Coordonnateur des installations / Facilities Coordinator
About the role
Coordonnateur des installations
Ricoh est actuellement à la recherche d'une personne orientée vers une carrière pour assurer la coordination quotidienne avec des entrepreneurs externes et les services internes, effectuant une vaste gamme de tâches liées à l'entretien et à l'exploitation des terrains de l'immeuble. Le coordonnateur des installations effectuera diverses tâches pour soutenir les opérations quotidiennes de l'immeuble et de la division, telles que les services de bureau incluant le courrier, la messagerie, la reproduction et la sécurité.
RESPONSABILITÉS
- Planifier et assigner les demandes de travail aux entrepreneurs externes et aux services internes, et superviser l'achèvement des projets et services assignés, c'est-à-dire l'électricité, le câblage voix/données, la plomberie, l'élimination des déchets, le recyclage, les réparations, la peinture, le nettoyage de tapis, etc.
- Soutien administratif pour la formation sur l'activation et la désactivation du système d'alarme pour les nouveaux employés.
- Tenir à jour une base de données des fournisseurs de services, des contrats et des factures payées.
- S'assurer que les services de conciergerie dans l'immeuble respectent les normes de qualité.
- Assurer la liaison avec la compagnie de sécurité de l'immeuble pour garantir la fiabilité du système d'alarme de l'immeuble.
- Peut être appelé à répondre aux alarmes de sécurité après les heures de travail.
- Émettre, activer et désactiver les cartes d'accès au besoin.
- Signaler les problèmes d'entretien de l'immeuble, c'est-à-dire la plomberie, l'électricité, au service d'entretien.
- Surveiller l'utilisation des fournitures de cuisine et entretenir l'équipement et les appareils de cuisine.
- Répondre à diverses demandes des clients : tailler des clés de bureau/armoires, accrocher des armoires, commander des boissons pour les réunions, etc.
- Coordination des déménagements de bureaux et examen et modification des plans d'étage. Travailler avec les fournisseurs concernés pour gérer les déménagements de bureaux et la commande de mobilier.
- Coordonner les petits projets de construction, c'est-à-dire la conversion d'une salle de conférence en bureau.
- Répondre aux demandes de la division pour la commande de nouveaux meubles de bureau, les réparations et les modifications des meubles existants. Coordonner la reconfiguration des espaces de bureaux. Tenir à jour l'inventaire des meubles de bureau usagés pour la division, en les rendant disponibles pour d'autres utilisations.
- Concevoir, développer et documenter les processus et procédures spécifiques pour soutenir l'environnement des clients.
- Rapports mensuels sur les ententes de niveau de service (SLA) et les indicateurs.
- Fournir les niveaux de service convenus (tels que définis dans l'entente de niveau de service avec le client).
QUALIFICATIONS
FORMATION ET EXPÉRIENCE :
- Formation liée à l'industrie.
- Un diplôme d'études postsecondaires est requis.
- Minimum de 2 ans d'expérience dans des rôles ayant des responsabilités, une portée et des compétences similaires.
- Expérience antérieure en service, soutien, technique ou exploitation auprès des clients.
COMPÉTENCES :
- Excellentes compétences interpersonnelles avec la capacité de développer rapidement des relations d'affaires.
- Forte motivation personnelle pour 1 atteindre les résultats.
- Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Maîtrise de Microsoft Office.
- Capacité de soulever plus de 13 kg (30 lb) au besoin.
- Permis de conduire valide.
Facilities Coordinator
Ricoh is currently looking for career-oriented individual to coordinate on a daily basis with outside contractors and in-house services performing a wide variety of tasks related to the maintenance and operation of the building grounds. The Facilities Coordinator with perform a variety of duties to support the building and Division's daily operations such as office services including mail, courier, duplication and security.
RESPONSIBLILTIES
- Schedule and assign work requests for outside contractors and in-house services, and oversee completion of assigned projects and services i.e., electrical, voice/data cabin, plumbing, waste disposal, recycling, repairs, painting, carpet cleaning etc
- Administrative support for training on alarm system activation/ deactivation for new hires
- Maintain a database of service vendors, contracts and invoices paid
- Ensure janitorial services in the building meet quality standards
- Liaise with building security company to ensure the reliability of the building alarm system
- May be required to attend to security alarms after hours
- Issue, activate and deactivate swipe cards as necessary
- Report building maintenance issues i.e., plumbing, electrical to the Maintenance Department
- Monitor the use of kitchen supplies and maintain kitchen equipment/appliances
- Respond to a variety of Client requests: cut office/cabinet keys, hang cabinets, order beverages for meetings etc.
