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Billing Specialist (Bilingual)

Whitelaw Twining21 days ago
Montreal, Quebec
Senior Level
full_time

Top Benefits

Extended health benefits
Dental insurance
Long-term disability coverage

About the role

Spécialiste de la facturation bilingue

Nous avons actuellement plusieurs postes à combler en facturation et en facturation électronique bilingue (français-anglais) pour joindre notre équipe à Montréal. Si vous souhaitez continuer à développer votre carrière dans un environnement dynamique, amusant et professionnel, ce poste est fait pour vous. Cette opportunité s'adresse à un professionnel ambitieux ayant de 3+ ans d'expérience dans un cabinet d'avocats. Le candidat retenu pour ce poste sera capable d'établir des relations de travail positives, d'avoir un sens aigu du détail et de gérer une charge de travail importante.

Responsabilités:

  • Générer des brouillons de factures (préfactures/proformas): Préparer des brouillons de factures pour que les professionnels puissent les examiner.
  • Effectuer des modifications et des révisions : Apporter des modifications et des révisions en fonction des demandes des professionnels et en conformité avec les directives de facturation des clients et les contrats clients.
  • Préparer les factures : Préparer les factures et assurer la distribution des factures à l'équipe interne ou au client par email ou par facturation électronique.
  • Fournir des copies de soutien des dépenses (déboursements) : Fournir des copies de soutien des dépenses pour accompagner les factures si nécessaire.
  • Assister les coéquipiers pendant les périodes de pointe : Aider les coéquipiers à la facturation pendant les périodes de pointe, coordonner avec le département comptable pour résoudre les problèmes de facturation.
  • Maintenir et mettre à jour les fiches d'information de facturation : Assurer la mise à jour régulière des fiches d'information de facturation.
  • Répondre avec précision aux demandes de facturation des clients/dossiers : Répondre avec précision et en temps opportun aux demandes de facturation des clients ou des dossiers.
  • Assurer la soumission réussie des factures électroniques : Assurer la soumission réussie des factures électroniques sur le portail client (Bottomline, TyMetrix, CounselLink, CounselGo, etc.).
  • Analyser les rejets de facturation, les refus et les comptes en souffrance : Analyser les rejets de facturation, les refus et les comptes en souffrance, et travailler à résoudre les problèmes en suspens.
  • Gérer la liste des fichiers : Suivre les budgets manquants et la clôture des dossiers.
  • Préparer les rapports clients selon les besoins
  • Revoir et suivre les comptes clients en souffrance
  • Répondre rapidement aux demandes internes/externes
  • Projets ad hoc : Participer à des projets ad hoc.

Ce dont vous aurez besoin pour réussir :

  • Minimum de 2 ans d'expérience en facturation
  • Une expérience dans un cabinet d’avocats ou en services professionnels serait un atout.
  • L’expérience en facturation électronique est un gros atout.
  • Excellentes compétences en service à la clientèle et en communication
  • Connaissances de base des principes, pratiques et procédures comptables ;
  • Maîtrise des logiciels de comptabilité et des applications MS Office, notamment Excel ;
  • Grand souci du détail ;
  • Sens du service client et esprit d'équipe ;
  • Volonté d'apprendre et de se développer, et d'assumer de nouvelles responsabilités si nécessaire ;
  • Capacité à exceller dans un environnement à volume élevé et en constante évolution ;
  • Une connaissance des processus de facturation des cabinets d'avocats et une maîtrise des logiciels de facturation juridique sont fortement souhaitées (par exemple, Elite ou 3E).

Ce que nous pouvons offrir :

Les avantages offerts par notre entreprise comprennent une assurance maladie complémentaire, une assurance dentaire, une assurance invalidité de longue durée, un code vestimentaire décontracté, la possibilité de terminer plus tôt les jours fériés et bien plus encore.

Prêt(e) à postuler? Envoie ton CV à recruitment.admin@ams.dwf-affiliate.com et indique le nom du poste dans l’objet du courriel. On a bien hâte d’avoir de tes nouvelles!


