Compensation Pay Range:

$35.04-$43.00

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY:

The Service Planning Coordinator will lead integrated service planning for families of children and youth with multiple and/or complex special needs by working with providers from multiple sectors in individual child, youth and family teams. Additionally, the Service Planning Coordinator will provide supports to the families in the Single Plan of Care Process.

The Service Planning Coordinator will be familiar with the specialized resources which may support each unique child and family. Services will be provided at CHEO, in the community and in the families’ homes.

JOB DESCRIPTION:

Lead and facilitate multidisciplinary team meetings in collaboration with the family and Creates Patient’s Single Plan of Care -SPOC

• Provide leadership and support around the use of the Single Plan of Care (SPOC) Process, an inter-agency, inter-professional and cross-sectoral team approach to the development and monitoring of a comprehensive integrated single plan of care that addresses the service needs of the child/youth and that is based on the family vision and priorities.
• Facilitate the active participation of the family and/or the youth themselves in the integrated service planning, including developing the family vision and goal setting.
• Facilitate the coming together of relevant providers from appropriate sectors and the exchange of information, to develop and maintain a single integrated service plan for the child/youth and their family.

Conduct detailed assessment of child & family support needs and strengths using validated tools (e.g. Child and Adolescence Needs Strength (CANS) assessment tool (Includes child’s physical and mental needs, family dynamics, financial needs, caregiver needs, social and economic barriers)

• Complete an Epic chart review
• Identify key care team members and possible service gaps
• Schedule and carry out an assessment with the family and child/youth, using a standardized assessment tool and scores the initial CANS that is used as the baseline.
• Coordinate and schedule an interpreter if required
• Complete the 6 Favorite Words clinical framework to establish child/youth and family goals
• Review and document other services received by family (community based and financial)
• Submit referral to family resource worker and/or other community and hospital support personnel (as needed)
• Contact all members of the care team to start coordinating communication
• Lead care team meeting to action items with the support of the appropriate professionals both in hospital and in community

Family Support, Advocacy, and Ongoing Care Coordination

• Maintain a relationship with the whole care team involved with the family and act as the family’s bridge to the variety of care professionals they need help from.
• Contact relevant professionals involved with the family when a new issue or care need arises, or if complications present.
• Contact and communicate with provincially established Complex Special Needs escalation mechanisms (such as Complex Special Needs (CSN) mechanisms). (eg. Coordinated Access for Ottawa; the CSP will present applications for funding to the Resolution Committee).
• Communicate with many parties in various ways (telephone, email, Mychart, etc.).
• Meet with families at their homes, at local businesses, at schools or other local agencies to conduct check-ins and follow up on specific care coordination needs.
• Provide ongoing and consistent care coordination under several CHEO and community service streams (e.g. Ambulatory Care dept, Dev and Rehab, Home and Community Care, School Based Rehab Services, Urgent Response Services, Extensive Needs Services). This also includes access to respite and summer and after school camps and applications that will help with transitioning to adult services.

Encourage teamwork and promote communication within the child’s care team

• Implement strategies for the family and the care team to help facilitate communication between each other, ensuring that all team members not only have a copy of the SPOC with all the goals and who's is helping action them, but also ensuring that the SPOC is kept up to date at all times.
• Ensure that the necessary contact information about the child’s team supports those goals so that teams can connect together.
• Apply basic mediation skills when parties are not on the same page. Keep everyone on tasks with the goals and timelines that have been set

Transition Planning and closing files

• Assist with a smooth transition to community case management when the family and child/youth’s needs are stable and they have made progress towards their goals.
• Support the family with a transition plan and identify a provider within that child/youth’s team that can now take the lead moving forward ex: (SCS case manager, a professional at CHEO or a Family Resource Worker).
• Complete and submit the necessary referrals to additional agencies.
• Update the final SPOC document in EPIC with child/youth’s goals and plans on how they will be achieved and who the new lead is. This SPOC is then recirculated with the team so that family and team is aware of the plan.
• Use the established soft transfer letters (AKA discharge letter) and ensure the family and team have a copy and the updated SPOC.
• Close the EPIC episode of care using the reason for discharge created in EPIC as per MCCSS reporting requirements.

