L’Institut des neurosciences, de la santé mentale et des toxicomanies (INSMT) des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) est à la recherche d’un(e) gestionnaire des opérations et des finances dynamique et expérimenté(e) pour se joindre à son équipe de direction. Le poste est basé au Centre de recherche Azrieli (CRA) du CHU Sainte-Justine à Montréal, Québec. Le ou la gestionnaire relèvera directement de la Dre Patricia Conrod, directrice scientifique de l’INSMT. L’INSMT des IRSC a pour mandat de soutenir la recherche visant à améliorer les connaissances sur le cerveau, la santé mentale, la santé neurologique, la vision, l’audition et le fonctionnement cognitif, ainsi qu’à réduire le fardeau des troubles connexes par des stratégies de prévention, de dépistage, de diagnostic, de traitement, de soutien et de soins palliatifs. Sa mission est de favoriser l’excellence en recherche innovante et éthique au Canada, afin d’accroître notre compréhension du fonctionnement et des troubles du cerveau, de l’esprit, de la moelle épinière, des systèmes sensoriels et moteurs, ainsi que du bien-être mental et de toutes les formes de dépendance.

Projet

Le ou la gestionnaire des opérations et des finances jouera un rôle central dans la gestion des fonctions opérationnelles et administratives de l’Institut, en assurant une coordination efficace entre l’INSMT et le CHU Sainte-Justine, et en soutenant la mise en œuvre d’initiatives stratégiques nationales en matière de recherche sur le cerveau, la santé mentale et les dépendances. La personne retenue travaillera en étroite collaboration avec la directrice scientifique et la directrice scientifique associée pour appuyer la vision stratégique, la programmation scientifique et les objectifs à long terme de l’Institut. Relevant de la directrice scientifique, le ou la gestionnaire des opérations et des finances consultera régulièrement cette dernière ainsi que la directrice scientifique associée sur les questions opérationnelles et la planification stratégique. Il ou elle sera responsable de la gestion quotidienne du bureau administratif de l’Institut, supervisera les ressources humaines et financières associées au bureau de l’INSMT au CHU Sainte-Justine, ainsi que les portefeuilles administratifs de l’Institut. Il ou elle agira fréquemment au nom de la directrice scientifique, notamment en rédigeant de la correspondance, en interagissant avec des représentants gouvernementaux et universitaires de haut niveau, et devra donc faire preuve de discernement, de capacité à résoudre des problèmes et à gérer les conflits avec jugement.

Tes défis

Ce poste requiert une grande autonomie ainsi qu’une aptitude à prendre des décisions importantes de manière indépendante. Il demande également d’excellentes compétences en résolution de problèmes, en leadership, ainsi qu’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité. Il est important de pouvoir s’adapter à des périodes de travail plus intenses, à des priorités évolutives et à un environnement parfois exigeant. Une bonne connaissance des politiques, pratiques et structures organisationnelles propres au milieu universitaire, incluant les processus décisionnels, est essentielle. Une compréhension claire des priorités et des engagements de la directrice scientifique constitue également un atout majeur. Ce poste implique la gestion d’informations sensibles et requiert un excellent jugement, un grand sens de la discrétion ainsi qu’une pensée autonome afin d’assurer une circulation efficace de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe. Étant donné que la personne en poste sera appelée à interagir avec des clients internes et externes de haut niveau, des représentants gouvernementaux, des parties prenantes, ainsi que des membres de la direction et du personnel des IRSC, les conséquences d’erreurs peuvent être significatives.

Il est donc essentiel de faire preuve d’un haut niveau de confidentialité, de professionnalisme, de jugement éclairé et de solides compétences en communication. Le ou la gestionnaire sera responsable des fonctions administratives, opérationnelles et financières de l’Institut, conformément aux politiques et procédures des IRSC et de l’établissement hôte. Il ou elle agira également comme principal point de contact pour les questions administratives avec le personnel de l’INSMT et les parties prenantes gouvernementales, communautaires et industrielles. En collaboration avec le personnel de l’INSMT et des IRSC, il ou elle coordonnera l’administration des programmes liés au mandat de l’Institut, contribuera à la mise en œuvre de projets spéciaux soutenant les orientations stratégiques de l’Institut, et jouera un rôle clé pour assurer la gestion efficace, ponctuelle et budgétaire des projets et initiatives.

Gestion financière**:**

• Aider la directrice scientifique et la directrice scientifique associée à préparer le budget administratif de l’INSMT. Superviser le budget des initiatives stratégiques de l’Institut ainsi que la subvention de soutien à l’Institut et ses dépenses.
• Surveiller et rendre accessibles les rapports financiers, les prévisions et les allocations de financement pour la DS et la DSA.
• Responsable de la planification des activités et de la reddition de comptes financières de l’Institut, y compris l’élaboration et le suivi des budgets annuels, les rapports financiers pour l’analyse des écarts, la planification à long terme et l’adaptation continue du plan d’affaires.
• Préparer le rapport financier annuel destiné aux IRSC et en assurer l’exactitude et l’exhaustivité.
• Assurer la liaison avec les équipes financières des IRSC et de la comptabilité du CRA CHU Sainte-Justine pour garantir la conformité aux lignes directrices institutionnelles et fédérales.
• Suivre les activités de recherche et de mobilisation des connaissances financées par la subvention de soutien à l’Institut afin de s’assurer que toutes les obligations sont respectées et les livrables reçus.
• Évaluer les demandes externes de soutien financier et formuler des recommandations.
• Représenter l’Institut sur les questions de conformité et de reddition de comptes liées aux ententes fiscales, juridiques ou contractuelles avec des organismes et partenaires externes.
• Collaborer avec la DS et la DSA pour préparer et superviser le budget des initiatives stratégiques.
• Préparer, présenter, gérer et contrôler les budgets d’événements et d’ateliers, y compris les réunions du conseil consultatif de l’Institut.
• Veiller à la conformité financière et à la reddition de comptes des activités de recherche et des partenariats avec les divisions des IRSC et les partenaires externes (gouvernementaux, ONG, organismes de bienfaisance, etc.).
• Assurer une gestion efficace des aspects budgétaires, surveiller les remboursements et garantir le respect des lignes directrices des IRSC et du CHU Sainte-Justine.

Gestion administrative:

• Diriger les opérations quotidiennes du bureau de l’INSMT basé à Montréal.

• Élaborer et mettre en œuvre les processus, politiques et procédures opérationnelles de l’Institut.

• Prendre des décisions administratives majeures en collaboration avec la DS ou la DSA.

• Gérer les horaires, la logistique des réunions, les déplacements et les achats.

• Soutenir la DS et le personnel de l’INSMT dans les questions administratives.

• Mener des projets de manière autonome selon les priorités définies par la DS.

• Se tenir informé(e) des règlements des IRSC, provinciaux, fédéraux et des trois conseils.

• Faire preuve d’un haut degré d’autonomie dans la prise de décisions et le jugement.

• Informer rapidement la DS ou la DSA de toute communication, activité, problématique ou urgence pertinente.

• Conseiller et coordonner les activités de multiples parties prenantes internes et externes.

• Collaborer étroitement avec d’autres instituts des IRSC sur des programmes et initiatives interinstitutionnels.

• Communiquer avec tact avec des personnes de haut niveau (ex. : ministères de la Santé), des partenaires (locaux, provinciaux, nationaux, internationaux) et des parties prenantes.

• Maintenir de solides relations avec les autres instituts des IRSC et les parties prenantes.

• S’adapter à des changements urgents, fréquents et complexes, et en informer les personnes concernées en temps opportun.

• Assurer un haut niveau de confidentialité, de discrétion, de professionnalisme et de jugement dans la gestion de dossiers sensibles. Le ou la gestionnaire aura accès aux dossiers RH et financiers de l’INSMT. Gérer les processus RH, y compris le recrutement, l’intégration et la coordination du personnel, conformément aux politiques du CHU Sainte-Justine. Favoriser un environnement de travail collaboratif, inclusif et bienveillant.

• Préparer des rapports institutionnels, des notes d’information et des documents à l’intention des parties prenantes internes et externes.

• Développer et maintenir des bases de données et des dossiers conformes aux politiques des IRSC et du CHU Sainte-Justine.

