Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

IGHO International Programs and Partnerships Support

Campus :

600 Peter Morand

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

July 24, 2025

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE**:**

August 04, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Échelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00Au sujet de la Faculté de médecine
Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison d’être du poste:
Sous la direction de la Superviseure, Partenariats Internationaux et Programmes, Coordonner les activités liées à l’administration des ressources humaines, financières, physiques et matérielles du Bureau de l’internationalisation et de la santé mondiale (BISM) pour soutenir et conseiller la direction du Bureau et veiller à ce que les politiques et les procédures soient bien comprises et appliquées.

Dans ce poste, vous:

• Soutien administratif : Gérer les calendriers du vice-décanat et de la direction du Bureau, organiser et planifier diverses réunions et gérer les communications entrantes.
• Rédaction administrative : Rédiger des courriels, des avis, des ordres du jour et des procès-verbaux de réunion, préparer des tableaux et des feuilles de calcul pour le vice-décanat et l’équipe du BISM. Collaborer à la rédaction, à la révision, à l’approbation et à la diffusion des documents. Coordonner les communications écrites relatives aux réunions et comités.
• Finances et budget : Coordonner les transactions financières en cours et l’ensemble des activités et processus liés à l’administration des postes budgétaires du BISM financés à l’interne comme à l’externe de manière à préserver l’intégrité et la transparence financières et à garantir la conformité aux politiques établies. Effectuer toutes les recherches et analyses nécessaires pour faire des recommandations à la direction du BISM quant à la préparation efficace des budgets, aux projections budgétaires et aux déficits, en vue de maximiser les revenus et de contenir les dépenses.
• Paie : Préparer les demandes de rémunération et les documents requis pour la production des contrats; gérer la rémunération du personnel occasionnel et contractuel conformément aux politiques établies. Vérifier l’exactitude des rapports de paie et assurer la liaison avec le Service de la paie pour rectifier toute incohérence.
• Service des immeubles :Gérer les ressources physiques pour assurer l’utilisation la plus efficiente de l’espace du secteur. À cette fin, recevoir, analyser et traiter les nouvelles demandes, coordonner l’aménagement et les panneaux des salles et veiller en tout temps au respect des normes d’accessibilité. Tenir des dossiers exacts sur les détentrices ou détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l’accès touchant le personnel du secteur pour assurer la confidentialité des dossiers. Agir à titre de représentante ou de représentant en santé et sécurité du secteur pour assurer la bonne communication des politiques et pratiques en la matière et veiller à leur respect en vue de réduire au minimum le risque pour les membres de la population étudiante et du personnel.

Ce que vous apportez :

• Connaissance approfondie des principes d’administration, de comptabilité, de finances et de ressources humaines normalement acquise dans le cadre d’études postsecondaires dans une discipline pertinente.
• Minimum de trois ans d’expérience attestée dans un poste semblable.
• Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels, y compris les systèmes financiers, les feuilles de calcul, les bases de données, Internet et le courrier électronique.
• Expérience de l’interprétation, de l’explication et de l’application de politiques et de règlements.
• Expérience du travail dans un milieu syndiqué et de l’interprétation de conventions collectives.
• Expérience de la production de rapports.
• Solides aptitudes pour les relations interpersonnelles, les communications et l’organisation.
• Capacité de travailler de manière indépendante et efficace, de faire preuve de jugement dans l’établissement des priorités de travail et de travailler efficacement sous pression.
• Capacité de gérer une variété d’activités à la fois et de traiter efficacement avec une diversité de personnes.
• Disposition à travailler en dehors des heures normales et de faire des heures supplémentaires en période de pointe.
• Sensibilité aux enjeux culturels, sociaux et politiques.
• Très grande discrétion.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

#LI-Hybrid

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.