Gestionnaire des opérations à la réception – Trois-Rivières (poste hybride)

Victoria Park offre le meilleur des services de Médispa dans ses 23 emplacements à travers le Canada. Dirigée par des spécialistes, des chirurgiens plasticiens et des dermatologues, notre équipe s’engage à offrir les technologies, traitements et produits les plus récents. Nous mettons un point d’honneur à offrir un service client exceptionnel dans un environnement serein, à la fine pointe de la technologie, et sécuritaire. Nous sommes fiers d’avoir été nommés pour une troisième année consécutive Meilleure Médispa au Canada et lauréats du prix Choix du Consommateur des Canadian Spa and Wellness Awards. Nous sommes également finalistes du programme des Sociétés les mieux gérées au Canada!

Nous sommes à la recherche d’un(e) Gestionnaire des opérations à la réception pour se joindre à notre équipe de Trois-Rivières. Ce poste hybride combine les responsabilités de réceptionniste, en poste à l’accueil à l’avant, et de gestion des opérations, en appui à la directrice générale ou le directeur général.

Ce rôle est essentiel pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes à la réception, offrir un service client exceptionnel, et gérer diverses tâches administratives. En plus d’agir à titre de réceptionniste, la personne retenue collaborera étroitement avec les médecins, les technicien(ne)s et l’équipe administrative afin de maintenir un environnement efficace, professionnel et accueillant pour tous les clients. Ce poste relève directement de la directrice générale ou du directeur général de la clinique.

Responsabilités principales :

• Encadrement de la réception : Participer au processus de recrutement, à l’accueil et à la formation des membres de l’équipe de la réception/coordinateur en collaboration avec les RH et la directrice générale ou le directeur général. S’assurer que l’équipe respecte les protocoles de la clinique et les normes élevées de service à la clientèle.

• Expérience client : Veiller à ce que chaque client soit accueilli chaleureusement, et que les processus d’arrivée et de départ soient efficaces. Collaborer avec la directrice générale ou le directeur général pour résoudre rapidement toute question ou préoccupation des clients.

• Gestion des rendez-vous : Superviser la planification afin d’optimiser le temps des professionnels, gérer les replanifications, annulations et demandes urgentes.

• Facturation et paiements : S’assurer que tous les paiements sont bien enregistrés et fermés dans notre logiciel de réservation (Zenoti), et effectuer la réconciliation quotidienne de la caisse.

• Formation de l’équipe : Former et encadrer le personnel de la réception/coordinateur sur les rôles, politiques internes, procédures, protocoles et meilleures pratiques en service à la clientèle.

• Amélioration continue : Évaluer les opérations à la réception, proposer et mettre en œuvre des améliorations pour accroître l'efficacité et la qualité du service. Discuter de vos suggestions avec la directrice générale ou le directeur général pour les mettre en place.

• Communication : Assurer la liaison entre l’équipe de la réception/coordinateur et la directrice générale ou le directeur général afin de maintenir une communication fluide et un bon déroulement des activités.

• Outils technologiques : Gérer l’utilisation du système de dossiers médicaux électroniques (DME) pour l’inscription, les rendez-vous et la communication, en conformité avec les lois sur la protection des renseignements personnels.

• Gestion de l’inventaire : Surveiller les fournitures de bureau et en discuter les besoins avec la directrice générale ou le directeur général.

Qualifications et compétences :

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un cabinet médical dynamique, dans un rôle de gestion, idéalement en dermatologie, chirurgie plastique ou autre spécialité médicale.

• Expérience démontrée en gestion et mobilisation d’équipes performantes.

• Excellentes aptitudes interpersonnelles et en communication, avec une forte orientation vers le service à la clientèle et les soins aux patients.

• Maîtrise des systèmes DME et des logiciels de bureau (suite Microsoft Office).

• Capacité à résoudre rapidement les préoccupations des clients et les défis opérationnels.

• Grand souci du détail et excellente organisation, particulièrement en gestion des rendez-vous et de la facturation.

Environnement de travail :

• Poste à temps plein, du lundi au vendredi.

• Environnement de clinique médicale rapide, axé sur l’efficacité et les soins aux patients.

• Poste hybride : vous serez à la fois à la réception avant de la clinique et responsable des opérations administratives, en collaboration avec la directrice générale ou le directeur général.

Chez Victoria Park, vous travaillerez aux côtés de professionnels passionnés et talentueux. Nous valorisons la collaboration et encourageons les échanges avec des experts de l’industrie, qui sont non seulement excellents dans leur domaine, mais aussi engagés à vous aider à grandir professionnellement. Nous favorisons la créativité, l’apprentissage continu et reconnaissons les contributions de chaque membre de l’équipe.

Nous vous voulons à votre meilleur – nos rabais employés sur les soins et produits vous permettront de profiter de nos services de Médispa. Nous prenons aussi soin de vous de l’intérieur : notre régime d’assurance collective inclut l’assurance santé, dentaire et visuelle. Et pour nourrir votre curiosité, nous vous encourageons à participer à nos initiatives de formation continue : lisez un livre via notre compte Kindle d’entreprise ou informez-vous sur notre programme de bourses d’études!

Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste. En tant qu’employeur qui souscrit au principe d’équité en matière d’emploi, nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif pour tous. Seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue.

Le masculin est utilisé dans ce texte dans le seul but d’en alléger la lecture.