Job Title: Inside Sales Representative

Location: Cambridge, ON or Lachine, QC

Company Overview: The company is a leader in the electric motor and controls industry, focusing on the manufacture and distribution of industrial electric motors and control systems. We are dedicated to providing our customers with high-quality products and exceptional service.

Job Summary: The Inside Sales Representative is responsible for selling products and services to customers primarily through phone and email communication. This role involves developing and maintaining strong customer relationships, understanding customer needs, and providing product recommendations and solutions. The Inside Sales Representative will collaborate with the sales team and other departments to achieve sales targets and ensure customer satisfaction.

Key Responsibilities:

• Customer Interaction: Communicate with customers via phone and email to understand their needs, provide product information, and recommend suitable solutions.
• Sales Generation: Actively pursue sales opportunities with a focus on both new customer acquisition and maintaining strong relationships with existing customers.
• Quotation Management: Prepare and deliver timely, accurate quotations that align with customer requirements and company pricing strategies.
• Order Processing & Fulfillment:
• Manage the full sales cycle — from initial inquiry to order entry, coordination with operations, and confirmation of shipment or delivery.
• Check daily orders to confirm accurate shipment.
• Provide customers with timely updates on order status as required.
• Monitor and determine "hold status" in accordance with the Customer Service Hold Policy.
• Review and process customer change notices promptly and accurately.
• Inventory & Stock Support:
• Provide real-time quotes and inventory updates on stock products.
• Review and address the backorder report on a weekly basis.
• Confirm availability and lead times by checking current stock.
• Customer Support:
• Resolve customer issues efficiently while maintaining high service levels.
• Provide freight quotes when required.
• Create and update new shipping addresses as needed.
• Collaboration: Work closely with outside sales, applications engineering, operations, and other departments to ensure alignment on customer needs and smooth project execution.
• Accounts Receivable Assistance: Support AR tasks including invoicing, processing credits (including RMA credits), and assisting with collections or discrepancies when necessary.
• CRM & ERP System Use: Maintain accurate records in CRM and ERP systems, including customer profiles, quotes, order history, and activity tracking.
• Follow-Up & Reporting:
• Proactively follow up on outstanding quotes and open customer requests.
• Generate and share internal reports related to backorders, customer holds, or other key metrics as needed.
• Market Knowledge: Stay informed about company products, competitor offerings, industry trends, and customer preferences to provide informed support and recommendations.

Qualifications:

• Minimum of 2 years of experience in inside sales, customer service, or a related field within the motors, controls, or industrial products industry.
• Strong communication and interpersonal skills, with the ability to build and maintain strong customer relationships.
• Sales-oriented mindset with a focus on achieving targets and growing the customer base.
• Experience with ERP systems and CRM software is preferred.
• Ability to multitask and manage time effectively in a fast-paced environment.
• Knowledge of electric motors, controls, and related products is a plus.
• Willingness to learn and adapt to new challenges and opportunities.
• Bilingualism (English/French) is considered an asset.

Reports To: Product Manager – Stock Motors & Controls

Physical Requirements: This is primarily an office-based role. Reasonable accommodations may be provided to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

The role involves frequent use of a computer, sitting for extended periods, and regular verbal communication. Occasional movement within the office, such as walking, standing, or reaching, may be required. Light lifting of items up to 20 pounds may occur occasionally. Visual requirements include the ability to focus on detailed work at close range.

Work Environment: The work is performed in a typical office environment with moderate noise levels. The space is climate-controlled and equipped with standard office furnishings and technology.

Benefits: We offer group benefits (medical, dental, vision, STD, LTD, Vacation, and RRSP/TFSA.

• This job description outlines the primary duties and qualifications for the Inside Sales Representative role and may be subject to changes as the needs of the organization evolve.

Poste: Représentant des ventes internes
Lieu: Cambridge (Ontario) et Lachine (Québec)
Présentation de l'entreprise: Chef de file du secteur des moteurs électriques et des commandes, l'entreprise se spécialise dans la fabrication et la distribution de moteurs électriques industriels et de systèmes de commande. Nous nous engageons à fournir à nos clients des produits de haute qualité et un service exceptionnel.
Résumé du poste: Le représentant des ventes internes est responsable de la vente de produits et de services aux clients, principalement par téléphone et par courriel. Ce rôle implique de développer et d'entretenir de solides relations avec les clients, de comprendre leurs besoins et de leur fournir des recommandations de produits et des solutions. Le représentant des ventes internes collaborera avec l'équipe des ventes et les autres services pour atteindre les objectifs de vente et assurer la satisfaction de la clientèle.
Principales responsabilités:

