Business Efficiencies Coordinator

15 Month Contract Full time Position

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 65,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.

We are seeking an analytical, problem-solving, critical thinker experienced in project management, business operations and administrative coordination for a 15-month contract which may lead to permanent full time.

Reporting to the Manager, Special Projects & Business Efficiencies, the key areas of responsibility are to:

• Provide project management support for operational and IT-related projects.

• Track and monitor departmental and College-wide projects.

• Gather information to inform the development of project plans, schedules, and monitoring tools to identify dependencies between projects.

• Provide support to ensure the smooth operation of the Department.

• Develop and maintain systems to share information between management, policy and operations roles in the Department.

• Coordinate the sharing of documents, schedules and workplans across the Department.

• Perform regular data clean-up activities in iMIS to ensure data accuracy and system reliability.

• Perform ongoing data audit to ensure the quality assurance of the files and integrity of the registration decision making and activities.

• Generate reporting to respond to ad hoc data/research requests and report on trends (e.g. monthly trends in applications and membership).

• Act as a liaison between staff and internal/external IT support to resolve IT performance issues.

• Support the annual audit process

• Prepare/ provided registration related documents/ materials during the audit (e.g. samples of electronic copies of member/ applicant files).

• Lead activities to facilitate ongoing improvements to the Department’s projects. Design

• and schedule consultations to collect feedback and prepares reports on lessons learned.

• Review and provide feedback on projects developed by other departments.

• Support the planning, monitoring, implementation, and evaluation of technology-related special projects for the department.

• Support the enhancements of the College’s Membership Management System (MMS) by developing relationships with vendors/project teams, coordinating and facilitating employees’ testing and training, overseeing the implementation of new processes.

• Keep up to date with applicable legislation, trends and practices.

• Other duties as assigned.

Qualifications

• Four-year college or university program with a focus on project management, administration, business operations and logistics.

• 1 to 3 years’ experience including working in a government, regulatory, educational or a

• not-for profit organization.

• Problem solving, judgement and analytical skills to identify and scope issues, and formulate/analyze options.

• Written communication skills to prepare detailed and accurate project documentation.

• Listening, verbal communication and relationship building skills to communicate with a variety of parties (e.g. management, external organizations) to present information and/or facilitate discussions.

• Initiative and time management skills to work well independently and collaboratively as part of a team.

• Coaching and management skills to motivate and develop project team members.

• Leadership skills in project management capacity.

The College encourages applications from members of equity deserving groups.

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.

We have a remote work environment and we offer a competitive compensation package.

Please submit your cover letter and resume on our website by August 15th, 2025. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

French version to follow below.

Coordonnateur(trice) de l’efficacité opérationnelle

Contrat de 15 mois à temps plein

Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) appuie la prestation de services d’apprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualité en réglementant plus de 65 000 membres de la profession dans l’intérêt du public. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’autoréglementation en Ontario, et la diversité de nos membres - et de nos employés - reflète celle des enfants et des familles dont ils ont la charge. Notre engagement envers l’antiracisme guide notre façon de travailler et fait partie intégrante de la culture de l’Ordre, qui poursuit sa mission de créer et de consolider un milieu de travail favorisant l’inclusion et l’appartenance.

Nous recherchons une personne dotée d’un esprit analytique et critique, et de compétences avérées en résolution de problèmes, possédant une expérience en gestion de projets, en opérations commerciales et en coordination administrative. Il s’agit d’un contrat de 15 mois pouvant déboucher sur un contrat permanent à temps plein.

Relevant du chef, Projets spéciaux et efficacité opérationnelle, le ou la titulaire du poste assumera les principales responsabilités suivantes :

• Apporter un soutien à la gestion de projets opérationnels et informatiques.

• Assurer le suivi et la supervision des projets menés par les différents services de l’Ordre.

• Rassembler les informations nécessaires à l'élaboration de plans de projet, de calendriers et d’outils de suivi afin de déterminer les interdépendances entre les projets.

• Soutenir le service et en assurer le bon fonctionnement.

• Élaborer et maintenir des systèmes de partage d'informations entre les responsables de la gestion, de la politique et des opérations au sein du service.

• Coordonner le partage de documents, de calendriers et de plans de travail à l’échelle du service.

• Effectuer régulièrement des activités de nettoyage des données dans iMIS afin de garantir leur exactitude et assurer la fiabilité du système.

• Réaliser un audit continu des données pour garantir la qualité des fichiers ainsi que l’intégrité des décisions et activités d’inscription.

• Produire des rapports pour répondre aux demandes ponctuelles de données ou d’analyses et rendre compte des tendances (par ex., les tendances mensuelles en matière de demandes et d'adhésion).

• Assurer la liaison entre le personnel et l'assistance informatique interne ou externe pour résoudre les problèmes de performance.

• Apporter un soutien au processus d'audit annuel.

• Préparer et fournir les documents et le matériel liés à l'inscription lors des audits (par ex., des échantillons de copies électroniques des dossiers des membres et demandeurs).

• Mener des activités visant à favoriser l'amélioration continue des projets du service.

• Concevoir et programmer des consultations afin de recueillir des commentaires et de rédiger des rapports sur les enseignements tirés.

• Examiner les projets élaborés par d'autres services et formuler des commentaires à leur sujet.

• Appuyer la planification, le suivi, la mise en œuvre et l'évaluation de projets spéciaux liés à la technologie pour le service.

• Contribuer à l’amélioration du système de gestion des membres (MMS) de l’Ordre en établissant des relations avec les fournisseurs et les équipes de projet, en coordonnant et facilitant les tests ainsi que la formation du personnel, et en supervisant la mise en œuvre de nouveaux processus

• Se tenir au fait de la législation, des tendances et des pratiques applicables.

• Effectuer d’autres tâches au besoin.

Qualifications

• Programme collégial ou universitaire de quatre ans axé sur la gestion de projet, l'administration, les activités logistiques et d’exploitation.

• De 1 à 3 ans d'expérience, notamment au sein d'un organisme gouvernemental ou de réglementation, d'un établissement d'enseignement ou d’un organisme à but non lucratif.

• Capacité de jugement et d'analyse pour relever et cerner les problèmes, effectuer des recherches et formuler ou analyser différentes options.

• Aptitudes à la communication écrite pour préparer des documents détaillés et exacts sur les projets.

• Aptitudes à l'écoute, à la communication orale, et compétences relationnelles pour communiquer avec diverses parties (par ex., direction, organismes externes) afin de présenter l’information ou faciliter les discussions.

• Sens de l'initiative et compétences en gestion du temps pour travailler de manière autonome et en collaboration au sein d'une équipe.

• Compétences en encadrement et gestion du personnel pour motiver et veiller au perfectionnement des membres de l'équipe de projet.

• Compétences en leadership dans le cadre de la gestion de projets.

L’Ordre encourage les membres des groupes dignes d’équité à présenter leur candidature.

L’Ordre s’engage à prendre des mesures d’adaptation. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.

Nous offrons un environnement de travail à distance et une rémunération compétitive.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web d’ici le 15 août 2025. Nous remercions tous(tes) les candidat(e)s de leur intérêt pour le poste. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec celles et ceux ayant été retenus pour une entrevue.