Job percentage: 30%

Nature of the work

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in developing a program of activities for the day care service and ensuring supervision so as to foster, in keeping with the educational project of the school, the overall development of students while taking into account the interests and needs of the students and the rules. The employee sees to the general well-being of students and ensures their health and safety.

The employee also performs technical work related to the operation of the day care service, particularly with regard to the management of financial, human and material resources.

Characteristic Functions

• The employee works with the school administration on planning and developing the program of activities and evaluating the projects of the service in keeping with the educational project of the school and ensures that it is implemented. He or she sees to the organization of special activities, especially pedagogical days. He or she may, in addition, carry out some or all of the duties of a day care service educator.

• Under the responsibility of the administration, the employee draws up the operating rules of the day care service and the procedures for registration, attendance, welcoming of students and accompanying them until they leave with their parents.

• Prepare and conduct information meetings intended for parents concerning the organization and operation of the day care service. they inform parents and students of the rules established.

• Monitor and carry out the admission and registration of students.

• Verify the students’ attendance reports; enter pertinent data using the appropriate software and produce various reports and statistics; enter information provided by the educator concerning students’ behaviour.

• Ensure that the laws, regulations and various measures applicable to a day care service, particularly in matters pertaining to hygiene, safety, prevention, cleanliness of materials and rooms and the storage and distribution of medication.

• Ensure communication between the day care service and the school administration, parents, school board staff and outside organizations. Within their competence, the employee follows up on complaints or forwards them to the department concerned.

• Assist the schools` administration in determining budgetary estimates: prepare and analyze the data required for estimating revenue from enrolment, grants, allowances and other operating expenses.

• According to the procedure established, they carry out billing, collection and recovery of amounts due. They are responsible for cash receipts, various payments, keeps a petty cash and makes deposits. They prepare various reports, official statements, financial statements and accounts reconciliation.

• Monitor the day care service’s budget and oversees expenses; fill out various forms and applications for allowances and grants and forward the information on budget balance.

• Under the authority of the school administration, the employee participates in determining staffing needs based on the student enrolment forecasts, drawing up work schedules and preparing the staff’s vacation schedule.

• Under the responsibility of the school administration, the employee works with others in developing and maintaining harmonious relations among the day care service staff members. They prepare and conduct coordination meetings of their service; distributes certain tasks; with their team members, evaluate the services rendered.

• Keep a staff attendance record and verify the record of hours worked. Carry out the measures required to replace absent employees while complying with the rules in effect.

• Participate in the physical and material organization of the day care service. Keep an inventory of materials and equipment. Based on the policy established, they order or purchase material, equipment or services; discuss prices with caterers and submit them to parents.

• Use a computer and various software required to perform their work. Update various appropriate registers; may conduct research on the Internet.

• May be required to train less experienced technicians and to coordinate and supervise the work of educators and, if necessary, other support staff in their duties pertaining to the delivery of programs or technical operations for which they are responsible.

• If need be, perform any other related duty.

The use of the masculine gender has been adopted in order to lighten the text and has no discriminatory intent.

Pourcentage de la tâche: 30%

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à concevoir le programme d’activités du service de garde et d’en assurer la supervision, afin de poursuivre, dans le cadre du projet éducatif de l’école, le développement global des élèves en tenant compte de leurs intérêts, de leurs besoins et de la réglementation. Elle veille au bien-être général des élèves, tout en assurant leur santé et leur sécurité.

Elle effectue également des travaux techniques reliés au fonctionnement du service de garde, notamment concernant la gestion des ressources financières, humaines et matérielles.

Attributions caractéristiques

• Participer, avec la direction de l’école, à la planification, à l’élaboration du programme d’activités et à l’évaluation des réalisations du service en tenant compte du projet éducatif de l’école, tout en assurant son application. Voir à l’organisation d’activités spéciales, notamment lors de journées pédagogiques. Exercer une partie ou l’ensemble des attributions de l’éducatrice ou de l’éducateur en service de garde.

• Sous la responsabilité de la direction, élaborer les règles de fonctionnement du service de garde et les règles de procédure pour l’inscription, la prise de présence, l’accueil des élèves et l’accompagnement jusqu’au départ avec le parent. Préparer et animer les rencontres d’information à l’intention des parents concernant l’organisation et le fonctionnement du service de garde. Informer les parents et les élèves concernant les règles établies.

• Contrôler et procéder à l’admission et à l’inscription des élèves. Vérifier les rapports d’assiduité des élèves, saisir les données pertinentes dans le logiciel approprié et produire divers rapports et statistiques ; consigner les informations fournies par l’éducatrice ou l’éducateur concernant le comportement des élèves.

• S’assurer du respect des lois, des règlements et des diverses mesures s’appliquant à un service de garde, notamment en matière d’hygiène, de sécurité, de prévention, de propreté du matériel et des locaux, ainsi que de la conservation et de la distribution des médicaments.

• Assurer les communications du service de garde avec la direction de l’école, les parents, le personnel de la commission scolaire et les organismes externes. Dans la mesure des compétences, donner suite aux plaintes ou les transmettre à la direction concernée.

• Assister la direction de l’école dans l’établissement des prévisions budgétaires : préparer et analyser les données nécessaires à l’estimation des revenus provenant des inscriptions, des subventions, des allocations et des diverses dépenses de fonctionnement.

• Selon la procédure établie, effectuer la facturation, la perception et le recouvrement des sommes dues. Procéder aux encaissements, aux divers paiements, tenir une petite caisse et effectuer les dépôts. Préparer divers rapports, relevés officiels, états financiers et concilier les comptes.

• Effectuer le suivi du budget du service et contrôler les dépenses ; remplir divers formulaires et demandes d’allocations et de subventions et transmettre des informations sur les soldes budgétaires.

• Sous l’autorité de la direction de l’école, participer à l’établissement des besoins de personnel sur la base des prévisions d’inscription d’élèves, à la détermination des horaires de travail et à la préparation d’un calendrier des vacances du personnel.

• Collaborer au développement et au maintien de relations harmonieuses au sein du personnel du service de garde. Préparer et animer les réunions de coordination du service ; répartir certaines tâches ; faire, avec les membres de l’équipe, l’appréciation du service rendu.

• Tenir le registre d’assiduité du personnel et vérifier le relevé des heures travaillées. Effectuer les démarches nécessaires pour le remplacement du personnel absent en tenant compte des règles en vigueur.

• Participer à l’organisation physique et matérielle du service de garde. Tenir l’inventaire du matériel et de l’équipement. Conformément à la politique établie, commander ou procéder à l’achat de matériel, d’équipement ou de services ; discuter des prix avec les traiteurs et les soumettre aux parents.

• Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution des travaux. Tenir à jour les divers registres appropriés ; effectuer des recherches sur Internet.

• Être appelé à initier au travail des techniciennes ou techniciens moins expérimentés, ainsi qu’à coordonner et superviser le travail du personnel éducatif et, au besoin, d’autres membres du personnel de soutien dans les tâches accomplies relativement à la réalisation de programmes d’opérations techniques dont la responsabilité est partagée.

• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée dans le but d’alléger le texte et n’a aucune intention discriminatoire.