We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience.

We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Learn more about us at

www.blg.com

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Purpose of the Role

The Administrative Assistant, Talent Development will perform all administrative and supporting tasks for the goals and objectives of the Talent Development department. Our Talent Development team is responsible for the design, development and delivery of professional development learning programs, which provide a comprehensive national approach to the on-going business and legal education of all BLG lawyers.

Administration is an integral part of the operation of the Firm’s Talent Development department and within this role, the Administrative Assistant, Talent Development will be required to complete these duties for extended periods of time during each day. The incumbent is responsible for contributing to the delivery of our professional development programs and initiatives. This role will also support key internal initiatives as determined by the Manager, Talent Development.

Key Responsibilities

The key responsibilities of this role are:

General Administrative & Team Support

• Provide administrative support to help meet Talent Development objectives.
• Collaborate closely with key stakeholders to ensure all initiatives are efficiently executed.
• Work with the team to offer assistance wherever possible.
• Consistently and appropriately update the team on progress where appropriate.
• Any other duties as requested by the business.
• The role will require the incumbent to work in a flexible and hybrid format, with additional in-office presence required around, and during, program delivery dates, including flexible hours and overtime outside of standard office hours.

Event Planning & Execution

• Provide administrative coordination for all event logistics for in-person and virtual/hybrid events including invitations, attendance tracking, distribution lists, handout materials, site management, speakers, visual presentations, and follow-up efforts.
• Support in coordinating facilities arrangements for room set-up, technical (AV) assistance and catering, working closely with IT, Office Services, other internal services teams and third-party vendors.
• Assist in coordinating travel and accommodation arrangements.
• Act as liaison with external vendors (hotels, restaurants, etc.) and continually track potential vendors and venues.
• Track event metrics and ROI for reporting and analysis post program.

Material Preparation & Documentation

• Undertake copying requests, scanning, printing, assembling, organizing and the shipping and delivery of program materials, including name badges, tent cards, dinner cards, handouts, and additional materials as required by the department programming (working with the Mail Room, Copy Centre and Document Production as required).
• Assist in producing digital program materials and communications, such as program PDF Binders, invitations and other communications.
• Assist in producing program follow-up materials, such as final attendance reports, post-program reports, and program master reference binders.
• Assist in maintaining master database of all programs for annual reporting.
• Create documents and templates in iManage and organize and label with clarity and accuracy.

Systems & Communications

• Act as first point of contact for support required on our Learning Management System (LMS), BLG U. Assist in related troubleshooting by liaising with internal teams and BLG U users to resolve any access or BLG U site issues.
• Support in updating internal/external facing communications and content, including the department intranet page (uno), quarterly MCPD Newsletters and BLG U site.

Tracking, Compliance & Budget

• Support with departmental tracking and reporting initiatives throughout the year.
• Reconcile department Visa statement and process department purchase orders, expenses and invoice payments.
• Support with Mandatory Continuing Professional Development (MCPD) related tasks, as assigned.

Key Competencies

• Established knowledge of Microsoft Office suite software (e.g., Word, Excel, PowerPoint) and CRM
• Post-Secondary diploma in Administration, an asset
• Experience within a professional services firm, an asset
• Ability to take initiative through proactive problem-solving and critical thinking
• Flexible and enthusiastic self-starter
• Detail orientated, strong organization and multi-tasking skills
• Strong oral and written communication skills
• Excellent interpersonal skills
• Strong teamwork skills
• Ability to work under pressure and meet deadlines
• Sound knowledge of support services
• A desire to continuously improve skills
• A strong focus on ensuring the highest levels of client service standards are delivered and maintained

We thank all applicants for their interest in this position, however, only applicants selected for an interview will be contacted.

Everyone at BLG is required to carry out the duties of their role while upholding the important principles of our respectful workplace policies, and treating everyone with respect, regardless of position. At BLG, valuing diversity and inclusion is key to a respectful workplace.

• Please note that relatives of current BLG employees and partners are not eligible for consideration.

Description du poste

L’adjoint·e administratif·ce, Perfectionnement des talents effectuera les tâches de soutien qui aideront l’équipe Perfectionnement des talents à atteindre ses objectifs. Adoptant une vision globale de la formation juridique et commerciale continue des avocat·es, cette équipe est chargée de la conception, de la mise au point et de l’exécution des programmes de perfectionnement professionnel à l’échelle nationale.

Les tâches administratives sont essentielles au déroulement des activités de l’équipe Perfectionnement des talents du cabinet; la personne retenue devra donc leur consacrer chaque jour une grande partie de son temps. Elle contribuera également à la mise en œuvre des programmes de perfectionnement professionnel de BLG et d’autres importantes initiatives internes, comme demandé par la gestionnaire, Perfectionnement des talents.

