Job Summary

The Administrative Assistant plays a crucial role in supporting Crossroads for Women (CFW) in its mission to help women and children transition from crisis to empowerment through safe housing, education, and one-on-one support. This is a full-time position that is performed in an office environment at the transition house. Reporting to the Executive Director, the Administrative Assistant ensures that the Transition House team, particularly executive staff and accountant, are well-supported and the organization is well-protected. This role contributes to fostering a culture where everyone feels safe, valued, and respected.

Responsibilities

• Provide administrative support for all Transition House operations.
• Prepare, key in, edit, and proofread correspondence, invoices, presentations, brochures, publications, reports, and related material.
• Pick-up, open and distribute incoming regular and electronic mail, coordinate the flow of information internally and externally.
• Support the accountant in day-to-day tasks, follow financial controls and procedures.
• Prepare and make bank deposits, reconcile banking statements, and perform other accounting support tasks.
• Support HR functions such as maintaining employee files, assisting with onboarding, collecting CVs and scheduling interviews.
• Answer telephone and electronic inquiries, relay telephone calls and messages.
• Greet visitors, ascertain the nature of business, and direct visitors; keep records of visitors and log contractors.
• Manage social media accounts, which include creating graphics on Canva, writing captions in English and French, posting through META and monitoring comments and messages.
• Order office supplies and maintain inventory.
• Set up and maintain manual and computerized information filing systems and client/stakeholder databases.
• Assist with fundraising activities such as tracking stewardship, researching grant opportunities and helping prepare the proposals, mailing tax receipts, record keeping, accepting physical donations and event planning.
• Prepare agendas and minutes for staff meetings and participate in training sessions and special events.
• Compile data, statistics, and other information to support business activities.
• Provide translation services.
• All other duties related to the organization and its mission, programs, and services.

Qualifications

• Education: Grade 12 diploma required; post-secondary training preferred.
• Experience: 2+ years of related experience.
• Technical Proficiency: Highly proficient in Google Suite and other web-based data management software.
• Communication: Excellent communication and interpersonal skills in both written and spoken English and French.
• Confidentiality: Ability to maintain standards of confidentiality, adhere to ethical standards, and maintain professional boundaries.
• Organization: Highly organized with the ability to manage multiple demands concurrently under tight timelines.
• Cultural Sensitivity: Must be respectful of cultural differences, socio-economic status, and lifestyle diversity.
• Compassion and Learning: Ability to work with compassion, learn about social justice issues, and incorporate feminist, anti-racism, and anti-oppression frameworks.
• Stress Management: Ability to deal with work-related stress in a healthy manner.
• Non-Profit Familiarity: Familiarity with non-profit social services or related work environments.
• Trauma-Informed Approach: Willingness to gain experience and training in providing services from a trauma-informed perspective, including violence against women services and interventions, child abuse, and understanding the issues and barriers faced by abused women and their children during the re-establishment process.
• Physical Requirements: The role requires active listening, regular reading of computer screens and documents, lifting up to 40 pounds, long hours of sitting and using office equipment, and maintaining office equipment.
• Special Requirements/Training:
• Satisfactory vulnerable sector and criminal record check upon hire; renewable every 3 years as a condition of employment.
• Must complete and maintain CPR and First Aid Training (at employer’s expense).
• Must have access to a vehicle for occasional local use.
• Must be able to work on-site.
• Legally able to work in Canada.

Titre du poste : Assistant(e) administratif(ve)

Résumé du poste

L'assistant(e) administratif(ve) joue un rôle crucial en soutenant le Carrefour pour femmes (CPF) dans sa mission d'aider les femmes et les enfants à passer de la crise à l'autonomisation grâce à un logement sécuritaire, à l'éducation et à un soutien individualisé. Il s'agit d'un poste à temps plein qui s'exerce dans un environnement de bureau à la maison de transition. Sous la responsabilité de la directrice générale, l'assistant(e) administratif(ve) veille à ce que l'équipe de la maison de transition, en particulier le personnel de direction et la comptable, soit bien soutenue et à ce que l'organisation soit bien protégée. Ce rôle contribue à favoriser une culture où chacun se sent en sécurité, valorisé et respecté.

Responsabilités

• Fournir un soutien administratif pour toutes les opérations de la Maison de transition.
• Préparer, saisir, réviser et relire la correspondance, les factures, les présentations, les brochures, les publications, les rapports et les documents connexes.
• Ramasser, ouvrir et distribuer le courrier régulier et électronique entrant, coordonner le flux d'informations en interne et en externe.
• Soutenir la comptable dans ses tâches quotidiennes, suivre les procédures et les contrôles financiers.
• Préparer et effectuer les dépôts bancaires, rapprocher les relevés bancaires et effectuer d'autres tâches d'assistance comptable.
• Soutenir les fonctions RH telles que la tenue des dossiers des employés, l'aide à l'intégration, la collecte des CV et la programmation des entretiens.
• Répondre aux demandes de renseignements par téléphone et par voie électronique, relayer les appels téléphoniques et les messages.
• Accueillir les visiteurs, s'assurer de la nature de l'affaire et orienter les visiteurs ; tenir un registre des visiteurs et des contractants.
• Gérer les comptes de médias sociaux, ce qui inclut la création de graphiques sur Canva, la rédaction de captions en anglais et en français, la publication via META et la surveillance des commentaires et des messages.
• Commander des fournitures de bureau et tenir l'inventaire.
• Mettre en place et maintenir des systèmes manuels et informatisés de classement de l'information et des bases de données de clients et de parties prenantes.
• Participer à des activités de collecte de fonds telles que le suivi de l'intendance, la recherche d'opportunités de subventions et l'aide à la préparation des propositions, l'envoi de reçus fiscaux, la tenue de registres, l'acceptation de dons physiques et l'organisation d'événements.
• Préparer les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du personnel et participer aux sessions de formation et aux événements spéciaux.
• Compiler des données, des statistiques et d'autres informations pour soutenir les activités commerciales.
• Fournir des services de traduction.
• Toutes les autres tâches liées à l'organisation, à sa mission, à ses programmes et à ses services.

Qualifications

• Formation : Diplôme de 12e année exigé ; formation post-secondaire préférée.
• Expérience : 2 ans ou plus d'expérience dans le domaine.
• Compétences techniques : Très bonne maîtrise de Google Suite et d'autres logiciels de gestion de données basés sur le web.
• Communication : Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles, tant à l'écrit qu'à l'oral, en anglais et en français.
• Confidentialité : Capacité à respecter les normes de confidentialité, à adhérer aux normes éthiques et à maintenir des limites professionnelles.
• Organisation : Sens aigu de l'organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs demandes dans des délais serrés.
• Sensibilité culturelle : Respecter les différences culturelles, le statut socio-économique et la diversité des modes de vie.
• Compassion et apprentissage : Capacité à travailler avec compassion, à s'informer sur les questions de justice sociale et à intégrer des cadres féministes, antiracistes et anti-oppression.
• Gestion du stress : Capacité à gérer sainement le stress lié au travail.
• Familiarité avec les organisations à but non lucratif : Familiarité avec les services sociaux à but non lucratif ou les environnements de travail connexes.
• Approche tenant compte des traumatismes : Volonté d'acquérir de l'expérience et de la formation dans la prestation de services dans une perspective tenant compte des traumatismes, y compris les services et les interventions en matière de violence faite aux femmes, les mauvais traitements infligés aux enfants et la compréhension des problèmes et des obstacles auxquels font face les femmes victimes de violence et leurs enfants au cours du processus de réinsertion.
• Exigences physiques : Le poste exige une écoute active, la lecture régulière d'écrans d'ordinateur et de documents, le soulèvement de charges allant jusqu'à 40 livres, de longues heures en position assise et l'utilisation de matériel de bureau, ainsi que l'entretien du matériel de bureau.
• Exigences particulières/formation :
• Vérification satisfaisante du secteur vulnérable et du casier judiciaire au moment de l'embauche ; renouvelable tous les trois ans comme condition d'emploi.
• Doit suivre et maintenir une formation en RCP et en premiers secours (aux frais de l'employeur).
• Doit avoir accès à un véhicule pour un usage local occasionnel.
• Doit pouvoir travailler sur place.
• Être en mesure de travailler légalement au Canada.

Job Types: Full-time, Part-time, Fixed term contract
Contract length: 4 months

Pay: Up to $23.00 per hour

Expected hours: 25 – 37.5 per week

Schedule:

• Monday to Friday

Experience:

• Office management: 2 years (required)
• accounting support: 1 year (required)

Language:

• English (required)
• French (required)

Licence/Certification:

• Driving Licence (required)

Work Location: In person

Application deadline: 2025-07-02