- Coordination of office moves and review and change of floor plans. Work with applicable vendors to manage office moves and order of furniture
- Coordinate small construction projects i.e., conversion of conference room to office
- Respond to requests from the Division to order new office furniture, repairs and modifications of existing furniture. Coordinate office space reconfiguration. Maintain and inventory of used office furniture for the Division, making it available for other use
- Design, develop and document processes and procedures specific to support Clients environment
- Monthly SLA and metric reporting
- Deliver agreed levels of service (as defined in customer SLA)
QUALIFICATIONS
EDUCATION & EXPERIENCE:
- Industry related training
- Post-secondary diploma is required
- Minimum 2 years of experience in roles with similar responsibility, scope and skills
- Previous service, support, technical or operational experience with customers
SKILLS:
- Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
- Strong self-motivation to drive results
- Excellent communication skills both verbal and written
- Effective use of Microsoft Office
- Ability to lift 30+lbs. as necessary
- Valid driver's license
About Ricoh Canada Inc.
There’s no such thing as too much information. We bring people, processes, and technology together to turn TMI into powerful results.
At Ricoh, we unlock the power of information so organizations can unlock the full potential of their people. We're a leader in information management and digital services, creating competitive advantage for over 1.4 million businesses across the globe.
Our team of 90,000 employees serve a vast array of industries, using an innovative mix of people, processes, and technology to free trapped and hidden insights. We believe having access to the right information translates to better business agility, more human experiences, and the ability to thrive in today's age of hybrid and borderless work. At Ricoh, there's no such thing as TMI. #WeLoveTMI https://www.ricoh.ca/en
Nous n’avons jamais trop d’information. Nous réunissons les gens, les processus et la technologie pour transformer l’information en puissants résultats.
Chez Ricoh, nous libérons le pouvoir de l’information pour que les organisations puissent exploiter pleinement le potentiel de leur personnel. Nous sommes un chef de file dans les services de gestion de l’information et les services numériques et permettons à plus de 1,4 million d’entreprises partout dans le monde d’acquérir un avantage concurrentiel.
Notre équipe de 90 000 employés sert un vaste éventail d’industries grâce à la diversité et à l’innovation de ses talents, de ses processus, de ses technologies et de l’information cachée et libérée. Nous croyons que l’accès à la bonne information se traduit par une grande agilité opérationnelle, par des expériences plus humaines et par la capacité à prospérer en cette époque actuelle de travail hybride et sans frontières. Chez Ricoh, nous n’avons jamais trop d’information.
https://www.ricoh.ca/fr-ca
Coordonnateur des installations / Facilities Coordinator
About the role
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Ricoh est actuellement à la recherche d'une personne orientée vers une carrière pour assurer la coordination quotidienne avec des entrepreneurs externes et les services internes, effectuant une vaste gamme de tâches liées à l'entretien et à l'exploitation des terrains de l'immeuble. Le coordonnateur des installations effectuera diverses tâches pour soutenir les opérations quotidiennes de l'immeuble et de la division, telles que les services de bureau incluant le courrier, la messagerie, la reproduction et la sécurité.
RESPONSABILITÉS
- Planifier et assigner les demandes de travail aux entrepreneurs externes et aux services internes, et superviser l'achèvement des projets et services assignés, c'est-à-dire l'électricité, le câblage voix/données, la plomberie, l'élimination des déchets, le recyclage, les réparations, la peinture, le nettoyage de tapis, etc.
- Soutien administratif pour la formation sur l'activation et la désactivation du système d'alarme pour les nouveaux employés.
- Tenir à jour une base de données des fournisseurs de services, des contrats et des factures payées.
- S'assurer que les services de conciergerie dans l'immeuble respectent les normes de qualité.
- Assurer la liaison avec la compagnie de sécurité de l'immeuble pour garantir la fiabilité du système d'alarme de l'immeuble.
- Peut être appelé à répondre aux alarmes de sécurité après les heures de travail.
- Émettre, activer et désactiver les cartes d'accès au besoin.
- Signaler les problèmes d'entretien de l'immeuble, c'est-à-dire la plomberie, l'électricité, au service d'entretien.
- Surveiller l'utilisation des fournitures de cuisine et entretenir l'équipement et les appareils de cuisine.
- Répondre à diverses demandes des clients : tailler des clés de bureau/armoires, accrocher des armoires, commander des boissons pour les réunions, etc.
- Coordination des déménagements de bureaux et examen et modification des plans d'étage. Travailler avec les fournisseurs concernés pour gérer les déménagements de bureaux et la commande de mobilier.
- Coordonner les petits projets de construction, c'est-à-dire la conversion d'une salle de conférence en bureau.
- Répondre aux demandes de la division pour la commande de nouveaux meubles de bureau, les réparations et les modifications des meubles existants. Coordonner la reconfiguration des espaces de bureaux. Tenir à jour l'inventaire des meubles de bureau usagés pour la division, en les rendant disponibles pour d'autres utilisations.