• Gérer la planification et l’organisation des réunions du Conseil consultatif de l’Institut (en présentiel et virtuel) : préparation des ordres du jour et documents, logistique (négociation de contrats hôteliers, événements sociaux), réunions préparatoires avec la présidence du conseil, rédaction et diffusion des procès-verbaux, suivi des points à traiter.

• Sous la direction de la DS et de la DSA, organiser des ateliers et conférences avec les parties prenantes à travers le pays (négociation de contrats, réservation de lieux, correspondance avec les participants, préparation/gestion du budget, traitement des remboursements et honoraires). Planifier et exécuter des réunions, ateliers et événements scientifiques en présentiel et en ligne.

• Agir comme principal point de contact entre l’INSMT et les bureaux administratifs et de recherche du CHU Sainte-Justine.

• Assurer une coordination fluide des initiatives conjointes, des services et des activités de conformité.

• Soutenir la DS et la DSA dans la planification stratégique de l’Institut, y compris la mise en œuvre et la reddition de comptes des opportunités de développement opérationnel.

• Collaborer étroitement avec la DSA pour soutenir le développement, la coordination et l’exécution des initiatives et priorités stratégiques de l’INSMT.

• Aider à la préparation de propositions de financement pour des initiatives stratégiques d’envergure.

Tes acquis et talents :

• Baccalauréat en administration publique, sciences de la santé, gestion ou domaine connexe (maîtrise un atout).
• Minimum de 5 ans d’expérience en administration, gestion de projets ou gestion financière, de préférence dans un milieu de recherche, universitaire ou en santé.
• Excellentes compétences organisationnelles, interpersonnelles et en communication.
• Capacité à faire preuve du plus haut niveau de discrétion, de professionnalisme, d’intégrité et de confiance.
• Maîtrise de la planification stratégique, de l’allocation budgétaire et des prévisions financières.
• Compétence en budgétisation, outils comptables et systèmes de gestion de bureau.
• Expérience des processus RH et de la coordination d’événements.
• Une expérience financière et une connaissance des processus RH et comptables du CHU Sainte-Justine sont des atouts.
• Bilinguisme (français/anglais) requis, avec d’excellentes compétences écrites et orales dans les deux langues.
• Connaissance du financement public ou du paysage canadien de la recherche en santé est un atout.

Notre offre (Conditions d’emploi)

• Il s’agit d’un contrat à durée indéterminée, à temps complet (35 heures par semaine), non syndiqué, avec une période de probation d’un (1) an. Ce poste est normalement prévu pour la durée de la subvention de l’INSMT.
• La rémunération varie entre 55 282.10$ et 97 962.73$/an selon l’échelle en vigueur au CHU Sainte-Justine et en fonction de l’expérience pertinente reconnue. Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur au CHU Sainte-Justine.
• Modèle de travail hybride possible (présentiel + télétravail). Disponibilité requise pour des horaires flexibles. Des déplacements peuvent être nécessaires.

Date d’entrée en fonction : Immédiat

Nous tenons à préciser que les candidats étrangers devront avoir un permis de travail valide pour le CHUSJ. Tout permis de travail ayant la condition suivante ne sera pas éligible : « Pas autorisé à exercer un emploi relié aux soins des enfants, à l'enseignement au primaire ou au secondaire, au domaine de la santé ».

Si ce poste vous intéresse, veuillez utiliser notre site de recrutement pour postuler en ligne et faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation.

Fin de l'affichage: 23 juillet 2025

Autres avantages

1. Une conciliation travail et vie personnelle :

• Plan de vacances avantageux
• 20 jours de vacances par année pour le personnel,
• 13 jours fériés
• 9,6 jours de maladie par année
• Congé de maternité, de paternité et d’adoption

2. Des avantages collectifs concurrentiels :

• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
• Assurances collectives pour vous et votre famille
• Programme d’aide aux employés et à leur famille

3. Des établissements facilement accessibles

• Station de métro Université-de-Montréal, lignes d’autobus et grands axes routiers à proximité
• Abri à vélos sécurisé et stations BIXI à proximité
• Située dans le quartier Côte-des-Neiges

4. Des services sur place pour vous simplifier la vie:

• Centre de la petite enfance Sainte-Justine
• Nettoyeur et service de couture
• Activités sportives
• Service alimentaire qui encourage l’agriculture biologique et locale
• Livraison de paniers de légumes biologiques

Remarques

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.