencing information etc., record court proceedings using recording equipment; record, store and control access of courtroom exhibits and tapes as per the provincial and municipal retention schedule
Provide reception duties and answer correspondence
Receive and process payments for fines, restitution, fees and costs at public counter, online services and by mail; provide bilingual information regarding charges and hearing date
Complete daily cash reconciliation process, adhere to banking, bookkeeping and accounting procedures as established by provincial and municipal audit standards
Receive documents, verify control lists, assign numeric identifiers to Part III information, input information into ICON system; open, sort and distribute and prepare mail, update, monitor and reconcile fail to respond dockets, guilty pleas with submissions and judicial pre-trials
Review files, records and other documents to obtain information to respond to requests; assist with preparation of reopening and appeal documents for transfer; schedule trials for the Provincial Offences Court
Liaise with enforcement agencies, court officers, prosecutors, defendants, agents and prepare bilingual Notices of Hearing
Accept responsibility for efficient process of charges and monies and provide efficient and effective bilingual customer service in a high volume court office
Qualifications, Competencies
1 year certificate in office administration or equivalent
One (1) year experience in an office setting with a complex, fast paced work environment, preferably in an environment governed by legislation, regulations and policies
Courtroom clerk/monitor experience an asset
Bilingual in French and English is required
**Please refer to City of Kingston website to see the full job posting**
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Please inform us of any accommodations we need to make to ensure a barrier-free recruitment experience. Accommodations are available in accordance with the Ontario Human Rights Code (OHRC)and Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA) at any stage in the recruitment process. We’re happy to provide more information if you email us at HRCity@cityofkingston.ca.
Please apply to Career Opportunities at: www.cityofkingston.ca/Careers
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Titre du poste
Greffier-cassier (greffière-caissière) bilingue
Brève Description Du Poste
Le greffier-cassier (greffière-caissière) bilingue fournit un excellent service aux clients et aux intervenants de l'Administration des infractions provinciales (AIP), y compris les parties prenantes d'application de la loi, les avocat(e)s, les procureurs les membres de la magistrature. Le greffier-cassier (greffière-caissière) agit en tant que greffier (greffière) / moniteur (monitrice) de la salle tribunal pour préparer les rôles, la salle d'audience, lire les accusations, enregistrer la plaidoirie du défendeur, modifier l'information au besoin et endosser les documents de la cour avec des informations pertinentes.
Fonctions Et Responsabilités Principales
Responsable de l’enregistrement des décisions sur le réseau intégré d’information des infractions (ICON), faire prêter serment aux témoins et aux interprètes, préparer et livrer les ordonnances du tribunal, y compris les ordonnances de probation, les informations sur les peines, etc., enregistrer les procédures judiciaires à l'aide du matériel d'enregistrement ; enregistrer, stocker et contrôler l'accès aux pièces à conviction et aux enregistrements de la salle d'audience conformément aux règlements de conservation provinciaux et municipaux
Assurer la réception et répondre à la correspondance
Recevoir et traiter les paiements d'amendes, de dédommagements, de frais et de coûts au guichet public, par les services en ligne et par courrier ; fournir des informations bilingues concernant les charges et la date de l'audience.
Effectuer le processus quotidien de rapprochement des comptes, respecter les procédures bancaires, comptables et de tenue de livres établies par les normes d'audit provinciales et municipales.
Recevoir les documents, vérifier les listes de contrôle, attribuer des identifiants numériques aux informations de la Partie III, saisir les informations dans le système ICON; ouvrir, trier, distribuer et préparer le courrier; mettre à jour, surveiller et rapprocher les rôles pour défaut de réponse, les plaidoyers de culpabilité avec observations et les conférences préparatoires devant un juge.
Examiner des dossiers, des registres et d'autres documents afin d'obtenir des informations pour répondre aux demandes ; assister à la préparation des documents de réouverture et d'appel pour le transfert ; programmer des procès pour la cour des infractions provinciales.
Assurer la liaison avec les organismes d’application de la loi, les auxiliaires de justice, les procureurs, les défendeurs, les représentants et préparer des avis d’audience bilingues.
Accepter la responsabilité du traitement efficace des accusations et des sommes d'argent et fournir un service à la clientèle bilingue efficace dans un bureau de tribunal à haut volume.
Formation, expérience et compétences
Certificat (1 an) en administration de bureau ou équivalent
Un an (1) d’expérience dans un bureau de travail complexe et rapide, de préférence dans un environnement régi par des lois, des règlements et des politiques.
Expérience comme greffier (greffière) / moniteur (monitrice) de salle tribunal est un atout
Maîtrise de l'anglais et du français est obligatoire
Énoncé de clôture
Veuillez transmettre votre curriculum vitae en vous rendant sur la page des possibilités d'emploi : http://www.cityofkingston.ca/Careers .
About City of Kingston
Kingston's vision of being a smart, livable 21st century city is fast becoming reality. History and innovation thrive in our dynamic city located along the beautiful shores of Lake Ontario, an easy drive from Toronto, Ottawa and Montreal, in the heart of eastern Ontario. With a stable and diversified economy that includes global corporations, innovative startups and all levels of government, Kingston's high quality of life offers access to world-class education and research institutions, advanced healthcare facilities, affordable living and vibrant entertainment and tourism activities.
To reach the City of Kingston, submit a request about municipal programs and services at contactus@cityofkingston.ca . City staff will aim to respond within two business days. If your inquiry is time-sensitive, please call 613-546-0000 Monday to Friday, 8 a.m. to 5 p.m.
Accessible Information: If you require information in an alternate format, call 613-546-0000. We will work with you to understand your specific needs and provide information within a reasonable timeframe.