Billing Specialist, Bilingual

We currently have several bilingual (French-English) billing and e-billing specialist roles to fill to join our team in Montreal. If you’re looking to continue growing your career in a dynamic, fun, and professional environment, this role is for you.

This opportunity is ideal for an ambitious professional with 3+ years of experience in a law firm. The successful candidate will be able to build positive working relationships, have a strong attention to detail, and manage a high-volume workload.

Responsibilities:

  • Generate draft invoices (prebills/proformas) for professional review: Prepare draft invoices for professionals to review.
  • Make edits and revisions: Apply changes and revisions based on professional requests and in compliance with client billing guidelines and contracts.
  • Prepare invoices: Finalize invoices and ensure distribution to the internal team or client via email or e-billing platforms.
  • Provide supporting documentation for disbursements: Supply supporting documents for expenses to accompany invoices when needed.
  • Assist teammates during peak periods: Support billing teammates during busy periods and coordinate with the accounting department to resolve billing issues.
  • Maintain and update billing information sheets: Ensure billing records are regularly updated.
  • Respond accurately to client/matter billing inquiries: Provide timely and accurate responses to billing-related questions from clients or internal teams.
  • Ensure successful submission of e-bills: Submit e-bills through client portals (e.g., Bottomline, TyMetrix, CounselLink, CounselGo, etc.).
  • Analyze billing rejections, denials, and overdue accounts: Investigate and resolve outstanding billing issues.
  • Manage file list: Track missing budgets and file closures.
  • Prepare client reports as needed: Generate client-specific reports upon request.
  • Review and follow up on overdue client accounts: Monitor and follow up on outstanding receivables when necessary.
  • Respond promptly to internal/external requests: Ensure timely responses to all inquiries.
  • Ad hoc projects: Participate in special projects as required.

What you'll need to be successful:

  • Minimum of 2 years of billing experience
  • Experience in a law firm or professional services environment is highly desired
  • Electronic billing experience is a strong asset
  • Excellent customer service and communication skills.
  • Basic knowledge of accounting principles, practices, and procedures.
  • Proficiency in accounting software and MS Office applications, especially Excel.
  • Strong attention to detail.
  • Client service-oriented and a team player.
  • Willingness to learn, grow, and take on new responsibilities as needed.
  • Ability to thrive in a high-volume, fast-paced environment.
  • Knowledge of law firm billing processes and proficiency in legal billing software (e.g., Elite or 3E) is highly desirable.

What we can offer:

Our company offers extended health benefits, dental insurance, long-term disability coverage, a casual dress code, early closures on holidays, and much more.

Ready to apply? Just send your resume to recruitment.admin@ams.dwf-affiliate.com and include the job title in the subject line. We’re excited to hear from you!

About Whitelaw Twining

Legal Services
201-500

Formerly a prominent regional insurance defense firm, Vancouver-founded Whitelaw Twining has seen impressive growth in its near 45-year history. From establishing a strong corporate-commercial litigation practice, to expanding across Canada, to becoming part of DWF Group and its global network, our milestones reflect our continuing commitment to scale and innovate to better cater to our clients' diverse needs and growing lines of business.   With offices in Vancouver, Calgary, Toronto and Victoria, and with capabilities to serve further provinces and territories, our team of over 130 professionals pushes beyond standard litigation practices to deliver progressive and creative solutions in complex, high-stakes and multi-jurisdictional disputes. Our culture is one of collaboration, and we combine local knowledge with global resources to achieve success for our clients.    We work closely with each client to determine their particular needs and employ a results-driven approach to ensure strategic alignment with our clients’ long-term goals. Our team skillfully and tactfully advocates for our clients in the courtroom, before various regulatory bodies and tribunals and in arbitrations and mediations.

With an eye on data and analytics, we maintain metrics that assist us with and inform our clients of our ongoing evaluation and improvement of cost-efficiency, cycle times and general file-handling procedures.   We value being a good corporate citizen. Our lawyers actively participate in their local business and social communities. We support and enthusiastically volunteer with access to justice organizations and community outreach programs and devote time to lecturing at universities and hosting informational seminars on current industry topics.