Santé Québec Est Une Société D’état Neutre, Imputable Et Opérationnelle, Orientée Vers La Performance Des Activités Du RSSS Et La Satisfaction Des Usagers. Elle a Pour Mission, Notamment D’offrir, Par L’entremise Des Établissements Publics, Des Services De Santé Et Des Services Sociaux Dans Les Différentes Régions Sociosanitaires Du Québec Sous Sa Juridiction, Ainsi Que

• Coordonner et soutenir, dans ces régions, l’offre de tels services par les établissements privés ainsi que celle de services du domaine de la santé et des services sociaux par certains autres prestataires privés;
• Appliquer la réglementation prévue par la loi de certaines activités liées au domaine de la santé et des services sociaux;
• Mettre en œuvre les orientations, les cibles et les standards déterminés par le ministre l’égard de l’organisation et de la prestation de services de santé et de services sociaux;
• Exercer toute autre fonction qui lui incombe en vertu d’une autre loi ou qui lui est confiée par le ministre de la Santé.

Appel de candidatures : Adjoint ou adjointe de direction (remplacement temporaire) Libellé de la nomenclature 5313 - Adjoint ou adjointe à la direction Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat et à la bureautique de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction. Elle est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions de la personne qu'elle assiste auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés. Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Elle assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques. Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.

Sommaire de la fonction L’adjoint(e) de direction soutient activement la direction en gérant efficacement les journées complexes, en assurant le suivi des dossiers et en entretenant des relations avec divers collaborateurs.

Il ou elle coordonne les activités administratives en conformité avec les lois sur les services de santé, supervise les ressources cléricales, et veille à l’application des orientations de la direction. Le poste exige des compétences en rédaction, en gestion de dossiers complexes, en suivi financier et en analyse de données.

La personne assure le suivi des décisions de la direction, veille à la qualité des travaux administratifs, gère de façon autonome certains dossiers et soutient l’intégration du personnel administratif. Elle travaille en étroite collaboration avec une équipe d’adjoints, dans un esprit de coopération et de remplacement mutuel. Le rôle exige également de répondre aux demandes selon les normes de l’établissement, de traiter des dossiers en toute confidentialité et d’agir au nom du supérieur dans les mandats confiés.

De manière plus spécifique, les champs d’action peuvent inclure :

• Gérer l’agenda du supérieur immédiat, convoquer, planifier les réunions, les rencontres et les formations (internes et externes) en fonction des dossiers prioritaires et des échéanciers prescrits ;
• Préparer les dossiers de son supérieur immédiat selon l’horaire prévu ;
• Assurer le suivi et le classement du courrier électronique de son supérieur immédiat, prendre les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations et assurer les suivis requis ;
• Préparer les avis de convocation, les ordres du jour ainsi que la documentation afférente aux comités présidés par sa direction, assurer la logistique requise, rédiger les comptes rendus et effectuer les suivis nécessaires suite aux rencontres pour lesquelles son supérieur agit ;
• Préparer la documentation à déposer aux instances internes et externes et en collaboration avec son supérieur immédiat, assurer les suivis des dossiers relevant de sa vice-présidence selon les échéanciers fixés ;
• Effectuer le suivi des décisions prises par son supérieur immédiat et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;
• Répondre aux demandes des directeurs, des directeurs adjoints, des gestionnaires et des membres du personnel ;
• S’assure des suivis, règle les problèmes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponses à celles-ci ;
• Être responsable de la gestion documentaire et de l’approvisionnement en fournitures de bureau et en équipements pour sa direction ;
• Effectuer le suivi des dépenses budgétaires de sa direction ;
• S’assurer du respect des règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérations administratives ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande de son supérieur immédiat.
• Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l’évolution de Santé Québec.

Exigences Liées Au Poste

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC), DES, DEP ou toute combinaison d’expérience et de formation jugée pertinente;
• Expérience de deux (2) ans dans des fonctions similaires;
• Réussir les tests de présélection administrés;
• Connaitre les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel) ;
• Maitriser la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux ;
• Détenir d’excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents ;
• Être motivée et avoir une grande capacité à traiter de multiples dossiers de façon simultanée.

Toute autre formation ou combinaison d’expérience pertinente pourra être considérée.

Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec Profil Recherché

• Sens des responsabilités et de l’organisation ;
• Capacité décisionnelle et initiative ;
• Souci de la qualité et rigueur ;
• Grande capacité d’adaptation, d’analyse, d’autonomie et de jugement ;
• Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu ;
• Sens aiguisé des priorités et excellente capacité à s’organiser ;
• Esprit créatif et novateur relatif aux méthodes de travail ;
• Grandes habiletés interpersonnelles, discrétion, tact et confidentialité.

Autres Informations Relatives Au Poste

• Taux horaire: 26,26$ et 32,86$ selon l’expérience
• Statut: Temps complet 35h/semaine
• Port d’attache : Montréal ou Québec
• Lieu de travail : Mode hybride
• Entrée en fonction: Dès que possible.

MODALITÉS D’INSCRIPTION Veuillez soumettre votre candidature avant le 15 juillet 2025 à 12h 00 (HNE) , en cliquant sur le bouton Postuler.

Aux fins de la vérification de votre admissibilité, il est important de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans la section Curriculum vitæ de votre dossier personnel et de fournir une lettre de motivation.

Seuls les dossiers complets et reçus avant la date et l’heure limites seront considérés. Une fois que vous aurez soumis votre candidature, les renseignements contenus dans votre dossier seront examinés et ne pourront être modifiés.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez communiquer avec l’équipe de recrutement via l’adresse courriel suivante : recrutement@sante.quebec.

Si vous n’êtes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de l’affichage 25-NS-161 en objet.

Santé Québec encourage la diversité et l’égalité en emploi en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature.

AVIS AUX PERSONNES CANDIDATES Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont confidentiels.

LIENS UTILES Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site de Santé Québec ou la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace.