Adjoint(e) de Direction

Ce qui distingue ce poste

• Place pour structurer et proposer une amélioration de l’existant
• Tu es au centre, mais sans pression stratégique ou exposition publique
• Polyvalence riche (événementiel, administratif, logistique, accueil)
• Ambiance agréable, avec des dirigeants sympathiques, accessibles et passionnés.

La compagnie

Magil Construction est une entreprise canadienne de construction générale reconnue pour son expertise dans les projets complexes et à forte valeur ajoutée. Présente au Québec, en Ontario, en Colombie-Britannique et à l’international, Magil intervient dans divers secteurs : commercial, institutionnel, industriel et résidentiel lourd. Elle offre des services clés en main, incluant la gestion de construction, la conception-construction et les projets en mode collaboratif.

Magil Construction (plus de150 personnes) appartient au Groupe Fayolle Canada (groupe détenant Magil Construction, SCV Enercor, Les Excavations Payette, FMA Services Construction et Isolex) ce qui lui permet d’avoir une base financière très solide tout en conservant son identité forte d’entreprise Québécoise.

Les bureaux de la compagnie sont localisés à Montréal dans le secteur du Marché Central (1655 rue de Beauharnois Ouest, H4N 1J6).

Contexte du poste

L’Adjoint(e) de Direction relèvera de la Vice-Présidente Exécutive de Magil Construction (Diplômée de Polytechnique, elle possède 20 ans d’expérience dans le monde de la Construction dont 8 ans chez Magil Construction)

Ce poste est un emploi permanent temps plein et la personne retenue travaillera dans les bureaux à plein temps.

Responsabilités, livrables et impact du rôle au quotidien

Ce poste polyvalent vous placera au cœur des opérations quotidiennes, avec des responsabilités variées.

Vous assurez la qualité d’exécution de la stratégie, protégez le temps et l’attention des décideurs et améliorez la qualité perçue de l’organisation à l’interne comme à l’externe. Vous jouerez plutôt un rôle de facilitateur que de bras droit exécutif (cela pouvant évoluer au fil du temps selon le potentiel et l’envie de la personne retenue).

Responsabilités majeures & impacts

• Garantir une gestion d’agenda irréprochable, en réduisant les frictions et les retards.
• Maintenir un environnement de bureau fluide et bien approvisionné
• Représenter le visage accueillant et facilitateur du bureau de la direction.
• Assurer une coordination événementielle efficace, valorisant l’image de l’entreprise.

Votre semaine :

• Gestion d’agenda multiples (environ 40 % du temps)

Votre mission principale consiste à assurer une coordination fluide de l’agenda de la VP Exécutive, du président ainsi que de l’équipe juridique. Vous planifiez les rendez-vous, gérez les priorités, anticipez les conflits d’horaire et assurez un suivi rigoureux des changements.

• Accueil et interface du bureau de la Direction (environ 20 % du temps)

Vous êtes un point d’ancrage pour l’équipe et les visiteurs. Vous accueillez avec professionnalisme, soutenez la logistique des réunions et facilitez la circulation des informations entre les collègues.

• Soutien administratif au service juridique (15 %)

En lien avec la Directrice juridique, vous contribuez à la gestion documentaire, au classement rigoureux et au soutien rédactionnel de certains éléments légaux.

• Événementiel corporatif (10 %)

Vous contribuez à l’organisation d’événements internes et externes : cocktails, salons, tournois de golf, journées d’équipe. Vous avez l’œil pour trouver les bons lieux, planifier les détails et créer des moments de qualité.

• Soutien logistique pour la direction (10 %)

Vous assistez l’équipe de Direction dans de petites tâches du quotidien : gestion des envois, réservations de repas ou restaurants, courses ponctuelles ou organisation de colis personnalisés.

• Facturation administrative (5 %)

Vous prenez en charge certaines tâches de facturation non liées aux projets : réception, validation, transmission et archivage de factures.

Ce qui distingue ce poste

• Place pour structurer et proposer une amélioration de l’existant
• Tu es au centre, mais sans pression stratégique ou exposition publique
• Polyvalence riche (événementiel, administratif, logistique, accueil)
• Ambiance agréable, avec des dirigeants sympathiques, accessibles et passionnés.

Les défis à anticiper

• Plutôt un rôle de facilitateur que de bras droit exécutif (cela pouvant évoluer au fil du temps selon le potentiel et l’envie de la personne retenue)
• Difficulté parfois à se concentrer, car l’environnement est vivant et sollicité
• Localisation du bureau (pas toujours idéale étant donné le trafic alentour)

Compétences pour performer sur le poste

• Expérience confirmée dans un rôle de soutien à la direction, avec une charge multiple et un environnement rapide.
• Maîtrise parfaite de la suite Office (Outlook, Word, Excel), notamment la gestion d’agendas complexes via Outlook.
• Français impeccable à l’écrit comme à l’oral
• Anglais fonctionnel requis pour interagir avec nos partenaires anglophones internes et externes.
• Fiabilité, maturité, et disponibilité sont les fondations de votre posture.
• Vous faites preuve de curiosité naturelle, afin de progresser et devenir force de proposition

Avantages salariaux et sociaux

• Salaire de base dans le marché. Pour être transparent, il est difficile à ce stade de donner un chiffre clair. Nous avons donc besoin de rencontrer les meilleures professionnelles du marché pour nous aligner ensuite sur un salaire pertinent.
• Un minimum de 4 semaines de vacances par année (semaines de la construction), dès l'embauche; puis un jour supplémentaire par année d’ancienneté chez Magil jusqu’à un maximum de 6 semaines au total par an
• Pas de boni automatique mais un système de primes ponctuelles en fonction des performances collectives et/ou individuelles;
• Assurances collectives complètes (adhésion active dès le premier jour de travail);
• Accès du Programme d’Aide aux Employés (PAE)
• Après 3 mois, Régime de retraite (REER/RPDB) avec participation de l’employeur de l’ordre de 4%. Au fil des ans, le taux augmente jusqu’à atteindre un maximum de 8%.
• Stationnement fourni
• Accès au Gym

Processus de recrutement

1. 15-30min d’entrevue vidéo avec Charles (recruteur interne) pour s’assurer de l’alignement commun sur le rôle, localisation, salaires…

2. Entrevue en personne à notre bureau de Montréal avec la VP Exécutive et Charles

3. Prise de références et background check

4. Offre

Si vous vous reconnaissez dans ce poste ou pour en savoir plus, appliquez dès maintenant et parlons-en !

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : à partir de 70 000,00$ par an

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Congés payés
• Cotisation égale au RÉER
• Événements d'Entreprise
• Gym sur place
• Programme d'Aide aux Employés
• Régimes de participation aux bénéfices
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée

Horaire :

• Du Lundi au Vendredi

Rémunération supplémentaire :

• Primes

Expérience:

• Gestion des horaires: 10 ans (Obligatoire)

Langue:

• Français (Obligatoire)

Disposition à l'égard des déplacements professionnels:

• 25 % (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 2025-08-04