Administrative Coordinator

Member Services

Permanent

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Manager Member Services, the Administrative Coordinator supports the administrative functions of the Member Services Team. The Administrative Coordinator is responsible for maintaining processes and databases, as well as establishing administrative processes for financial matters and correspondence. The Administrative Coordinator supports operational activities by providing a high standard of quality assurance and quality improvement interventions, to ensure an optimal member experience and that the Royal College is seen as a professional, cohesive, and inclusive organization.

Here’s an insight into your typical day-to-day:

• Provides general administrative support to all aspects of the team’s functioning to ensure smooth operations within the unit.
• Provides a high degree of personalized, professional support in response to front-line inquiries received by the Service Centre.
• Stays up to date on current information regarding membership fees, categories of membership, and requirements for continuing professional development.
• Ensures answers are accurate based on established protocols and practices.
• Resolves and/or escalates/redirects to other units all inquiries, including complex inquiries related to Royal College mandate, as appropriate.
• Maintains open communication across all units at the Royal College, acting as a conduit for member feedback, particularly as it relates to existing programs.
• Ensures all entries adhere to standards for membership information files and database records.
• Assists in the preparation of mail-outs, as well as the preparation and production of presentation material.
• Reviews invoices and creates expense reports, in preparation for leadership approval.
• Creates and updates databases and trackers; generates reports, lists.
• Prepares information / documentation for meetings, including collecting and compiling background material and assembling and distributing required copies of documents.
• Coordinates and contributes to various programs associated with membership (e.g., Admissions to and removal of Fellowship, Affiliate categories, Annual Dues process, recruitment) to ensure timelines are met and tasks are completed.
• Drafts written materials and correspondence to support programs, as required, including short reports, presentation slides and other types of summary documents.

Does this sound like you?

• Level of education, training, and experience equivalent to a college diploma in a related field such as Business Administration and Health Administration.
• Minimum 3 years of administrative or clerical activities.
• Administrative or clerical experience in a non-profit setting
• Strong Asset: Experience working in the health care system.
• Organizational and time management skills to coordinate multiple priorities and meet deadlines while maintaining attention to detail. Must be able to work in a fast-paced environment which includes regular interruptions.
• Strong Interpersonal and communications skills (listening, verbal, and written) with the ability to work under pressure as a member of a team and independently to meet deadlines.
• Excellent computer skills including Microsoft Office.
• Strong Asset: Written and verbal communication skills in French.
• Individuals are to be onsite at the Royal College for a minimum of one day a week as there are tasks with returned mail and other mailings that need to be done onsite.

How do you get noticed?

Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by July 20, 2025.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons. In accordance with Canadian immigration requirements, Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 4 - Salary ranges from $50,600.00 to $69,630.00

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Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative

Services aux membres

Poste permanent

Vous avez le souci du détail et d’excellentes aptitudes en gestion du temps? Vous vous passionnez pour les gens, le soutien de votre unité et les membres d’une organisation? Vous possédez une solide expérience en administration, et votre excellente capacité de communiquer est avérée? Alors, saisissez cette occasion! Date limite : 20 juillet 2025.

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. De façon concertée et en partenariat, le Collège royal dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Relevant du ou de la gestionnaire, Services aux membres, à titre de coordonnateur administratif ou de coordinatrice administrative, vous appuyez les fonctions administratives de l’équipe des Services aux membres. Vous êtes responsable de la mise à jour des processus et des bases de données, ainsi que de l’établissement des processus administratifs pour les questions financières et la correspondance. Vous appuyez les activités opérationnelles en offrant d’excellentes interventions d’assurance et d’amélioration de la qualité pour que l’expérience des membres soit optimale et que le Collège royal soit perçu comme une organisation professionnelle, cohérente et inclusive.

Aperçu de votre rôle au quotidien

• Fournir un soutien administratif général pour tous les aspects du fonctionnement de l’équipe afin d’assurer des activités sans heurt au sein de l’unité.
• Fournir un soutien personnalisé et professionnel en réponse aux demandes de première ligne reçues par le Centre de services.
• Se tenir au courant de l’information actuelle concernant les cotisations, les catégories de membres et les exigences en matière de développement professionnel continu.
• S’assurer de l’exactitude des réponses selon les pratiques et les protocoles établis.
• Résoudre, transmettre à un échelon supérieur ou rediriger à d’autres unités toutes les demandes de renseignements, dont les demandes complexes liées au mandat du Collège royal, le cas échéant.
• Maintenir une communication ouverte entre toutes les unités du Collège royal, en servant de point de contact pour la rétroaction des membres, particulièrement en ce qui a trait aux programmes existants.
• Veiller à ce que toutes les entrées respectent les normes relatives aux dossiers d’information et aux bases de données.
• Aider à la préparation des envois de correspondance, ainsi qu’à la préparation et à la production de présentations.
• Examiner les factures et créer des rapports de dépenses, en vue de l’approbation par la haute direction.
• Créer et mettre à jour des bases de données et des traceurs; générer des rapports et des listes.
• Préparer de l’information et de la documentation pour les réunions, notamment recueillir des documents d’information et rassembler et distribuer les copies de documents.
• Coordonner divers programmes liés à l’adhésion (obtention et retrait du titre d’Associé·e, catégories d’affiliation, processus de cotisation annuelle, recrutement) et y contribuer afin de respecter les délais et d’accomplir les tâches.
• Rédiger des documents et de la correspondance à l’intention des programmes, selon les besoins (courts rapports, diaporamas et autres types de résumés).

Ce profil vous correspond?

• Formation et expérience équivalentes à un diplôme collégial dans un domaine connexe, comme l’administration des affaires et l’administration de la santé.
• Minimum de 3 ans d’activités administratives ou de bureau.
• Expérience administrative ou de bureau dans un milieu sans but lucratif.
• Atout important : Expérience de travail dans le système de soins de santé.
• Bon sens de l’organisation et de la gestion du temps pour coordonner de multiples priorités et respecter les échéances tout en prêtant une attention particulière aux détails. Capacité à travailler dans un milieu de travail où le rythme est rapide et les interruptions sont régulières.
• Excellentes compétences interpersonnelles et en communication (écouter, parler et écrire) et capacité à travailler sous pression pour respecter les échéances, en solo ou en équipe.
• Excellentes aptitudes informatiques, notamment avec Microsoft Office.
• Atout important : aptitudes de communication orale et écrite en français.
• Il faut se rendre au Collège royal au moins une journée par semaine, car il y a des tâches à effectuer sur place, dont le retour du courrier.

Pour postuler

Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 20 juillet 2025.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, ceux et celles qui ont obtenu la citoyenneté canadienne ou leur résidence permanente auront la priorité.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.

Échelon 4 – Salaire de 50 600 $ à 69 630 $