Vous êtes une personne rigoureuse, autonome et vous vous démarquez par votre sens de l’organisation? Vous êtes à la recherche de nouveaux défis et souhaitez vous joindre à un milieu de travail inspirant par sa mission de protection du public? Nous voulons vous rencontrer!

MANDAT DE LA DIRECTION

La Direction générale (DG) est responsable de la gestion des opérations du Collège, de mettre en application les décisions et les orientations du Conseil d'administration, notamment en regard du plan stratégique, et du comité des requêtes. La DG assure l’exercice du mandat légal du secrétariat de l’ordre prévu au Code des professions, à la Loi médicale et aux règlements qui en découlent et dévolu au Collège des médecins du Québec (ci-après « Collège ») à titre d’ordre professionnel. Elle joue également un rôle stratégique dans les relations avec les autres ordres professionnels ainsi qu’avec les partenaires du secteur de la santé et des relations humaines. Elle est responsable de la collaboration interprofessionnelle et soutient des domaines clés tels que l’éthique clinique, la responsabilité sociale, le développement durable, la télésanté et la santé publique. Elle assume également le pilotage de plusieurs dossiers transdirections.

VOTRE MANDAT

Relevant du directeur général, le ou la chef·fe de l’administration gère, forme et conseille le personnel administratif de la Direction générale, en plus de collaborer avec le Bureau de la présidence, les dirigeants et le personnel professionnel de sa direction. Il ou elle joue un rôle de coordination des activités et des projets de la DG, assure une transversalité au sein de toutes les directions du CMQ et intervient auprès des autres directions concernant des enjeux communs, notamment dans les communications, l’harmonisation des méthodes de travail et l’organisation des comités et groupes de travail internes et externes. Il est de son rôle d’assurer l’exactitude et l’harmonisation de l’information relevant de sa direction. Sa gestion couvre aussi les mouvements de personnel, les embauches et la coordination du processus d’évaluation de la performance des dirigeants et de l’équipe administrative de la Direction générale.

VOS PRINCIPAUX DÉFIS

Soutien au directeur général

• Agir comme ressource administrative auprès du directeur général : gestion de l’agenda, gestion de la boite courriel générique, préparation des dossiers, planification des déplacements, coordination de diverses rencontres, etc.
• Coordonner les travaux du comité de direction : planification du calendrier, organisation des rencontres, préparation de l’ordre du jour, rédaction de résumés de rencontres, etc.
• Animer et coordonner les travaux de la table de coordination regroupant les gestionnaires de premier niveau.
• Participer à l’organisation des comités de sélection des postes cadres, des comités permanents, des groupes de travail, des rencontres statutaires internes, des vigies stratégiques, des réunions avec les partenaires externes, etc.
• Vérifier et assurer les suivis relatifs aux documents financiers exigeant l’approbation du directeur général.

Activités de la direction

• Agir comme personne-ressource pour toute question relative à Microsoft 365 de la DG (p.ex.: archivage, classement, uniformisation des dossiers et des fichiers).
• Assurer l’actualisation et l’exactitude des informations concernant la DG sur les diverses plateformes Web du Collège, en collaboration avec l’édimestre.
• Coordonner la mise à jour des groupes de travail internes et des représentants du Collège aux groupes de travail externes.

Gestion du personnel administratif

• Gérer, former et conseiller le personnel administratif dans leurs tâches respectives.
• Mettre à jour, développer ou coordonner le développement de procédures de travail.
• Procéder au contrôle de la qualité afin d’assurer la conformité des règles applicables aux procédures et suivis administratifs des dossiers.
• Participer au processus d’embauche du personnel administratif.
• Participer au processus d’appréciation de la contribution de l’équipe administrative.
• Effectuer toute autre tâche à la demande du directeur général ou nécessitée par ses fonctions.

VOTRE PROFIL

Expérience et connaissance

• Baccalauréat en gestion ou tout autre domaine d’études pertinent
• Minimum de sept années d’expérience de travail pertinentes
• Excellentes habiletés de rédaction et de communication en français
• Très bonne connaissance de l’environnement Microsoft 365 (entre autres Teams et SharePoint)
• Connaissance de la terminologie médicale
• Bonne connaissance du réseau de la santé (atout)

Compétences et aptitudes

• Excellente organisation, sens aigu des priorités et rigueur dans l’exécution des tâches
• Jugement éclairé et capacité à prendre des décisions efficaces dans des contextes complexes
• Communication interpersonnelle fluide, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Leadership mobilisateur et esprit de collaboration favorisant le travail d’équipe
• Professionnalisme exemplaire, discrétion et respect de la confidentialité
• Autonomie marquée, proactivité et capacité à anticiper les besoins
• Grande adaptabilité, aisance dans les environnements en constante évolution

CES VALEURS VOUS GUIDENT AU QUOTIDIEN

• Vous favorisez la collaboration en misant sur le travail d’équipe, la transparence, la flexibilité et l’ouverture aux autres.
• Vous faites preuve de respect, d’inclusion, de considération et de civilité à l’égard des autres.
• Vous adoptez une conduite empreinte d’intégrité, en faisant preuve d’indépendance et d’objectivité, et en priorisant toujours l’intérêt supérieur de votre organisation.
• Vous faites preuve de rigueur, en déployant toutes les compétences nécessaires, et en vous appuyant sur des méthodes de travail objectives et exhaustives.
• Vous démontrez l’engagement nécessaire en vous investissant et en contribuant activement à la réalisation de votre mandat.

NOS AVANTAGES

• Poste permanent à temps plein
• Salaire de départ compétitif, basé sur votre expérience (entre 94 000 $ et 105 000 $)
• Horaire flexible sur 4 jours ½
• Modèle hybride d'organisation du travail
• Banque de congés de maladie et mobiles
• Huit congés payés consécutifs durant la période des Fêtes
• Trois semaines de vacances suite à la première année selon notre période de référence
• Régime de retraite à cotisations déterminées (cotisation de l'employeur : 10% du salaire)
• Régime d’assurances collectives (prime payée à 100% par l’employeur) incluant les protections médicale, dentaire, vie, salaire et voyage
• Programme d'aide aux employés et compte santé et mieux-être
• Programme de formation et développement professionnel vous permettant de réaliser votre plein potentiel
• Programme d’achat de vacances
• Club social, pour fraterniser avec vos collègues lors d’activités ayant lieu dans un cadre autre que celui du travail

JOIGNEZ-VOUS À NOUS

Ce défi vous interpelle et vous souhaitez vous joindre à notre équipe ? Faites parvenir votre candidature au plus tard le 23 juillet (23 h 59).

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Tests requis : Français, psychométrique, et Word.

Le Collège des médecins du Québec s’engage à bâtir un environnement de travail diversifié, équitable et inclusif, et invite toutes personnes qui souhaiteraient contribuer à une meilleure diversification du personnel à présenter leur candidature, y compris, sans s’y limiter, les femmes, les membres de communautés racisées, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les personnes de différentes orientations sexuelles ou identités de genre.

Nous avons à cœur de respecter la confidentialité de vos renseignements personnels. Les renseignements que vous fournissez sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont strictement confidentiels.