Titre interne officiel:

Adjoint administratif

Statut:

Régulier

Sommaire:

Vous vous démarquez par votre collaboration, la débrouillardise, l’organisation et vous êtes passionné par la gestion d'agenda, nous avons le défi qu’il vous faut ! Venez mettre vos talents à contribution chez Beneva!

Relevant du vice-président exécutive – Assurances individuelles et services financiers, vous aurez à l’assister, ainsi que son équipe de direction, en assurant un soutien dans les tâches administratives.

Vous vous réalisez dans les fonctions suivantes

• Apporter un support direct à votre supérieur immédiat dans la prise en charge des courriels (priorisation), dans la gestion de l’agenda et établir les priorités en lien avec les diverses rencontres /différents secteurs, effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers.
• Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et l’exécution des réunions et des événements de la vice-présidence exécutive et du comité de gestion
• Apporter un soutien aux adjointes des vice-présidents du secteur et coordonne les différentes informations importantes/activités dans le cadre de leur travail et effectuer le suivi pour respecter l’échéancier.
• Coordonner la réception des invitations des différents comités auxquels la Vice-présidente exécutive participe à l’externe pour s’assurer de sa disponibilité (CA, Fondation, conférences, panels, etc.).
• Prendre en charge la coordination et rédaction des allocutions, textes pour réseaux sociaux avec l’équipe des communications
• Participer à la préparation du budget de la VPE AISF en effectuant les recherches nécessaires.
• Manipuler des documents et des dossiers à caractères confidentiels.
• Coordonner la préparation, la remise des documents ainsi que d’assurer la mise en page/correction de ces documents, lorsque requis.

Vos talents et qualifications

• Diplôme d’étude collégial (DEC) en bureautique, secrétariat, baccalauréat ou tout autre domaine pertinent ou expérience équivalente.
• Minimum de huit (8) années d’expérience à titre d'adjoint(e) de direction à lahaute gestion dans une grande organisation.
• Maîtrise avancée de la suite office (Word, Excel, Powerpoint...)
• Maîtrise avancée de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi qu’une maîtrise fonctionnel de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise.

Lieu de travail

• Québec ou Longueuil dans les différents édifices de Beneva et en mode hybride (présentiel et télétravail)

#LI-Hybrid

#S1

#LI-JD1

Beneva souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage les membres des groupes visés à savoir les femmes, les personnes handicapées, les autochtones et les minorités visibles, à soumettre leur candidature.

Raison d'être : Les gens sont au cœur de nos actions. Nous les accompagnons dans leurs projets de vie en leur apportant la tranquillité d'esprit et nous contribuons au bien-être de la collectivité.

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