Administrative Coordinator

Learning Frameworks

Temporary up to 12 months

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Manager of Learning Frameworks, the administrative coordinator will be responsible for the coordination, logistics and support of various projects and programs within the team’s education portfolio. As an Administrative Coordinator you require a strong ability to prioritize, adapt and collaborate. You will coordinate Royal College-specific projects or activities, establishing milestone dates, monitoring progress, drafting, and issuing meeting materials, managing schedules, and reviewing and identifying process improvements. You will also coordinate meeting (e.g., working group meetings, workshops, conferences etc.), logistics, scheduling, agendas; communicate with internal and external contacts; prepare information/documents for meetings/contract renewals; meeting minutes; compose/prepare correspondence, forms, and reports; track emails by urgency and follow up to ensure issues are resolved and design presentations and prepare briefing materials using content created by others.

Does this sound like you?

• A minimum of 3+ years of related experience,
• College diploma preferred (equivalent experience may be considered),
• Strong coordination, organizational, time management and project management skills to plan and coordinate activities, prioritize work, manage own day-to-day work, and support work priorities and deliverables of others,
• Ability to research, analyze, interpret, and synthesize data,
• Attention to detail and high level of accuracy,
• Advanced computer skills required: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, database applications and/or project software, ability to learn and, in some instances, be administrator of specific software, desktop publishing, internet search skills,
• Bilingual skills in French and English are considered an asset.

How to get noticed?

Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by June 19, 2025.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons. In accordance with Canadian immigration requirements, Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 4 - Hourly rate ranges from $26.21 to $32.79

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Coordonnatrice administrative ou coordonnateur administratif

Cadres d’apprentissage

Affectation temporaire de 12 mois

Vous aimez l’idée d’apporter votre soutien à des projets, des activités d’apprentissage et des groupes de travail? Vous avez un bon sens de l’organisation, aimez prendre les devants et êtes à l’aise dans un environnement où les choses évoluent rapidement? Vous aimeriez diriger des projets ou des programmes et aider les membres de votre équipe à mener à bien un projet? Si c’est le cas, nous avons un nouveau poste qui pourrait vous intéresser. Date limite : 19 juin 2025.

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada. Il compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes afin d’offrir les meilleurs soins de santé qui soient à toute la population. Le Collège royal fait équipe avec les patientes et patients, les Associées et Associés, les résidentes et résidents, ainsi que d’autres membres de la communauté des soins de santé afin de jouer un rôle de premier plan dans la formation médicale spécialisée en établissant des normes, en procédant à des évaluations et en favorisant l’apprentissage continu afin de fournir des soins optimaux.

Relevant de la gestionnaire, Cadres d’apprentissage, la personne titulaire du poste sera responsable de la coordination, de la logistique et du soutien de divers projets et programmes au sein du portfolio de formation de l’équipe. La fonction de coordination administrative exige que vous sachiez établir les priorités et bien vous adapter et collaborer. Ainsi, vous coordonnerez des projets ou des activités propres au Collège royal, fixerez des dates butoirs, surveillerez les progrès, rédigerez et publierez des documents de réunion, gérerez les calendriers et déterminerez les améliorations à apporter aux processus. En outre, vous coordonnerez les réunions (p. ex. les réunions des groupes de travail, les ateliers et les conférences), la logistique, la programmation et les ordres du jour, vous communiquerez avec des personnes-ressources internes et externes, vous rédigerez ou préparerez des renseignements ou des documents pour les réunions et les renouvellements de contrats, des procès-verbaux et de la correspondance, des formulaires et des rapports, vous suivrez les courriels en fonction de l’urgence et veillerez à ce que les problèmes soient résolus, vous créerez des présentations et vous préparerez des documents d’information à partir du contenu fourni par d’autres personnes.

Le profil suivant vous correspond?

• Minimum de trois ans d’expérience en lien avec le poste.
• Diplôme d’études collégiales de préférence (une expérience équivalente pourrait être prise en compte).
• Sens aigu de la coordination, de l’organisation, de la gestion du temps et de la gestion de projet permettant de planifier et de coordonner les activités, d’établir l’ordre de priorité des tâches, de gérer son propre travail au quotidien et de soutenir les priorités et les produits livrables d’autres personnes.
• Compétences en recherche, en analyse, en interprétation et en synthèse de données.
• Souci du détail et de la précision.
• Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel, Outlook et PowerPoint, des bases de données ou des logiciels de projet, capacité d’apprendre à utiliser des logiciels particuliers et, dans certains cas, d’en être l’administrateur, compétences en éditique et en recherche sur Internet.
• Le bilinguisme (français et anglais) est un atout.

Si ce poste vous intéresse, veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 19 juin 2025.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature. Le Collège royal s’engage fermement à respecter l’équité en matière d’emploi et la diversité en milieu de travail, et encourage les personnes noires, les minorités racisées ou visibles, les Autochtones, les femmes, les personnes handicapées et les personnes 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, les personnes qui ont obtenu la citoyenneté canadienne et celles qui ont obtenu le statut de résident permanent auront la priorité.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt pour ce poste; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourra être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Notre organisation s’engage à respecter les lignes directrices de santé publique pour les membres de son personnel et leur famille. Des dispositions relatives au télétravail sont actuellement en place pour la plupart de nos équipes, jusqu’à nouvel ordre. Nous jugeons essentiel de faire preuve de souplesse compte tenu de la nouvelle réalité.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des accommodements qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous désirez obtenir une mesure d’adaptation dans le cadre du processus d’entrevue, veuillez écrire à : careers@collegeroyal.ca.

Échelon 4 – Taux horaire de 26,21$ à 32,79 $