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Nous recherchons un(e) Administrateur(trice) de Baux hautement organisé(e) et soucieux(se) du détail pour soutenir nos équipes de gestion immobilière et de location. Le ou la candidat(e) idéal(e) jouera un rôle essentiel en assurant une documentation précise des baux, une communication efficace et rapide avec les locataires, ainsi qu’un suivi rigoureux des activités liées aux baux et des initiatives à l’échelle des propriétés. Ce poste requiert une personne proactive, minutieuse, et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Responsabilités principales

• Servir de point de contact clé pour les communications avec les locataires concernant les obligations liées aux baux, les renouvellements, les dates critiques et les demandes générales.
• Servir de point de contact principal avec les propriétaires pour les propriétés louées par le groupe.
• Maintenir et mettre à jour les données relatives aux baux dans les systèmes internes pour garantir leur exactitude et conformité, incluant les conditions, les options, les calendriers de loyers et les coordonnées.
• Suivre l’avancement des projets de location, de construction et autres projets liés aux propriétés, et maintenir les rapports de suivi à jour.
• S’assurer que tous les documents relatifs aux baux et leurs avenants soient bien organisés, classés et accessibles tant numériquement que physiquement.
• Collaborer avec les gestionnaires immobiliers, les agents de location, les conseillers juridiques et les comptables pour garantir la conformité des baux et résoudre toute divergence.
• Surveiller et alerter l’équipe concernant les dates critiques telles que les renouvellements, les expirations et les augmentations de loyers.
• Aider à la préparation de résumés de baux, de rapports et d'autres documents requis par l’équipe ou la direction.
• Soutenir l’équipe dans diverses tâches administratives, notamment l’organisation des dossiers et la gestion de la correspondance.

Qualifications

• Minimum de 2 ans d’expérience en administration de baux, gestion immobilière ou dans un rôle similaire dans le secteur de l’immobilier.
• Solides compétences en organisation, avec une grande attention aux détails et à l’exactitude.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (en particulier Excel, Word et Outlook) ; une expérience avec Yardi, MRI ou un logiciel similaire de gestion immobilière constitue un atout.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et délais avec un minimum de supervision.
• Esprit d’équipe, sens des ressources et approche axée sur les solutions.

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We are seeking a highly organized and detail-oriented Lease Administrator to support our property management and leasing teams. The ideal candidate will play a vital role in ensuring accurate lease documentation, timely communication with tenants, and up-to-date tracking of lease-related activities and property-level initiatives. This role requires someone who is proactive, meticulous, and comfortable handling multiple priorities in a fast-paced environment.

Key Responsibilities

• Serve as a key point of contact for tenant communications related to lease obligations, renewals, critical dates, and general inquiries.
• Serve as a key point of contact with Landlords for properties leased by the group.
• Maintain and update lease data across internal systems to ensure accuracy and conformity, including terms, options, rent schedules, and contact information.
• Track the progress of leasing, construction, and other property-level projects and maintain related status reports.
• Ensure that all lease documents and related amendments are organized, filed, and accessible both digitally and physically.
• Collaborate with property managers, leasing agents, legal counsel, and accountants to ensure lease compliance and resolve discrepancies.
• Monitor and alert the team of critical dates such as renewals, expirations, and rent escalations.
• Assist in the preparation of lease summaries, reports, and other documentation required by the team or ownership.
• Support the team with a variety of administrative tasks including organizing records, and handling correspondence.

Qualifications

• 2+ years of experience in lease administration, property management, or a similar role within the real estate industry.
• Strong organizational skills with attention to detail and accuracy.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Proficient in Microsoft Office Suite (especially Excel, Word, and Outlook); experience with Yardi, MRI, or similar property management software is an asset.
• Ability to manage multiple priorities and deadlines with minimal supervision.
• Team-oriented, resourceful, and solutions-driven.