employé permanent à temps plein

Nous sommes à la recherche d’une personne ayant un grand sens de l’organisation et un souci du détail, une personne qui saura offrir un soutien complet aux leaders principaux des RH, Échelle mondiale. À ce poste, vous veillerez au bon déroulement des activités des cadres en gérant des horaires complexes, des communications et d’autres aspects logistiques. Pour ce faire, vous userez d’un haut niveau de professionnalisme et de discrétion.

En tant que premier point de contact pour les parties prenantes internes et externes, vous favoriserez énormément la collaboration entre les équipes dans différentes régions. Vous jouerez un rôle actif dans le renforcement de la culture d’entreprise, la planification opérationnelle et la coordination des exigences de conformité.

Vous devrez faire preuve d’initiative, d’aptitudes exceptionnelles en communication et d’une grande capacité à gérer plusieurs priorités dans un milieu dynamique. Vous devrez agir avec discernement, adopter une approche axée sur les solutions et démontrer une volonté d’apporter un soutien constant. Vous devrez adopter une approche respectueuse et attentionnée envers ceux avec qui vous travaillez. Vous devrez aussi vous assurer que les parties prenantes et vos collègues sont tous traités avec professionnalisme et bienveillance.

Principales responsabilités

Soutien des cadres et gestion de calendriers

• Assurer la gestion de calendriers complexes dans différents fuseaux horaires pour quatre hauts dirigeants, établir l’ordre d’importance des réunions et coordonner les voyages à l’étranger ainsi que les itinéraires
• Contrôler les communications internes et externes, en triant les demandes de renseignements pour aider les cadres à optimiser leur temps
• Surveiller et gérer les boîtes courriel, puis signaler les messages prioritaires et y répondre au nom des cadres lorsque c’est nécessaire
• Planifier des voyages et faire les réservations requises dans un délai d’un jour ouvrable; traiter les dépenses connexes dans un délai de cinq jours ouvrables

Gestion des réunions et des événements:

• Organiser et soutenir les réunions de la haute direction (établissement du calendrier, prise de notes pour les comptes-rendus, mesures à prendre par la suite, etc.)
• Diriger la planification et la tenue d’événements internes et externes (réunions d’information des RH, conférences, célébrations d’équipe et dîner annuel du temps des fêtes des RH, etc.)
• Participer au comité social de votre région; diriger les activités liées à l’engagement et les initiatives de consolidation d’équipe

Activités administratives:

• Préparer des lettres, des rapports et des présentations de haute qualité, avec exactitude et souci du détail
• Tenir et mettre à jour la liste de distribution par courriel des RH, Canada; surveiller la boîte courriel générale des RH, Canada afin de transmettre les demandes de renseignements aux bonnes personnes
• Commander les fournitures de bureau et en gérer l’inventaire dans tous les bureaux; collaborer avec l’équipe Installations au besoin
• Tenir à jour la liste des signataires autorisés des RH, y apporter des modifications en temps opportun et vous assurer que les renseignements sont exacts

Sécurité, conformité et gestion des accès:

• Agir comme coordonnateur de la sécurité; gérer les droits d’accès pour le partage de fichiers, les boîtes courriel partagées, les listes de distribution et les canaux Teams
• Superviser les demandes d’autorisation d’utilisateurs et tenir à jour les dossiers des propriétaires et des autorisateurs
• Procéder à des audits réguliers afin d’assurer la conformité aux protocoles de sécurité et l’intégrité des données
• Gérer les processus d’accueil et d’intégration et le retrait des accès pour les employés des RH
• Veiller à ce que les permissions et les accès soient conformes aux normes de sécurité de la compagnie et qu’ils soient mis à jour dans les meilleurs délais lors de la transition d’employés

Continuité des affaires:

• Agir en tant que coordonnateur de la continuité des affaires au sein de l’équipe Continuité des affaires des RH afin de soutenir la mise à jour du plan, l’exactitude des données et l’engagement des parties prenantes Élaborer des outils et des ressources pour améliorer la communication et la collecte de données; former les responsables des communications au moyen d’exercices de l’arbre d’appel en direct; veiller à ce que les plans et les données sur les employés demeurent à jour et conformes aux normes

