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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Aperçu du poste

Relevant de la vice-rectrice adjointe (VRA) au développement de la recherche, la personne titulaire du poste fournit des services d’administration et de soutien efficaces et efficients en ce qui concerne les dossiers stratégiques du portefeuille de Recherche et innovation (R+I), conformément aux objectifs de l’unité, tout en veillant à la cohérence avec la mission de recherche de l’Université. Ses fonctions principales sont de planifier, de gérer l’élaboration et la mise en œuvre des processus et des politiques administratifs et de soutenir les dossiers stratégiques de l’unité. La personne retenue travaillera au bureau central de la VR-RI et soutiendra les chefs des unités opérationnelles, Initiatives stratégiques et d’autres membres de l’équipe de direction de R+I.

Responsabilités principales

En raison de la nature stratégique et de la complexité des différents portefeuilles qui sont du ressort de l’unité, la personne titulaire du poste doit faire preuve d’un degré exceptionnel de précision, d’un bon jugement, de beaucoup de souplesse et d’efficacité, tout en offrant un service à la clientèle et un soutien de grande qualité au sein de R+I et du milieu de la recherche de McGill. La personne retenue aide la vice-rectrice adjointe, Développement de la recherche, dans l’élaboration et la mise en œuvre de procédures, politiques et processus administratifs conformément aux objectifs établis du secteur.

Ses principales responsabilités sont :

1. gérer l’agenda pour la VRA et d’autres membres de l’équipe de direction de R+I et servir de substitut pour d’autres fonctions de soutien dans le bureau, dont l’adjointe à la vice-rectrice (Recherche et innovation)

2. gérer et assurer le suivi de la documentation liée aux activités de R+I, dont les entités de recherche de McGill; gérer les enveloppes budgétaires de R+I pour la recherche, dont les fonds de contrepartie (environ 3 M$/année), les fonds de perfectionnement (environ 100 k$/année), les lettres d’entente pour les transferts de fonds, et le Programme Fulbright (environ. 50 k$/année)

3. la réalisation et l’organisation d’activités visant à soutenir les activités de l’unité et à favoriser les relations avec d’autres unités et des organisations partenaires externes.

Description de responsabilités précises

Gérer et assurer le suivi de dossiers des entités de recherche

• Guider et aider les nouvelles entités de recherche qui cherchent à obtenir des approbations de gouvernance de McGill auprès du Conseil des gouverneurs et du Sénat. Assurer une orientation et un soutien de haut niveau aux centres de recherche du campus, notamment en fournissant des informations sur les exigences scientifiques, organisationnelles et financières. Orienter le processus de demande d’approbation.
• Préparer des dossiers pour examen et prise de décision, y compris la vérification des budgets et la communication avec les demandeurs tout au long du processus, en étroite collaboration avec un conseiller supérieur et la directrice adjointe, Analyse et planification.
• Élaborer et mettre à jour des modèles, de la documentation et de l’information pour les nouvelles entités potentielles et les entités actuellement approuvées, y compris de l’information pour le site Web de R+I.
• Tenir à jour les dossiers sur les entités de recherche de McGill avec de l’information pertinente, conformément à la politique s’y rapportant, p. ex., veiller à ce que les rapports annuels soient soumis en temps voulu, répondre aux questions et aider à la planification et à la préparation des examens à mi-parcours et des renouvellements.
• Proposer constamment des améliorations aux processus internes à la vice-rectrice adjointe et tirer parti de son expertise professionnelle pour que les processus et les procédures soient bien documentés et mis à jour.

Gérer, administrer et suivre les dossiers stratégiques

• Faire appel à de l’expertise professionnelle pour assurer une tenue de dossiers précise et efficace du portefeuille interne de fonds de contrepartie, y compris en communiquant avec les chercheurs, par exemple en préparant des lettres de soutien au nom de la vice-rectrice (R+I) par rapport à des engagements institutionnels.
• Assurer l’administration en temps voulu du programme Fulbright, notamment en préparant l’appel à propositions interne, en coordonnant le processus de sélection et en communiquant avec les Facultés et les Départements. D’autres programmes internes peuvent également être envisagés.
• Élaborer, rédiger et réviser des rapports, notes de service, lettres et courriels de haut niveau, et mettre à jour l’information sur le site Web. Communiquer efficacement avec les intervenants internes et externes. Assurer la liaison avec d’autres bureaux de la haute direction de McGill, des bureaux de doyens de Facultés, ainsi qu’avec des unités de recherche et des chercheurs afin d’assurer le bon déroulement et l’efficacité des activités.
• Analyser les problèmes administratifs et formuler des conseils quant aux améliorations à apporter.
• Assumer la responsabilité principale de la planification, de la tenue et de la gestion de l’agenda de la vice-rectrice adjointe, Développement de la recherche, d’autres membres de l’équipe de direction de R+I afin d’assurer une utilisation du temps aussi efficace et efficiente que possible.

Soutien aux activités du Bureau de la vice-rectrice (R+I)

• Apporter un soutien administratif à la vice-rectrice adjointe et à d’autres membres de l’équipe de direction de R+I selon les besoins. Les tâches comprennent : planifier des réunions, des séances d’information, des ateliers et d’autres types de réunions concernant la planification et l’organisation de la recherche.
• Préparer des plans de réunion et organiser des réunions comme pour des concours de subventions et des comités permanents, comme le Conseil consultatif pour la recherche. Les tâches de soutien comprennent la préparation de l’ordre du jour, de documents, de diaporamas et de documents de référence connexes.
• Participer à des réunions, rédiger des comptes rendus détaillés et communiquer avec les participants afin d’assurer un suivi en temps utile des éléments cruciaux, la mise en œuvre des décisions convenues et les points habituels en découlant.
• Préparer les rapports annuels des comités, selon les besoins. Compiler des statistiques et des données à inclure dans des rapports, en étroite collaboration avec la directrice adjointe, Analyse et planification.
• Mettre en œuvre d’autres projets demandés par votre supérieur hiérarchique.

Compétences et exigences

• Avoir de l’expérience dans un bureau de haut niveau, à l’échelon de V-R, est un atout.
• Posséder des compétences exceptionnelles en matière de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, ainsi que des qualités manifestes en rédaction, édition et correction d’épreuves.
• Être capable d’interagir de façon professionnelle et efficace avec de hauts dirigeants, la communauté universitaire et des interlocuteurs à l’externe.
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité.
• Savoir réagir avec tact et discernement à diverses situations difficiles.
• Avoir fait la preuve de son sens de l’organisation, notamment de sa capacité à hiérarchiser les tâches, à travailler sous pression, à trouver des solutions rapides et à mener de front diverses priorités dans un contexte de forte activité.
• Être capable de respecter les échéances.
• La maîtrise de Microsoft 365, dont Outlook, Word, Excel et PowerPoint, ainsi que la connaissance de l’utilisation de SharePoint et des plateformes en ligne pour les réunions à distance (y compris les réunions hybrides) sont requises.
• Une connaissance du contexte du financement de la recherche au Canada et au Québec ainsi que de l’administration de la recherche en général est requise. Maîtriser l’anglais et le français à l’oral et à l’écrit.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles
  Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veillez cliquer

ici

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Formation et expérience minimales requises :

Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire annuel :

(MPEX – Classe 04) $64,770.00 - $80,960.00 - $97,150.00

Profil d'emploi:

MPEX-ADM2A - Administration générale – Professionnel 2

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Vice-recteur(-trice) adjoint(e), Recherche et développement

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

2025-08-07

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,

accessibilityrequest.hr@mcgill.ca

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