Category

Training / Education

City

Ottawa, Ontario, Canada

Job Description

Coordinator, Education

Who we are

We are an organization comprised of industry thought leaders who are passionate about health data and want to make a difference in the health care field. We are an independent, not-for-profit organization and together with our partners we provide essential information on Canada's health systems, enabling decisions that lead to healthier Canadians. As a valued member of the CIHI team, you and your work will have a pivotal role in the evolution of Canada's health care systems.

CIHI is recognized as an exceptional place to work that embraces diversity, respect, integrity, collaboration and innovation. Learn about our Equity, Diversity and Inclusion Strategy and the work being done to create a more inclusive and welcoming organization by focusing on how we learn, govern and practise.

At CIHI, we recognize what matters to our employees. Some of the benefits of working at CIHI include

• HOOPP Pension Plan (Defined Benefits Pension)

• Retirement Planning Program

• Generous vacation days for permanent and long-term contracts

• Work-life balance

• Career Planning Program

• Learning and Professional Development Program

• Flexible benefits program from your first day on the job for permanent and long-term contracts

Why is this role important?
The Coordinator, Education plays a key role in delivering CIHI’s Education program and supporting learners in accessing the learning content they need. This role will support the department’s externally facing client interactions and will support activities to increase awareness, engagement and growth of the Education department.

What you'll do

1. Monitors the Education mailbox and responds to all queries in a timely, professional manner. When required, works with content experts, to investigate and resolve client questions or concerns.

2. Escalates recurring client support issues and commonly asked questions and collaborates with internal stakeholders to develop standard approaches or responses. Ensures these standards are documented and available to the larger team. Updates documentation as needed.

3. Facilitates discussions with various content expert groups to collect information and develop a schedule for live web conference delivery. Negotiates with various groups to resolve scheduling conflicts.

4. Creates, tests and hosts live web conference sessions in LMS and web conference platforms, assists with resolving issues as needed. Provides support to the instructor and attendees before and during live sessions.

5. Serves as the main point of contact for CIHI’s IT team and web conference platform provider to support technical and business needs (e.g., software upgrades, investigating integration or security issues).

6. Works closely with internal stakeholders to include and maintain various learning product types in the LMS and validate that set-up meets established standards and requirements.

7. Reviews all new and updated products from a user perspective to ensure accurate product functioning, before product is published. Collaborates with internal stakeholders to make corrections and resolve issues. Publishes the product in the LMS.

8. Monitors enrollments for instructor-led courses on a regular basis. Using established templates, creates content and coordinates eMarketing activities to promote upcoming sessions. Works collaboratively to identify other promotional opportunities, when needed.

9. Assists with education development projects. This includes coordinating the flow of files between individuals; monitoring timelines; identifying potential project risks and ensuring accurate documentation of final files.

10. Corrects/updates LMS fields and learner records to help ensure accurate and up-to-date information in the LMS.

11. Supports the maintenance of the Education SharePoint sites, ensuring they are kept up-to-date and organized. Looks for opportunities to establish consistent approaches across sites.

12. Supports departmental and corporate projects as required.

What you'll bring to the table

• Undergraduate degree in communications, marketing, education, business administration or other relevant field Equivalent education and experience may be considered.

• One to three years of recent and related experience in a client support role, with demonstrated skills in problem-solving, critical thinking and conflict resolution.

• Excellent written and verbal communication skills.

• Proficient experience in web conference administration and hosting. Knowledge of Adobe Connect is preferred.

• Experience coordinating projects that involve multiple team members and have firm timelines.

• Familiar with a Learning Management System (LMS) software application and web conferencing platforms (adobe connect, teams events)

• Familiar with project management principles is an asset.

• Experience, or familiarity working as a LMS administrator is an asset.

• Experience using MS tools (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint).

• Fluency in English is required, bilingualism in both official languages is preferred.

Closing Statement

To find out more about this role and other exciting opportunities visit our website at www.cihi.ca and check out our 'Careers' section.

We thank all those who apply, however, only candidates selected for an interview will be contacted.

As part of CIHI’s applicant screening process, we complete a comprehensive pre-employment background check for all potential hires. This includes a criminal record check, credit report, social media, and education verification.

Employment Equity

At CIHI we are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. Part of this commitment includes arranging accommodations to ensure an equitable opportunity to participate in the recruitment and selection process. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs.

Coordonnateur, Formation

L'ICIS

L’ICIS regroupe des leaders d’opinion passionnés par les données qui veulent apporter leur contribution au milieu de la santé. À titre d’organisme autonome sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires au partage d’informations essentielles sur les systèmes de santé du Canada pour éclairer les décisions au profit de la santé des Canadiens. À titre d’employé de l’ICIS, vous jouerez un rôle déterminant dans l’évolution du système de santé canadien.

L’ICIS offre un milieu de travail exceptionnel où diversité, respect, intégrité, collaboration et innovation sont valorisés. Consultez notre strategie sur l'équité, la diversité et l'inclusion qui décrit les efforts que nous déployons pour créer un environnement plus inclusif et accueillant en misant sur nos apprentissages, notre gouvernance et nos pratiques.

