Milieu de travail

Le Service de la planification et des projets immobiliers étudie, planifie et réalise le développement du parc immobilier de HEC Montréal. Il met en place le plan directeur immobilier pour ses bâtiments existants et futurs dans le but d’assurer le développement de l’institution. Il voit à la réalisation des projets immobiliers tout en s’assurant du maintien des actifs des bâtiments existants du parc immobilier.

Rôle et responsabilités

Veuillez noter que l'horaire de ce poste est flexible et est de 37,5 heures par semaine.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des évènements est responsable de la planification, de la coordination et du suivi logistique des évènements. La personne titulaire de l’emploi agit à titre d’intermédiaire entre les services internes, les usagers et les fournisseurs externes, assurant une communication fluide, une répartition efficace des ressources et une satisfaction client optimale.

Elle est également responsable de la gestion de l’inventaire du matériel évènementiel et d’aménagement afin de garantir la disponibilité des ressources nécessaires pour soutenir les activités et les événements de l’École.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Coordination des événements

Analyse les plans d’aménagement d’événements reçus à la suite de l’approbation du client.

Planifie et coordonne les différents services (communications, sécurité, audiovisuel, traiteur, entretien ménager, etc.) et fournisseurs externes pour l’installation et le démontage des aménagements.

Collabore avec les responsables techniques et l’entretien ménager pour la réalisation de projets d’évènement.

Joue un rôle clé de liaison entre les unités administratives, d’enseignement et de recherche, les organisateurs d’événements, les services techniques et les fournisseurs pour assurer la cohérence des opérations.

Organise des rencontres de coordination, communique clairement les besoins de chacun et ajuste les plans en conséquence.

Suit de près l’évolution des demandes et veille à la résolution proactive des imprévus ou conflits d’horaire.

Offre un service à la clientèle, en assurant un soutien personnalisé aux organisateurs internes et aux partenaires externes.

S’assure que chaque mise en place d’évènement ou d’aménagement réponde aux standards de qualité et à l’image de marque de HEC Montréal.

S’assure que les espaces soient propres, fonctionnels et accueillants avant et après chaque événement.

Recueille la rétroaction post-évènement et propose des pistes d’amélioration continue.

Gestion de l’inventaire et du matériel

Maintient à jour l’inventaire de tout le matériel d’événement.

Effectue les suivis nécessaires pour la réception, l’entreposage et la distribution du mobilier requis.

Veille à la conservation, au bon état et à la disponibilité du matériel, en collaboration avec les services concernés.

Collabore à l’optimisation des ressources matérielles et propose des acquisitions ou remplacements au besoin.

Tient à jour les calendriers d’évènements et les plans d’entretien préventif.

S’assure que la disposition du mobilier dans les espaces communs de l’école respecte les plans d’aménagement types.

Élabore et tient à jour les règles et procédures de travail de sa section.

Produit des rapports de suivi logistique et opérationnel pour son secteur.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

Diplôme d’attestation d’études collégiales (AEC) en coordination d’évènements ou tout autre domaine connexe et un minimum de huit années d’expérience pertinente, incluant la coordination d’évènements

Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite

Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (Maximo, InfoSilem, Excel, etc.)

Excellentes habiletés interpersonnelles et diplomatie

Fortes habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)

Capacité à se déplacer entre les trois édifices de l’École selon les besoins et dossiers en cours

Rigueur, autonomie et capacité de travailler sous pression sur plusieurs projets

Disponibilité à travailler en présentiel ainsi qu’occasionnellement, les soirs et les fins de semaine selon les évènements

Connaissance du milieu universitaire (atout)

Avantages

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d’assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à nos procédures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bon succès dans la suite de ce processus.