QUALIFICATIONS

• Vulnerable Sector Check (Essential)
• Bachelor’s degree in health-related field (Essential)
• Child and Adolescent Needs and Strengths (CANS) Certification (Essential)
• Minimum three (3) years’ experience related to children with special needs and their families (Essential)
• Minimum three (3) years of coordination experience in the health care field (Essential)
• Ability to work independently (Essential)
• Strong communication skills (Essential)
• Strong interpersonal and relationship building skills (Essential)
• Strong leadership, team facilitation, conflict management and mediation skills (Essential)
• Excellent oral and written communication in both official languages (Essential)
• Flexibility and adaptability to work within an evolving/changing system of service delivery (Essential)
• The ability to identify risk situations requiring prompt action (Essential)
• Ability to coordinate and support families and work as part of a team (Essential)
• Extensive knowledge of community resources for children with special needs and their families (Essential)
• Bilingual (English/French) (Preferred)
• Complete mandatory training and refreshers within designated timeframes. (Essential)
• Valid Driver’s License and access to a vehicle (Essential)

Timeline may be extended or shortened based on operational needs.

• Please note you will be represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). Please note that this position will be based out of Ottawa. Please note that location may be subject to change at any time at the discretion of the employer. All OPSEU members shall be granted an interview upon passing the pre-screening. Pre-screening might include testing.

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at

TalentAcquisition@cheo.on.ca

. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

La coordonnatrice ou le coordonnateur de la planification des services dirige la planification des services intégrés pour les familles d’enfants et de jeunes ayant des besoins particuliers multiples ou complexes en travaillant avec des prestataires de plusieurs secteurs au sein d’équipes individuelles pour les enfants, les jeunes et les familles. De plus, elle ou il offre du soutien aux familles dans le cadre du processus de plan de soins unique.

La personne titulaire du poste doit connaître les ressources spécialisées pouvant soutenir chaque enfant et chaque famille. Les services seront fournis au CHEO, dans la communauté et dans les foyers des familles.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Diriger et animer des réunions de l’équipe multidisciplinaire en collaboration avec la famille et créer un plan de soins unique pour la patiente ou le patient

• Offrir du leadership et du soutien en ce qui a trait à l’utilisation du processus du plan de soins unique, une approche d’équipe interorganismes, interprofessionnelle et intersectorielle pour l’élaboration et le suivi d’un plan de soins unique, exhaustif et intégré qui répond aux besoins en services de l’enfant ou du jeune et qui est fondé sur la vision et les priorités de la famille.
• Favoriser la participation active de la famille ou du jeune à la planification des services intégrés, comme l’élaboration de la vision de la famille et l’établissement d’objectifs.
• Faciliter le rassemblement des prestataires pertinents des secteurs appropriés et l’échange d’information afin d’élaborer et de conserver un plan de services intégré unique pour l’enfant ou le jeune ainsi que sa famille.

Effectuer une évaluation détaillée des besoins et des forces en matière de soutien de l’enfant ou de la famille à l’aide d’outils validés (Child and Adolescence Needs Strength [CANS]) et d’outils d’évaluation (les besoins mentaux et physiques, la dynamique familiale, les besoins financiers, les besoins des aidantes ou aidants et les obstacles économiques)

• Effectuer l’évaluation des tableaux Epic.
• Repérer les principaux membres de l’équipe de soins et les lacunes possibles en matière de services.
• Planifier et mener à bien une évaluation auprès de la famille et de l’enfant ou du jeune à l’aide d’un outil d’évaluation normalisé et noter le CANS initial qui est utilisé comme référence.
• Coordonner et planifier la présence d’une ou d’un interprète, au besoin.
• Effectuer le cadre clinique de Mes mots préférés pour le développement de l’enfant pour établir les objectifs de l’enfant, du jeune et de la famille.
• Examiner et documenter les autres services reçus par la famille (communautaires et financiers).
• Soumettre une demande d’aiguillage vers une intervenante ou un intervenant en ressources familiales ou d’autres membres du personnel de soutien communautaire et hospitalier (au besoin).
• Communiquer avec l’ensemble des membres de l’équipe de soins pour commencer à coordonner la communication.
• Diriger la réunion de l’équipe de soins sur les mesures de suivi avec le soutien des professionnelles ou professionnels appropriés, tant à l’hôpital que dans la communauté.

Soutien familial, défense des intérêts et coordination des soins continus

• Entretenir une relation avec toute l’équipe de soins qui s’occupe de la famille et faire le pont entre celle-ci et l’ensemble des professionnelles et professionnels de la santé qui s’en occupent.
• Communiquer avec les professionnelles et professionnels pertinents qui interviennent auprès de la famille lorsqu’un nouveau problème ou un besoin en soins survient, ou en cas de complications
• Communiquer avec les mécanismes de recours hiérarchique pour les besoins particuliers complexes (BPC) établis par la province, comme les mécanismes des BPC (p. ex. Accès coordonné pour Ottawa; les BPC présenteront les demandes de financement au Comité de résolution).
• Communiquer avec divers groupes de plusieurs façons (téléphone, courriel, Mychart, etc.).
• Rencontrer les familles à leur domicile, dans des entreprises locales, dans des écoles ou d’autres organismes locaux pour effectuer des vérifications et faire le suivi des besoins particuliers en matière de coordination des soins.
• Assurer une coordination continue et uniforme des soins dans le cadre de plusieurs volets de services du CHEO et de la communauté (les services de soins ambulatoires, de développement et de réadaptation, de soins à domicile et en milieu communautaire, de réadaptation en milieu scolaire, d’intervention d’urgence et les services pour enfants et adolescents à besoins exceptionnels). Les services comprennent également les services de relève et les camps parascolaires et d’été, ainsi que les demandes qui faciliteront la transition vers les services aux adultes.

