Accounts Payable Administrator

Finance

Temporary 12-month Contract

The Royal College of Physicians and Surgeons of Canada is a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada. Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners with patients, Fellows, residents, and other health care collaborators to lead specialty medical education through setting standards, assessment, and enabling continuous learning so that we can provide the best care possible for patients.

Reporting to and working with the Controller, you will be responsible for managing the accounts payable (AP) for the Royal College, Royal College Canada International (RCCI) and Royal College Foundation.

Here’s an insight into your typical day to day:

Oversee all aspects of the accounts payable function for both the Royal College, RCCI and Royal College Foundation, ensuring invoices and travel claims are processed accurately and on time, including delegating tasks and providing guidance to junior finance staff.

• Manage multiple AP intake channels, including email inboxes, Teams folders, and the accounts payable automation platform, ensuring efficient tracking, review, and entry of all items.
• Review and validate AP documents for proper approvals, GL coding, and compliance with internal policies and CRA tax rules.
• Serve as the main contact and trainer for the AP automation platform, and work closely with colleagues to resolve AP-related issues.
• Administer the corporate credit card program, including staff support, monthly reconciliations, and ensuring accurate allocation across entities.
• Reconcile AP subledger accounts monthly, maintain organized documentation for audit purposes, and support internal controls.
• Collaborate with the Finance team to improve systems and processes, support month/year-end activities, and assist with annual T4A reporting.

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Does this sound like you?

• College Diploma in Accounting or related field of study plus two years of related experience, preferably in an accounting environment.
• Possess good accounting skills and knowledge of current accounting standards.
• A high degree of accuracy and strong attention to detail is essential to perform well.
• Advanced computer skills required: Word, Excel, Outlook, PowerPoint and database applications, with the ability to learn and, in some instances, be an administrator of specific software.
• Ability to research, analyze, interpret, and synthesize data.
• Strong coordination, organizational, time management and project management skills to plan and coordinate activities, prioritize work, manage own day-to-day work, and in some instances, influence work priorities and deliverables of others.

How to get noticed?

Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by July 31, 2024.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons. In accordance with Canadian immigration requirements, Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Band 4 - Hourly rate ranges from $26.58 to $32.58

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Administrateur ou administratrice des comptes créditeurs

Finances

Contrat temporaire de 12 mois

Avec votre grand sens de l’organisation et votre souci du détail, vous vous épanouissez dans un environnement en pleine effervescence? Vous aimez gérer des systèmes et des processus qui assurent des paiements précis et la conformité aux politiques financières? Si vous aimez le travail d’équipe, êtes particulièrement habile avec la suite MS Office (surtout Excel) et souhaitez collaborer avec le personnel des finances, alors ce poste pourrait vous intéresser!

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est un organisme national sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada. Le Collège royal compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. En partenariat avec les patients et patientes, ses membres, la communauté résidente et d’autres partenaires du domaine de la santé, le Collège royal dirige la formation médicale spécialisée en établissant des normes, en procédant à des évaluations et en favorisant l’apprentissage continu afin de fournir les meilleurs soins possible à la population.

Relevant du contrôleur ou de la contrôleuse et en collaboration avec cette personne, vous serez responsable de la gestion des comptes créditeurs du Collège royal, de Collège royal Canada international (CRCI) et de la Fondation du Collège royal.

Aperçu de votre rôle au quotidien

• Superviser tous les aspects de la fonction des comptes créditeurs du Collège royal, de CRCI et de la Fondation du Collège royal, en s’assurant que les factures et les demandes de remboursement des frais de déplacement sont traitées avec exactitude et à temps, ainsi qu’en déléguant des tâches et en offrant des conseils au personnel subalterne des Services financiers.
• Gérer de multiples canaux d’admission de comptes créditeurs, dont les boîtes de réception des courriels, les dossiers Teams et la plateforme d’automatisation des comptes créditeurs, afin d’assurer un suivi, une révision et une saisie efficaces de tous les postes budgétaires.
• Examiner et valider les documents de comptes créditeurs (approbations appropriées, codage général et respect des politiques internes et des règles fiscales de l’ARC).
• Agir à titre de personne-ressource pour la plateforme d’automatisation des comptes créditeurs, assurer la formation à cet égard et travailler en étroite collaboration avec des collègues pour résoudre les problèmes liés aux comptes créditeurs.
• Administrer le programme de cartes de crédit de l’organisation, y compris le soutien du personnel, les rapprochements mensuels et la répartition précise entre les entités.
• Concilier mensuellement les comptes créditeurs du grand livre auxiliaire, tenir à jour la documentation organisée à des fins d’audit et appuyer les contrôles internes.
• Collaborer avec l’équipe des Finances afin d’améliorer les systèmes et les processus, de soutenir les activités de fin de mois ou d’exercice et de contribuer à la production des feuillets annuels T4A.

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Ce profil vous correspond?

• Diplôme collégial en comptabilité ou dans un domaine d’études connexe et deux ans d’expérience en lien avec le poste, de préférence dans un environnement comptable.
• Compétences en comptabilité et connaissance des normes comptables actuelles.
• Grande précision et minutie (essentielles pour bien s’acquitter des fonctions).
• Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel, Outlook, PowerPoint et des applications logicielles, et capacité à apprendre à utiliser des logiciels particuliers, et dans certains cas, à en être l’administrateur ou l’administratrice.
• Compétences en recherche, en analyse, en interprétation et en synthèse de données.
• Sens aigu de la coordination, de l’organisation, de la gestion du temps et de la gestion de projet pour planifier et coordonner les activités, établir les priorités du travail, gérer ses propres tâches quotidiennes, et, dans certains cas, avoir une influence sur les priorités du travail et les livrables des autres.

Pour postuler

Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 31 juilet 2025 .

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, ceux et celles qui ont obtenu la citoyenneté canadienne ou leur résidence permanente auront la priorité.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Échelon 4 – Taux horaire : 26,58 $ à 32,58 $