Ce que vous apporterez:

• Au moins 7 ans d’expérience dans un poste de soutien à la haute direction, idéalement dans une structure organisationnelle matricielle complexe
• Capacité éprouvée à soutenir plusieurs cadres dans différents endroits et fuseaux horaires
• Sens aigu de l’organisation; capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois, de gérer des priorités concurrentes et de respecter des délais serrés
• Excellentes aptitudes pour la communication écrite et verbale; haut niveau de professionnalisme et de discrétion
• Grande connaissance de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)
• Bilinguisme (français et anglais), un atout

Le salaire de base pour ce poste se situe entre un minimum de 50,400$ et un maximum de 83,900$ par an. Ce montant représente le salaire de base seulement et il ne représente pas les autres composantes variables de notre rémunération totale (c’est-à-dire les primes annuelles, les commissions, etc.). Si vous êtes sélectionné pour participer à notre processus de recrutement, votre recruteur pourra vous donner des précisions sur notre programme de rémunération globale.

Les offres d'emploi seront ouvertes pendant au moins cinq jours ouvrables à compter de la date de publication. Les dates limites varieront en fonction de l'activité de recherche. Toutes les candidatures reçues seront examinées au fur et à mesure.

Donnez le meilleur de vous-mêmes à la Canada Vie!

Joignez-vous à la grande équipe de la Canada Vie, où votre expérience, votre point de vue et votre talent seront valorisés. Contribuez à façonner notre succès futur.

La Canada Vie vous donne l’occasion de donner le meilleur de vous-mêmes. Nous offrons un milieu de travail diversifié et inclusif, et nous vous aidons à développer votre carrière et à prendre soin de votre bien-être. Vous pourrez y exceller à votre manière, en trouvant des façons novatrices et améliorées d’offrir des expériences exceptionnelles aux clients et aux conseillers.

Ensemble, au sein d’une grande équipe, vous réaliserez notre objectif commun d’améliorer le bien-être des Canadiens. C’est ce qui nous motive. Entrez au service d’une compagnie solide et prospère sur laquelle des millions de Canadiens comptent.

À la Canada Vie, nous répondons aux besoins de sécurité financière de plus de 13 millions de personnes au Canada, et nous exerçons des activités additionnelles en Europe et aux États-Unis. En tant que membre du groupe de sociétés de la Corporation Financière Power, nous figurons parmi les chefs de file en assurance au Canada et sommes un prestataire de produits d’assurance-vie et d’assurance-maladie, de placement et d’épargne-retraite. Nous offrons un vaste portefeuille de solutions financières et de régimes d’avantages sociaux aux particuliers, aux familles, aux entreprises et aux organisations.

Nous nous sommes engagés à offrir un milieu de travail inclusif et facile d’accès, où tous les employés et les clients se sentent valorisés, respectés et appuyés. Nous nous sommes également engagés à mobiliser une main-d’œuvre qui reflète la diversité des communautés dans lesquelles nous vivons et à créer un milieu où chaque employé a la possibilité de réaliser son potentiel.

Nous avons comme priorité d'éliminer les obstacles afin d'assurer un accès égal à l'emploi. Un représentant des Ressources humaines travaillera avec les candidats qui demandent des mesures d'adaptation raisonnables au cours du processus de pose de candidature. Tous les renseignements fournis dans le cadre de la procédure de demande de mesures d'adaptation seront conservés et utilisés conformément à la législation en vigueur et aux politiques de la Canada Vie. Pour demander des mesures d'adaptation raisonnables durant le processus de pose de candidature, veuillez envoyer un courriel à l’adresse talentacquisitioncanada@canadavie.com.

Canada Vie remercie tous les postulants. Toutefois, seuls les candidats retenus seront convoqués à une entrevue.

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