PRÉSENTATION DE L’ORGANISME

Le Y des femmes de Montréal, soutenu par sa Fondation, offre des services aux femmes et aux filles afin qu’elles puissent participer et contribuer à la société à la mesure de leurs capacités. Nous intervenons également auprès des acteurs de la collectivité pour les sensibiliser aux enjeux d’exclusion, d’inégalité sociale et de genre, ainsi qu’à l’ensemble des violences faites aux femmes et aux filles et, par le fait même, améliorer les pratiques.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité de la direction finances, administration et immeubles, le ou la Gestionnaire de bureau assure une gestion efficiente et proactive des volets administratifs, immobiliers et contractuels de l’organisation. Il ou elle veille à la bonne gestion des baux (locatifs et commerciaux), entretient les relations avec les fournisseurs, assure l’intégrité des bâtiments et défend les intérêts de l’organisme auprès des partenaires externes. Ce rôle stratégique est central pour assurer un environnement fonctionnel, sécuritaire et en conformité avec les obligations légales et contractuelles.

La Gestionnaire de bureau sera responsable de :

Gestion des baux et contrats

• Assurer la gestion complète des baux : logements, bureaux et ententes avec les particuliers.

• Veiller à la conformité légale des baux et des renouvellements.

• Négocier, renouveler et suivre les contrats de services (entretien ménager, informatique, sécurité, etc.).

• Tenir à jour une base de données des contrats et échéances.

Gestion des relations avec les fournisseurs

• Agir à titre de point de contact principal pour les fournisseurs.

• Évaluer la performance des fournisseurs et recommander des ajustements au besoin.

• Solliciter des soumissions, analyser les offres et effectuer les suivis administratifs.

Gestion immobilière et intégrité des bâtiments

• S’assurer de l’entretien régulier des bâtiments et du bon fonctionnement des systèmes (électricité, plomberie, ventilation, etc.).

• Superviser les inspections, réparations et travaux d’entretien.

• Identifier et suivre les déficiences dans le nouveau bâtiment, en assurer la résolution rapide.

• Mettre en place un calendrier d’entretien préventif.

Représentation et défense des intérêts de l’organisation.

• Agir comme représentant de l’organisation auprès de propriétaires, partenaires immobiliers, municipalités, professionnels techniques, etc.

• Participer aux rencontres, faire valoir les droits et intérêts de l’organisme avec diplomatie et rigueur.

• Rédiger des comptes rendus et des rapports stratégiques à la direction.

Soutien à l’organisation générale du bureau

• Coordonner les besoins logistiques (mobilier, matériel, accès aux espaces).

• Soutenir la direction dans divers suivis administratifs liés à la gestion des lieux.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

FORMATION

• Formation en administration, gestion immobilière, gestion de bureau ou domaine connexe.

EXPÉRIENCE

• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire.

• Connaissance du milieu des OBNL (atout important).

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

• Excellente maîtrise de la langue française et anglaise, autant à l’oral, qu’à l’écrit (les communications se font dans les deux langues, car les fournisseurs de service sont autant francophones qu’anglophones).

CONNAISSANCES TECHNIQUES

• Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office.

• Bonne connaissance des outils bureautiques et de gestion (ex. : Excel, logiciels de suivi contractuel).

ATTITUDES ET HABILETÉS RECHERCHÉES

• Adhésion aux valeurs du Y des femmes de Montréal : respect, non-violence, inclusion, équité, intégrité, solidarité;

• Habiletés marquées en négociation, communication et gestion contractuelle.

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec autonomie et rigueur.

CONDITIONS D’EMPLOI

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée

Horaire : 35 heures / semaine.

Entrée en fonction : Dès que possible

Salaire : Selon l'échelle salariale en vigueur

Conditions de travail : Horaire flexible, REER collectif avec contribution de l’employeur, régime d’assurances collectives, vacances et congés mobiles concurrentiels, accès à un Programme d’Aide aux Employées (PAE). Poste en présentiel, 5 jours / semaine.

COMMENT POSTULER

Si ce défi vous intéresse et que vous vous reconnaissez dans le profil recherché, faites-nous parvenir votre CV à l’attention du service des ressources humaines par courriel à rh@ydesfemmesmtl.org en indiquant le titre du poste dans l’objet du message.

Le Y des femmes de Montréal adhère aux principes d’embauche inclusive et égalitaire. À compétences égales, les candidatures des personnes appartenant à un ou plusieurs groupes discriminés seront priorisées. Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront retenues pour une entrevue.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Maladie Complémentaire
• Congés payés
• Heures d’arrivée et de départ flexibles
• Programme d'Aide aux Employés

Horaire :

• Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC