Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

12

Famille d’emplois :

Carrière et emploi

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

CO-OP, Placement Operations

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

June 26, 2025

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE**:**

July 07, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Échelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste:

Coordonner et gérer les tâches liées aux entrevues COOP, au classement et à l'appariement des étudiants à divers emplois conformément aux politiques et règlements du programme COOP afin de s'assurer que l'Université d'Ottawa soit un partenaire de choix en matière d'apprentissage par l'expérience pour ses étudiants.

Agir comme ambassadeur de l’Université d’Ottawa auprès des employeurs potentiels et actuels afin de promouvoir l’image de l’Université et du programme COOP en offrant un service courtois, rapide et précis aux étudiants et employeurs des secteurs public, parapublic, privé et à but non lucratif.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

Coordination des placements

• Superviser et coordonner tous les aspects du processus d’entrevues COOP à chaque session en anticipant et en organisant les besoins d’entrevues des stages à venir ou en cours. Coordonner les entrevues, le classement et le processus d’appariement.
• Analyser et gérer tous les aspects liés à la gestion des offres d’emploi et des exceptions aux entrevues, incluant les demandes conflictuelles et les délais serrés. S’assurer que les divers formulaires soumis sont analysés, complétés et contiennent des informations exactes.
• Interpréter, communiquer et appliquer les politiques et règlements COOP qui ont une incidence sur le processus de placement des employeurs et des étudiants.

Gestion des programmes et des portefeuilles

• Évaluer les candidats aux postes d’études-travail et aux offres d’emploi de huit mois en fonction du programme d’études et collaborer avec le Bureau de l’aide financière pour déterminer l’admissibilité des étudiants au programme d’études-travail (ET) pour les emplois COOP. Détermine l’admissibilité aux bourses internationales et partage l’information avec le Bureau de l’aide financière et le Bureau international.
• Participer activement aux réunions de suivi pour discuter des stratégies de placement et des plans d’action afin de favoriser la réussite des étudiants.
• Développer et maintenir la documentation des procédures afin d’assurer un service à la clientèle cohérent. Fournir une rétroaction et collaborer de manière proactive avec la direction pour l’amélioration continue des processus.

Gestion des comptes

• Interagir avec divers clients en accueillant, orientant et informant les étudiants, employeurs et professeurs tout en les conseillant et les accompagnant dans le processus de placement COOP. Tenir à jour la base de données et les différents dossiers en consignant toutes les interactions dans le CRM.
• Appuyer les coordonnateurs du programme COOP dans la réalisation des évaluations de mi-stage et de fin de stage.

Développement des affaires

• Développer des relations avec les employeurs pour obtenir de nouveaux emplois, gérer les offres existantes et co-gérer le processus de planification en attente afin de persuader les employeurs d’effectuer des entrevues avec les étudiants et de soumettre des offres d’emploi rapidement.

Rayonnement, réseautage et gestion des connaissances

• Remplacer temporairement ou partager les responsabilités de l’adjoint(e) COOP junior, comme la saisie de données dans uoCampus, le tri des courriels, etc., lorsque nécessaire, et prendre en charge des projets spéciaux. Former les nouveaux coordonnateurs des opérations de placement et les développeurs d'affaires juniors sur les principales responsabilités liées à leurs fonctions.

Ce que vous apportez :

• Baccalauréat en administration ou combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinente
• Minimum de 2 ans d’expérience démontrée dans un rôle de service à la clientèle en tant que personne-ressource
• Bilinguisme – niveau avancé en français et en anglais (oral et écrit)
• Connaissance des programmes postsecondaires, des services et de la structure universitaire
• Connaissance et expérience de l’interprétation, la communication et l’application de procédures, politiques et méthodes
• Capacité à gérer des priorités conflictuelles et à respecter des délais serrés dans un environnement dynamique, avec un haut niveau de précision et d’attention aux détails
• Bonnes compétences en négociation et capacité à agir avec tact et diplomatie
• Capacité à établir des relations positives avec les intervenants internes et externes
• Expérience et connaissance des systèmes informatiques, notamment en gestion de bases de données, CRM et logiciels tels que Word, Excel, calendrier électronique, courriel, sites Web, etc.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.