Encourager le travail d’équipe et promouvoir la communication au sein de l’équipe de soins de l’enfant

• Mettre en œuvre des stratégies pour la famille et l’équipe de soins afin de faciliter la communication entre ceux-ci tout en veillant à ce que l’ensemble des membres de l’équipe aient non seulement une copie du plan de soins unique contenant tous les objectifs et les personnes qui les aident à les atteindre, ainsi que des stratégies garantissant que le plan de soins soit tenu à jour en tout temps
• S’assurer que les coordonnées nécessaires de l’équipe de l’enfant qui soutient les objectifs sont à jour afin que les équipes puissent communiquer entre elles.
• Mettre en pratique des compétences de base en médiation lorsque les parties sont en désaccord. S’assurer que tout le monde se concentre sur les objectifs et l’échéancier qui ont été établis.

Planification de la transition et fermeture des dossiers

• Contribuer à assurer une transition en douceur vers la gestion des cas dans la collectivité lorsque les besoins de la famille et des enfants ou des jeunes sont stables et qu’ils ont réalisé des progrès vers l’atteinte de leurs objectifs.
• Soutenir la famille au moyen d’un plan de transition et désigner une ou un prestataire au sein de l’équipe de l’enfant ou du jeune qui peut maintenant prendre les devants (p. ex. une ou un gestionnaire de cas de Service Coordination Soutien, une professionnelle ou un professionnel du CHEO, ou une intervenante ou un intervenant en ressources familiales).
• Effectuer et soumettre les demandes d’aiguillages nécessaires à d’autres organismes.
• Mettre à jour le document final du plan de soins unique dans EPIC en indiquant les objectifs et les plans de l’enfant ou du jeune sur la façon dont il les atteindra, et en indiquant qui sera la nouvelle ou le nouveau responsable. Ce plan de soins unique fait ensuite le tour de l’équipe afin que celle-ci et la famille en soient au courant.
• Utiliser les lettres de transfert établies (aussi appelées lettre de sortie) et s’assurer que la famille et l’équipe en ont une copie, ainsi que le plan de soins unique mis à jour.
• Fermer l’épisode de soins EPIC en utilisant la raison du congé créée dans EPIC conformément aux exigences en matière de rapport du ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires.

QUALIFICATIONS

• Vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables (essentiel)
• Baccalauréat dans un domaine de la santé connexe (essentiel)
• Certification du Child and Adolescent Needs and Strengths (CANS) (essentiel)
• Au moins trois (3) ans d’expérience liée aux enfants ayant des besoins spéciaux et à leur famille (essentiel)
• Au moins trois (3) ans d’expérience de la coordination dans le domaine des soins de santé (essentiel)
• Capacité de travailler de façon autonome (essentiel)
• Grande habileté à communiquer (essentiel)
• Solides compétences interpersonnelles et en établissement de relations (essentiel)
• Solides compétences en leadership, en animation d’équipe, en gestion de conflits et en médiation (essentiel)
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite dans les deux langues officielles (essentiel)
• Souplesse et capacité d’adaptation pour travailler dans un système de prestation de services en évolution (essentiel)
• Capacité de cerner les situations à risque nécessitant une intervention rapide (essentiel)
• Capacité de coordonner et de soutenir les familles et de travailler en équipe (essentiel)
• Connaissance approfondie des ressources communautaires pour les enfants ayant des besoins spéciaux et leur famille (essentiel)
• Bilinguisme (anglais et français) (un atout)
• Suivre la formation obligatoire et les cours d’actualisation des compétences dans les délais prescrits (essentiel)
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule (essentiel)

Le poste peut être prolongé ou raccourci en fonction des besoins opérationnels.

• Veuillez noter que vous serez représenté(e) par le Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l’Ontario (SEFPO). Veuillez noter que ce poste sera basé à Ottawa. Veuillez noter que l’emplacement pourrait être modifié en tout temps à la discrétion de l’employeur. Tous les membres de OPSEU serront accorder une entrevue après avoir passé la présélection. La présélection peut comprendre des tests.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à

TalentAcquisition@cheo.on.ca

. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Please note you will be represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.