L'ICIS, sachant ce qui importe à ses employés, offre une gamme d'avantages, , notamment :

• L’adhésion au régime de retraite HOOPP (à prestations déterminées)

• Un programme de planification de la retraite

• Un régime de vacances généreux pour les employés permanents ou contractuels à long terme

• Un équilibre travail-vie personnelle

• Un programme de planification de carrière

• Un programme d’apprentissage et de perfectionnement professionnel

• Un régime d’avantages sociaux flexible dès le premier jour de travail pour les employés permanents ou contractuels à long terme

Pourquoi ce rôle est-il important ?
Le coordonnateur, Formation, joue un rôle clé en contribuant à la prestation du programme de formation de l’ICIS et en aidant les apprenants à accéder au contenu en ligne dont ils ont besoin. Il soutient les interactions avec les clients externes et les activités visant à faire connaître la Division de la formation, à accroître l’intérêt qui lui est porté et à stimuler sa croissance.

Quelles seront vos responsabilités ?

1. Surveiller la boîte de réception de la Division de la formation et répondre avec professionnalisme à toutes les questions en temps voulu. Au besoin, travailler avec des experts en la matière pour répondre aux questions ou résoudre les préoccupations des clients.

2. Rapporter les problèmes de soutien récurrents des clients et les questions couramment posées, et collaborer avec les intervenants internes afin d’élaborer des approches ou des réponses normalisées. Veiller à documenter ces normes et à les rendre accessibles à tous les membres de l’équipe. Mettre à jour la documentation, au besoin.

3. Faciliter les discussions avec divers groupes d’experts en la matière dans le but de recueillir de l’information et d’établir l’horaire des conférences Web données en direct. Négocier avec divers groupes afin de résoudre les conflits d’horaire.

4. Créer, mettre à l’essai et animer des conférences Web en direct dans le système de gestion de l’apprentissage et sur des plateformes de conférence Web; aider à résoudre les problèmes, au besoin. Fournir du soutien au formateur et aux participants avant et durant les formations en direct.

5. Servir de point de contact principal avec l’équipe des technologies de l’information de l’ICIS et le fournisseur de plateformes de conférence Web de manière à répondre aux besoins techniques et administratifs (p. ex. mises à niveau des logiciels, enquêtes sur les problèmes d’intégration ou de sécurité).

6. Collaborer étroitement avec les intervenants internes afin d’intégrer et de maintenir divers types de produits de formation dans le système de gestion de l’apprentissage, et vérifier que la configuration répond aux normes et aux exigences établies.

7. Examiner tous les produits nouveaux et mis à jour du point de vue de l’utilisateur pour garantir leur bon fonctionnement avant leur diffusion. Collaborer avec les intervenants internes afin d’apporter les corrections nécessaires et de résoudre les problèmes. Mettre en ligne les produits dans le système de gestion de l’apprentissage.

8. Surveiller régulièrement les inscriptions aux cours donnés par des formateurs. À l’aide des modèles établis, créer du contenu et coordonner les activités de marketing en ligne afin de faire la promotion des formations à venir. Collaborer dans le but de trouver d’autres possibilités de promotion, au besoin.

9. Contribuer aux projets d’élaboration des formations, y compris coordonner la circulation des fichiers entre les personnes, surveiller les délais, cerner les risques liés aux projets et garantir l’exactitude de la documentation des fichiers finaux.

10. Corriger et mettre à jour les champs et les dossiers des apprenants dans le système de gestion de l’apprentissage afin de garantir l’exactitude et l’actualité de l’information.

11. Contribuer à la maintenance des sites SharePoint de la Division de la formation et veiller à ce qu’ils soient tenus à jour et bien organisés. Chercher des possibilités de mettre en place des méthodes normalisées pour tous les sites.

12. Soutenir les projets de la Division et de l’organisme, au besoin.

Que mettriez-vous à profit ?

• Diplôme universitaire de premier cycle en communications, en marketing, en éducation, en administration des affaires ou dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pourrait être prise en considération.

• De 1 à 3 ans d’expérience récente pertinente dans des fonctions de soutien à la clientèle, ainsi qu’une capacité démontrée à résoudre des problèmes, à utiliser la pensée critique et à régler des conflits.

• Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite.

• Solide expérience de l’administration et de l’animation de conférences Web. Connaissance d’Adobe Connect, un atout.

• Expérience de la coordination de projets auxquels participent de nombreux membres de l’équipe et dont les échéances sont fixes.

• Connaissance d’une application logicielle de système de gestion de l’apprentissage et de plateformes de conférence Web (Adobe Connect, événements dans Microsoft Teams).

• Connaissance des principes de gestion de projets, un atout.

• Expérience de travail en tant qu’administrateur de système de gestion de l’apprentissage ou connaissance du rôle, un atout.

• Expérience de l’utilisation des outils de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint).

• Maîtrise de l’anglais essentielle; maîtrise du français, un atout.

Declaration

Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilités, visitez-nous au www.icis.ca et parcourez notre section Carrières.

Nous remercions tous les postulants, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus.

L’utilisation dans le présent document de la forme masculine ou féminine, selon le contexte, a pour seul but d’alléger le texte.

Équité en emploi

L’ICIS veille à offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible, notamment en prenant les mesures d’adaptation nécessaires à une participation équitable aux processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, si vous avez des besoins spéciaux, nous nous efforcerons d’y répondre.

Skills

Reference

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