Principales responsabilités

Soutien administratif général et particulier

• Fournir du soutien administratif de façon à contribuer à l’atteinte des objectifs de l’équipe Perfectionnement des talents.
• Collaborer étroitement avec les principales parties prenantes afin d’assurer le bon déroulement de toutes les initiatives.
• Travailler avec les membres de l’équipe et leur offrir son aide chaque fois que possible.
• Informer régulièrement et adéquatement l’équipe des progrès accomplis.
• Exécuter toute autre tâche demandée.
• Travailler selon un horaire flexible et dans un environnement hybride, notamment en assurant une plus grande présence au bureau avant et pendant le lancement d’un programme, et en faisant des heures supplémentaires au besoin.

Planification et tenue d’événements

• Contribuer à gérer la logistique des événements en personne, virtuels ou hybrides (invitations, liste d’envoi, gestion des réponses, documentation, gestion des lieux, panélistes, présentations visuelles, suivis, etc.)
• Aider à coordonner l’aménagement de l’espace prévu (configuration audiovisuelle, service traiteur, soutien à l’équipe TI, aux Services de bureau et à d’autres services internes et fournisseurs).
• Aider à coordonner les déplacements et l’hébergement.
• Agir en tant qu’intermédiaire auprès des fournisseurs (hôtels, restaurants, etc.) et être à l’affût de nouveaux fournisseurs et de nouveaux endroits où tenir des événements.
• Faire le suivi des données et du RCI propres aux programmes aux fins d’analyses et de rapports.

Préparation de documentation et de matériel

• Voir aux demandes de photocopie, de numérisation, d’impression, d’assemblage, d’organisation et d’expédition du matériel nécessaire aux formations, soit les porte-noms, les cartons tentes, les cartons de repas, la documentation et tout autre élément demandé par le service responsable (en collaboration, selon les cas, avec la salle du courrier, le centre de copie et le Centre DocPro).
• Aider à produire des invitations, des relieurs PDF et d’autres documents numériques ayant trait aux programmes de formation.
• Contribuer à produire des rapports de présences, des résumés post-programme et des reliures de référence du matériel de formation.
• Aider à maintenir la base de données maîtresse de tous les programmes aux fins de la préparation des rapports annuels.
• Créer des documents et des modèles dans iManage; les nommer précisément et les organiser clairement.

Systèmes et communications

• Être le premier point de contact relativement à notre système de gestion de l’apprentissage, U de BLG; faire le pont entre les équipes internes et les utilisateur·rices pour résoudre les questions d’accès et d’autres problèmes liés à la plateforme.
• Contribuer à la mise à jour du contenu et des communications internes et externes, notamment les pages du service sur l’intranet (uno), le bulletin sur la formation professionnelle continue (FPC) obligatoire et le matériel sur U de BLG.

Suivis, conformé et budget

• Contribuer aux suivis et aux rapports du service tout au long de l’année.
• Vérifier le relevé de carte de crédit Visa du service; traiter les bons de commande, les dépenses et les paiements de factures.
• Aider à l’exécution des tâches liées à la FPC obligatoire, comme demandé.

Principales exigences

• Maîtrise démontrée des logiciels Microsoft Office (p. ex. Word, Excel, PowerPoint) et de gestion de la relation client (CRM)
• Diplôme d’études postsecondaires en administration, un atout
• Expérience dans un milieu de services professionnels, un atout
• Esprit d’initiative, aptitudes pour la résolution de problèmes et pensée critique
• Souplesse, enthousiasme et autonomie
• Minutie, bon sens de l’organisation et grande capacité à mener plusieurs tâches de front
• Solides compétences en matière de communication orale et écrite
• Excellentes habiletés en communication interpersonnelle
• Solides compétences sur le plan du travail d’équipe
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les échéanciers
• Bonne connaissance des services de soutien
• Volonté de constamment améliorer ses compétences
• Intérêt marqué pour ce qui est de veiller au respect de normes de service du plus haut niveau

Nous remercions l’ensemble des candidats qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront sélectionnés pour une entrevue.

Quiconque travaille chez BLG doit remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans la politique sur le respect en milieu de travail du cabinet et traiter l’ensemble de ses collègues avec respect, quelles que soient leurs fonctions. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion.

• Le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte*. Veuillez noter que les membres de la famille des employés et des associés du cabinet ne sont pas admissibles.*

BLG is committed to building a diverse workplace reflective of the communities we serve and to fostering an inclusive culture where Firm members feel valued, respected and inspired to thrive as their authentic selves. We value diversity of thought and the unique skills, perspectives and experience each individual brings to BLG. We welcome applications from all qualified candidates and encourage applicants from members of groups that have been historically underrepresented, including but not limited to First Nations, Métis and Inuit Peoples, racialized individuals, persons with disabilities, people who identify as women and/or LGBTQ2S+.

We also strive to provide an accessible candidate experience. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process.