- Concevoir, développer et documenter les processus et procédures spécifiques pour soutenir l'environnement des clients.
- Rapports mensuels sur les ententes de niveau de service (SLA) et les indicateurs.
- Fournir les niveaux de service convenus (tels que définis dans l'entente de niveau de service avec le client).
QUALIFICATIONS
FORMATION ET EXPÉRIENCE :
- Formation liée à l'industrie.
- Un diplôme d'études postsecondaires est requis.
- Minimum de 2 ans d'expérience dans des rôles ayant des responsabilités, une portée et des compétences similaires.
- Expérience antérieure en service, soutien, technique ou exploitation auprès des clients.
COMPÉTENCES :
- Excellentes compétences interpersonnelles avec la capacité de développer rapidement des relations d'affaires.
- Forte motivation personnelle pour 1 atteindre les résultats.
- Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Maîtrise de Microsoft Office.
- Capacité de soulever plus de 13 kg (30 lb) au besoin.
- Permis de conduire valide.
Facilities Coordinator
Ricoh is currently looking for career-oriented individual to coordinate on a daily basis with outside contractors and in-house services performing a wide variety of tasks related to the maintenance and operation of the building grounds. The Facilities Coordinator with perform a variety of duties to support the building and Division's daily operations such as office services including mail, courier, duplication and security.
RESPONSIBLILTIES
- Schedule and assign work requests for outside contractors and in-house services, and oversee completion of assigned projects and services i.e., electrical, voice/data cabin, plumbing, waste disposal, recycling, repairs, painting, carpet cleaning etc
- Administrative support for training on alarm system activation/ deactivation for new hires
- Maintain a database of service vendors, contracts and invoices paid
- Ensure janitorial services in the building meet quality standards
- Liaise with building security company to ensure the reliability of the building alarm system
- May be required to attend to security alarms after hours
- Issue, activate and deactivate swipe cards as necessary
- Report building maintenance issues i.e., plumbing, electrical to the Maintenance Department
- Monitor the use of kitchen supplies and maintain kitchen equipment/appliances
- Respond to a variety of Client requests: cut office/cabinet keys, hang cabinets, order beverages for meetings etc.
- Coordination of office moves and review and change of floor plans. Work with applicable vendors to manage office moves and order of furniture
- Coordinate small construction projects i.e., conversion of conference room to office
- Respond to requests from the Division to order new office furniture, repairs and modifications of existing furniture. Coordinate office space reconfiguration. Maintain and inventory of used office furniture for the Division, making it available for other use
- Design, develop and document processes and procedures specific to support Clients environment
- Monthly SLA and metric reporting
- Deliver agreed levels of service (as defined in customer SLA)
QUALIFICATIONS
EDUCATION & EXPERIENCE:
- Industry related training
- Post-secondary diploma is required
- Minimum 2 years of experience in roles with similar responsibility, scope and skills
- Previous service, support, technical or operational experience with customers
SKILLS:
- Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
- Strong self-motivation to drive results
- Excellent communication skills both verbal and written
- Effective use of Microsoft Office
- Ability to lift 30+lbs. as necessary
- Valid driver's license
About Ricoh Canada Inc.
There’s no such thing as too much information. We bring people, processes, and technology together to turn TMI into powerful results.
At Ricoh, we unlock the power of information so organizations can unlock the full potential of their people. We're a leader in information management and digital services, creating competitive advantage for over 1.4 million businesses across the globe.
Our team of 90,000 employees serve a vast array of industries, using an innovative mix of people, processes, and technology to free trapped and hidden insights. We believe having access to the right information translates to better business agility, more human experiences, and the ability to thrive in today's age of hybrid and borderless work. At Ricoh, there's no such thing as TMI. #WeLoveTMI https://www.ricoh.ca/en
Nous n’avons jamais trop d’information. Nous réunissons les gens, les processus et la technologie pour transformer l’information en puissants résultats.
Chez Ricoh, nous libérons le pouvoir de l’information pour que les organisations puissent exploiter pleinement le potentiel de leur personnel. Nous sommes un chef de file dans les services de gestion de l’information et les services numériques et permettons à plus de 1,4 million d’entreprises partout dans le monde d’acquérir un avantage concurrentiel.
Notre équipe de 90 000 employés sert un vaste éventail d’industries grâce à la diversité et à l’innovation de ses talents, de ses processus, de ses technologies et de l’information cachée et libérée. Nous croyons que l’accès à la bonne information se traduit par une grande agilité opérationnelle, par des expériences plus humaines et par la capacité à prospérer en cette époque actuelle de travail hybride et sans frontières. Chez Ricoh, nous n’avons jamais trop d’information.
https://www.ricoh.ca/fr-ca