Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre professionnalisme? Vous cherchez à rejoindre une équipe dynamique, agile et à l’avant-garde de la transformation numérique?  NIXA  vous ouvre ses portes!

Nous sommes à la recherche d’un(e)  Adjoint(e) administratif(ve) – Profil comptabilité  pour jouer un rôle central dans la gestion comptable et administrative de notre siège social situé dans le Vieux-Port de Montréal. Si vous aimez les environnements stimulants où vos compétences font une réelle différence, c’est le moment de faire partie d’une entreprise qui allie innovation technologique et valeurs humaines.

À propos de NIXA

Nous ne sommes pas qu’une agence. Nos racines plongent dans une équipe d’experts.  NIXA est un acteur clé de l’écosystème numérique , accompagnant ses clients dans leur développement technologique. Nous aidons les organisations à accélérer leur transformation numérique, à automatiser leurs processus et à innover grâce à une approche qui va au-delà du simple conseil. Notre force réside dans la combinaison d’une expertise stratégique et d’une exécution concrète, portée par une équipe de spécialistes seniors en développement web et logiciel, qui donnent vie à vos stratégies.

NIXA est actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) – profil comptabilité pour son siège social situé dans le Vieux-Port de Montréal.

Description de l'emploi

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve) – profil comptabilité,  vous jouerez  un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des opérations comptables et administratives de l’entreprise.

Vos principales responsabilités incluront  la gestion des comptes payables et recevables, incluant la facturation ainsi qu’un suivi rigoureux des paiements et encaissements.  Vous assurerez  un contact de qualité avec nos clients et fournisseurs, tout en veillant à la précision des opérations comptables.  Vous travaillerez  en étroite collaboration avec notre technicienne comptable afin de garantir une tenue de livres fluide et conforme.

En parallèle,  vous soutiendrez  le Directeur général dans certaines de ses activités quotidiennes, notamment en l’aidant à organiser et à prioriser certaines tâches administratives. Grâce à  votre efficacité et votre sens de l’organisation ,  vous contribuerez  à maintenir un fonctionnement harmonieux au sein de l’entreprise.

Responsabilités principales :

Comptabilité (prioritaire dans le rôle)

• Saisir les contrats et les modalités de paiement dans le système, et veiller à leur conformité pour garantir une facturation précise
• Assurer la gestion des comptes payables et recevables, incluant la saisie des factures clients, le suivi des paiements, les encaissements, ainsi que le traitement des factures fournisseurs
• Gérer  les comptes de dépenses, les rapports de cartes de crédit, ainsi que d'autres tâches administratives liées à la comptabilité
• Préparer  les feuilles de temps nécessaires au traitement des paies, ainsi que  gérer  les aspects financiers liés à la rémunération des employés
• Participer à l’élaboration de documents financiers : prévisions budgétaires, conciliations bancaires, demandes de subventions, états financiers, etc.
• Maintenir les outils de gestion comptable et assurer la gestion des dossiers financiers avec rigueur et confidentialité.

Soutien administratif (en appui)

• Apporter votre soutien  ponctuel à la direction pour diverses tâches organisationnelles, notamment la gestion de l’agenda, la coordination des rendez-vous, des réunions et des déplacements
• Appuyer  la rédaction et la mise en forme de documents administratifs, tout en  contribuant  à l’amélioration continue des processus
• Superviser  les opérations courantes du bureau, y compris la gestion des fournitures, de l’équipement et la réception des livraisons

Qualifications et expériences

Nous recherchons idéalement une personne possédant les qualifications suivantes :

• Diplôme en comptabilité, administration, bureautique ou tout autre domaine pertinent, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Minimum de 3 ans d’expérience pertinente, incluant la gestion des comptes payables et recevables.
• Une bonne maîtrise des outils technologiques, notamment la suite Office (Excel, Word), Google, ainsi que l'un des logiciels comptables suivants : QuickBooks, Acomba ou Sage, avec une capacité à s’adapter à différentes plateformes.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Qualités et compétences

• Forte logique comptable, associée à un souci constant de précision dans l'exécution des tâches.
• Professionnalisme irréprochable dans la gestion et la protection des informations sensibles et confidentielles
• Sens aigu de l'organisation et capacité à prioriser efficacement dans un environnement dynamique.
• Autonomie dans la gestion des responsabilités, avec une aptitude à prendre des décisions éclairées et à accomplir les tâches de manière indépendante, tout en respectant les délais et les objectifs.
• Excellente aptitude à collaborer efficacement au sein d'une équipe, favorisant la coopération et l'atteinte des objectifs communs.
• Aisance à soutenir des fonctions administratives liées à la gestion de bureau et à la coordination (un atout).

