Job percentage: 100%

Nature of the work

In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training centre secretaries.

Characteristic functions

• As instructed or in conjunction with others, plan and organize secretarial work so that the school or centre complies with the various administrative obligations associated with the board, the ministries and various organizations and meets the deadlines of the operations and the various school or centre activities; carry out the follow-up and the appropriate reminders; takes note of the administrative procedures related to their task so that they may comply thereto and, if necessary, inform the persons concerned about them.

• As instructed and within the limits of their duties, the employee responds to requests and complaints and tries to resolve problems within their competence; in the absence of the administration and as instructed, provide information on the decisions and directives normally applicable to the problems reported to them.

• Comply the necessary information for the preparation of the budget, participate in preparing it, monitor it and prepare reports on the budget balances; keep the accounting books of the school or centre and of extracurricular activities, pay invoices and other accounts and make bank deposits; sign cheques jointly, reconcile accounts, keep a petty cash and collect funds raised during fund-raising events.

• Compile requests for material from school or centre staff, carries out the necessary calculations, verify budget allocations and prices with suppliers; purchase goods or fill out purchase orders as well as receive and distribute goods according to the policy in effect.

• Keep a school supply store. Draw up the physical inventory of the school’s or centre’s immovables and of library books. As regards the repair of material and equipment, request the appropriate services and ensure that the necessary repairs are made.

• As instructed, prepare the list of teachers available for substitution and, as requested, ensure that absent employees are replaced.

• Responsible for keeping registers and files concerning, among others, student registration and placement, staff and student absences, temporary staff payroll, school exams, report cards, declaration of student enrolment and student transportation; verify the necessary data, enter it, produce and forward reports; fill out forms.

• Respond to students’ needs: convey, in unusual circumstances, specific and pertinent messages to students, parents and school or centre staff and, if necessary, remind those concerned; according to the policy in effect and within their competence, take the appropriate measures in emergency situations; may be required to supervise students in exceptional circumstances and for short periods; if necessary; administer first aid; complete the reports required.

• May be required to carry out the loan of books and oversee the loan of audiovisual equipment and carry out administrative tasks related to the loan and rental of rooms, participate in organizing the materials for educational activities, such as transportation reservations.

• Respond to information requests on the follow-up of files and meetings, policies, regulations or other subjects related to the duties performed and, if necessary, remind those concerned; forward the pertinent documentation; handle the mail as well as find, gather and compile pertinent information; within the limits of their duties, prepare a draft response, forward it to the person concerned and ensure the follow-up; prepare a summary of complicated problems and issues before forwarding them to the person concerned.

• Organize meetings, convene participants and prepare the necessary files; draft, as instructed, a proposed agenda of the subjects compiled and, if necessary, attend meetings and prepare a draft of the minutes.

• Draft, from brief notes, memorandums or bulletins; take part in setting up a filing system; archive school or centre documents according to the policy in effect.

• Use a computer and the various software required to perform their duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; carry out research on the Internet and follow up on e-mail messages. May be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.

• May be required to train new school or centre secretaries and to coordinate the work of support staff.

• If need be, perform any other related duty.

Pourcentage de la tâche: 100%

Nature du travail

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Attributions caractéristiques

• Selon les instructions ou en collaboration, planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard de la commission, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre; en faire le suivi et effectuer les rappels appropriés; prendre connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.
• Répondre aux demandes et doléances et apporter les solutions dans la mesure de sa compétence; en l’absence de la direction et selon les instructions, s'informer sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes signalés.
• Colliger les données nécessaires pour la préparation du budget, participer à son élaboration, voir à son suivi et dresser des rapports sur les soldes budgétaires; effectuer la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires; signer conjointement des chèques, concilier des comptes, tenir une petite caisse et recueillir les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.
• Compiler les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifier les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, proceder aux achats ou remplir les bons de commande, réceptionner les marchandises et voir à leur distribution.
• Tenir un magasin d’articles scolaires. Dresser l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, réquisitionner les services demandés et s’assurer que les réparations ont été effectuées.
• Selon les instructions, dresser la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voir au remplacement du personnel absent.
• Responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; remplir divers formulaires.
• Répondre aux besoins des élèves : transmettre, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappeller aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prendre les mesures appropriées dans les situations d’urgence; Peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; remplir les rapports requis.
• Peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.
• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont il/elle s’acquitte et, au besoin, effectuer des rappels; transmettre la documentation pertinente; examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi; préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
• Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participantes et participants, préparer les dossiers nécessaires, rédigre, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; participer à l’élaboration du système de classement; archiver les documents de l’école ou du centre selon la politique en vigueur.
• Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; faire le suivi du courrier électronique. Peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.
• Peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ou de centre ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.