• Interaction avec les clients: Communiquer avec les clients par téléphone et par courriel pour comprendre leurs besoins, leur fournir des informations sur les produits et leur recommander des solutions adaptées.
• Génération de ventes: Rechercher activement des opportunités de vente en mettant l'accent sur l'acquisition de nouveaux clients et le maintien de relations solides avec les clients existants.
• Gestion des devis: Préparer et fournir des devis précis et ponctuels, conformes aux exigences des clients et aux stratégies de tarification de l'entreprise.
• Traitement et exécution des commandes:

O Gérer l’intégralité du cycle de vente, de la demande initiale à la saisie de la commande, en passant par la coordination avec les opérations et la confirmation de l’expédition ou de la livraison.
o Vérifier les commandes quotidiennement pour confirmer l’exactitude de l’expédition.
o Informer les clients en temps opportun de l’état des commandes, si nécessaire.
o Surveiller et déterminer le statut de blocage, conformément à la politique de blocage du service client.
o Examiner et traiter les avis de modification des clients avec rapidité et précision.

• Gestion des stocks:

o Fournir des devis et des mises à jour des stocks en temps réel pour les produits en stock.
o Consulter et traiter le rapport de rupture de stock chaque semaine.
o Confirmer la disponibilité et les délais de livraison en vérifiant les stocks actuels.

• Service client:

o Résoudre efficacement les problèmes des clients tout en maintenant un niveau de service élevé.
o Fournir des devis de transport si nécessaire.
o Créer et mettre à jour de nouvelles adresses de livraison si nécessaire.

• Collaboration: Travailler en étroite collaboration avec les services commerciaux externes, l’ingénierie des applications, les opérations et les autres services afin de garantir l’adéquation aux besoins des clients et une exécution fluide des projets.
• Assistance aux comptes clients: Prise en charge des tâches de comptes clients, notamment la facturation, le traitement des crédits (y compris les crédits RMA) et assistance en cas de recouvrement ou d’écarts, si nécessaire.
• Utilisation des systèmes CRM et ERP : Tenue de registres précis dans les systèmes CRM et ERP, incluant les profils clients, les devis, l’historique des commandes et le suivi des activités.
• Suivi et reporting:

o Suivi proactif des devis en cours et des demandes clients ouvertes.
o Génération et partage de rapports internes relatifs aux commandes en souffrance, aux demandes en attente des clients ou à d’autres indicateurs clés, selon les besoins.

• Connaissance du marché: Se tenir informé des produits de l’entreprise, des offres concurrentes, des tendances du secteur et des préférences des clients afin de fournir un soutien et des recommandations éclairés.

Qualifications:

• Minimum de 2 ans d’expérience en vente interne, service client ou dans un domaine connexe au sein du secteur des moteurs, des commandes ou des produits industriels.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité à établir et à entretenir de solides relations clients.
• Esprit commercial axé sur l’atteinte des objectifs et le développement de la clientèle.
• Une expérience avec les systèmes ERP et les logiciels CRM est un atout.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à gérer efficacement son temps dans un environnement dynamique.
• Une connaissance des moteurs électriques, des commandes et des produits connexes est un atout.
• Volonté d'apprendre et de s'adapter aux nouveaux défis et opportunités.
• Le bilinguisme (anglais/français) est considéré comme un atout.

Responsable hiérarchique: Chef de produit – Moteurs et commandes de stock
Exigences physiques: Ce poste est principalement basé au bureau. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour permettre aux personnes handicapées d'effectuer les tâches essentielles.
Le poste implique l'utilisation fréquente d'un ordinateur, une position assise prolongée et une communication verbale régulière. Des déplacements occasionnels dans le bureau, comme marcher, se tenir debout ou tendre les bras, peuvent être nécessaires. Le levage d'objets légers jusqu'à 9 kg peut être requis occasionnellement. Les exigences visuelles incluent la capacité de se concentrer sur un travail détaillé de près.
Environnement de travail: Le travail s'effectue dans un environnement de bureau classique avec un niveau sonore modéré. L'espace est climatisé et équipé du mobilier et des technologies de bureau standard.
Avantages sociaux: Nous offrons des avantages sociaux collectifs (soins médicaux, dentaires, soins de la vue, ILD, vacances et REER/CELI).

• Cette description de poste décrit les principales tâches et qualifications pour le rôle de représentant des ventes internes et peut être sujette à des changements à mesure que les besoins de l'organisation évoluent.

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