Avantages de travailler chez Nixa :

• Horaire flexible pour commencer (8h - 10h).
• Équipement permettant de travailler à distance (MacBook Pro).
• Assurances collectives
• Régime de retraite collectif.
• Équipe dynamique, innovante et agile.
• Type d'emploi : Temps plein, permanent
• Salaire : Selon expérience

Postulez dès maintenant pour rejoindre une équipe à la pointe de l’innovation chez Nixa !

Aucune discrimination n’est tolérée, et nous considérons la diversité d'une équipe comme un atout.

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About NIXA

We are more than just an agency. Our roots lie in a team of experts.  NIXA is a key player in the digital ecosystem , supporting clients in their technological development. We help organizations accelerate their digital transformation, automate processes, and innovate through an approach that goes beyond traditional consulting. Our strength lies in the combination of strategic expertise and hands-on execution, driven by a team of senior specialists in web and software development who bring your strategies to life.

NIXA is currently looking for an Administrative Assistant – Accounting Profile for its head office located in Old Montreal.

Job Description

As an Administrative Assistant – Accounting Profile,  you will play  a key role in the smooth operation of the company’s accounting and administrative functions.

Your main responsibilities will include  managing accounts payable and receivable, including invoicing and closely monitoring payments and collections.  You will ensure  high-quality interactions with our clients and suppliers while maintaining accuracy in all accounting operations.  You will work  closely with our Accounting Technician to ensure smooth and compliant bookkeeping.

In addition,  you will support  the General Manager in some of his daily activities, including organizing and prioritizing various administrative tasks. Thanks to  your efficiency and organizational skills ,  you will contribute  to the harmonious operation of the company.

Key Responsibilities

Accounting (priority area of the role)

• Enter contracts and payment terms into the system, and ensure their accuracy to guarantee precise invoicing
• Manage accounts payable and receivable, including entering client invoices, tracking payments, processing collections, and handling supplier invoices
• Oversee  expense accounts, credit card reports, and other accounting-related administrative tasks
• Prepare  timesheets required for payroll processing and  manage  financial aspects related to employee compensation
• Participate in the preparation of financial documents: budget forecasts, bank reconciliations, grant applications, financial statements, etc.
• Maintain accounting tools and ensure financial records are managed with diligence and confidentiality

Administrative Support (complementary to the role)

• Provide support  to the management team with various organizational tasks, such as managing calendars, coordinating appointments, meetings, and travel
• Assist in drafting and formatting  administrative documents while  contributing  to the continuous improvement of processes
• Oversee  daily office operations, including supply and equipment management, and receiving deliveries

Qualifications and Experience

We are ideally seeking a candidate with the following qualifications:

• Degree in accounting, administration, office management, or a related field, or equivalent combination of education and experience
• Minimum of 3 years of relevant experience, including managing accounts payable and receivable
• Proficiency with digital tools, including Microsoft Office Suite (Excel, Word), Google Workspace, and at least one accounting software such as QuickBooks, Acomba, or Sage, with an ability to adapt to various platforms
• Excellent command of both French and English, spoken and written

Skills and Attributes

• Strong accounting logic and a high level of accuracy in task execution
• Unwavering professionalism in handling sensitive and confidential information
• Strong organizational skills and the ability to prioritize effectively in a dynamic environment
• Autonomy in managing responsibilities, with sound judgment and the ability to complete tasks independently while meeting deadlines and objectives
• Excellent team collaboration skills, promoting cooperation and the achievement of common goals
• Comfort in supporting administrative functions related to office management and coordination (an asset)

Benefits of Working at NIXA:

• Flexible start time (between 8 a.m. and 10 a.m.)
• Remote work equipment provided (MacBook Pro)
• Group insurance coverage
• Group retirement savings plan
• Dynamic, innovative, and agile team
• Job type: Full-time, permanent
• Salary: Based on experience

Apply now and join a team at the forefront of innovation at NIXA!

We are committed to equity and diversity and view an inclusive team as a key asset.