Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

14

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

DMF Affaires professorales et perfectionnement professionnel

Campus :

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale :

N/A

Date d’affichage :

July 21, 2025

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE**:**

August 01, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

Personnel non syndiqué, classe NC5 - 35 heures

Échelle salariale :

$67,700.00 - $84,625.00Au sujet de la Faculté de médecine
Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison d’être du poste :

Appuyer la directrice ou le directeur du Département, l’équipe de direction et la ou le gestionnaire des affaires professorales et du perfectionnement professionnel; superviser les tâches administratives liées au recrutement, à la dotation et au renouvellement des contrats, à la gestion du rendement, aux programmes de prix facultaires, aux comités pertinents et aux politiques.

Responsabilités particulières :

• Nominations universitaires : Coordonner le processus de nomination du Département de médecine familiale, notamment en agissant à titre de personne-ressource auprès des candidates et candidats pendant toute la durée du processus et en assurant la liaison avec le décanat de la Faculté de médecine. S’occuper des renouvellements de contrats, des changements de statut, des affectations multiples, des demandes de statut de professeure ou professeur émérite ainsi que des départs de membres du corps professoral.
• Promotions : Préparer, diffuser, rassembler et traiter l’ensemble de la documentation nécessaire au processus formel de promotion des membres du corps professoral. Contrôler chaque étape du processus, prendre les mesures nécessaires en cas de problème et assurer le suivi au besoin. Veiller au respect des politiques et processus établis dans les Lignes directrices relatives à la promotion du corps professoral clinique.
• Congés universitaires : Coordonner le processus de demande de congé universitaire des membres du corps professoral à temps plein. Veiller à ce que les politiques de l’Université et du Département soient respectées, et préparer l’avis envoyé par la directrice ou le directeur.
• Recrutement et sélection : Aider à la coordination de tous les aspects des activités de recrutement des membres du corps professoral et du personnel de soutien en appuyant les comités de sélection, notamment en participant à l’affichage et à la rédaction des descriptions de poste, en proposant des questions d’entrevue et en prenant part au processus de sélection au besoin, dans le respect des règlements et méthodes en vigueur. Préparer des contrats pour les nouveaux membres du corps professoral et faire le suivi pour les renouveler avant l’échéance. Veiller à ce que les descriptions de postes soient à jour.
• Gestion du rendement : Coordonner le processus d’évaluation du rendement pour les membres du corps professoral et du personnel de soutien. Veiller à ce que les documents nécessaires soient remplis, reçus et signés.
• Fonds de soutien aux droits de scolarité/au leadership et subventions : Travailler directement avec la directrice ou le directeur du Département et le Comité du personnel enseignant du Département pour continuer d’offrir le Fonds de soutien aux droits de scolarité/au leadership aux membres du corps professoral qui cherchent à se perfectionner. Agir à titre de personne-ressource pour les questions, et tenir à jour l’information sur les fonds et les subventions.
• Distinctions : Faire le suivi des distinctions et nominations reçues par les membres du corps professoral, y compris les années de service et les informations de leur profil. Informer la direction des distinctions à venir, assez tôt pour qu’on ait le temps de soumettre les documents nécessaires. Informer la direction des lauréates et lauréats, et communiquer les résultats au besoin.
• Site Web et communications : Mettre régulièrement à jour le contenu destiné à la section des affaires professorales sur le site Web. Fournir du contenu concernant les affaires professorales aux fins du bulletin du Département.
• Tâches administratives : Assurer un soutien administratif général, par exemple en préparant l’ordre du jour des réunions, en rédigeant les procès-verbaux, en communiquant avec les personnes participantes et en transmettant la documentation supplémentaire en temps opportun. Fournir des analyses et des rapports sur les travaux des membres de la Faculté à la directrice ou au directeur et au reste de l’équipe de direction du Département, s’il y a lieu. Tenir à jour la base de données et les dossiers des membres du corps professoral et du personnel de soutien. Gérer et mettre à jour toutes les communications centrales destinées aux membres du corps professoral.
• Règlements et méthodes : Communiquer avec la direction du Département de médecine familiale pour revoir ses processus et ses politiques, déterminer les possibilités et recommander des améliorations. En collaboration avec la direction du Département, concevoir, documenter, mettre en œuvre et évaluer des processus nouveaux ou modifiés qui visent à améliorer la gestion générale de l’information pour le corps professoral.
• Accueil et intégration : Coordonner l’orientation des nouveaux membres du personnel de soutien ou du corps professoral et/ou y contribuer. Conserver et mettre à jour le matériel d’accueil et d’intégration, et guider le Département en ce qui concerne les règlements, les programmes, les processus et les pratiques de RH à l’Université.

Connaissances, expérience et compétences :

• Connaissance du domaine de l’administration ou des ressources humaines ou d’un domaine connexe, normalement acquise au moyen d’une formation postsecondaire ou d’une expérience équivalente.
• Connaissance du milieu universitaire (un atout).
• De trois à cinq ans d’expérience dans un environnement administratif.
• Expérience de l’utilisation de divers logiciels et systèmes informatiques (Windows, traitement de textes, tableurs, bases de données, courriel, Internet, etc.).
• Expérience de l’analyse et de la résolution de problèmes.
• Esprit d’initiative, capacité de s’affirmer, courtoisie, discrétion, respect de la confidentialité et diplomatie exemplaires.
• Excellent sens de l’organisation, gestion du temps efficace, minutie et débrouillardise.
• Capacité de travailler avec un minimum de supervision au sein d’une équipe et de composer avec la pression tout en respectant des échéances fermes.
• Excellentes compétences communicationnelles et interpersonnelles.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.