Compensation Pay Range:

$31.67-$37.27

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Senior Administrative Assistant is responsible for providing administrative and coordination support services for BORN Ontario Committees and BORN’s Management Team, ensuring confidentiality and efficient conduct of business through the office.

RESPONSIBILITIES

• Type, transcribe dictated correspondence and format electronically based reports and correspondence; prepare spreadsheets; prepare documents for review.
• Research, collect and review relevant background material and/or documentation and compose interim replies to more complex correspondence.
• Prepare and send responses on routine correspondence and/or signs as directed; collate information and draft updates to annual reports and/or other documents;
• Review correspondence and/or reports for Director or Manager signature and ensure appropriate grammar, completeness and accuracy.
• Initiate action on matters that require response or appropriate action and follow up to ensure appropriate action has been taken.
• Receive and screen incoming calls, assess the urgency of the calls, provide information as required to the caller, or refer the caller to the appropriate person.
• Prepare draft agendas for meetings, take, transcribe and distribute minutes. Ensure appropriate follow up action on items as required.
• Maintain calendar and schedule meetings, appointments and/or events; prepare necessary documentation for meetings, appointments and/or events; reschedule meetings, appointments or events based on availability to avoid conflict with competing and changing priorities for the Director, Medical and Scientific Directors, and Managers of the program.
• Liaise with internal and external stakeholders..
• Research, retrieve, summarize and/or analyse information and/or material as assigned on specified topics, by surfing the web, CHEONet, reviewing literature, journals and/or publications etc.
• May take the lead role in the planning of local and/or national conferences by booking venue, scheduling speakers, ordering catering, audio visual equipment, registration, etc.
• Co-ordinate activities, organize functions and/or events.
• Make arrangements for meetings; schedule board and conference rooms, arrange or confirm attendance, prepare material and co-ordinate catering.
• Schedule appointments; set up schedule for training, testing, interviews, as required etc.
• Maintain continuous personal awareness of the PSU activities in order to interpret and direct for disposition, inquiries and directives from other PSU’s and the public by providing assistance and required information verbally and/or in writing.
• Liaise with staff and coordinate retrieval of internal responses for matters requiring a reply.
• Make travel and hotel arrangements for staff and out-of-town visitors, and prepare travel claims as required.
• Establish, develop and maintain various internal office support systems such as electronic databases, tracking systems, filing systems, monthly reports, BF systems, and confidential files.
• Collect and/or tabulate statistics and information from files and/or databases as required, enter data into various data bases from a variety of sources.
• May perform financial clerical functions such as billing and maintaining petty cash, monitoring, tracking and/or processing expenses related to travel claims, invoices, requisitions, deposits, receipts, etc.
• May initiate HR staffing request forms as directed by Directors and Managers, obtain required signatures and forward to Human Resources.
• May ensure office set up for new staff which includes computer and telephone, keys, etc. as requested.
• Assist with and/or complete grant submissions for review and appropriate sign off, as requested.
• Maintain files and order supplies as required.
• Perform other duties as assigned.

QUALIFICATIONS

• College diploma in Office Administration in relevant field (Essential)

• University Degree in relevant field (Preferred)

• Minimum three (3) years of experience in progressively responsible administrative functions (Essential)

• Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation, general knowledge of corporate and departmental policies and procedures related to health and safety. (Essential)

• Communicate effectively and concisely, both orally and in writing (Essential)

• Comprehensively and efficiently use software including word processing, spreadsheet, presentation and mail, at an intermediate/advanced level. (Essential)

• Take accurate notes or minutes of meetings and transcribe to final products. (Essential)

• Use standard office equipment including voicemail system, photocopier, fax machines, etc. (Essential)

• Ability to anticipate needs, as well as plan and prioritize work. (Essential)

• Ability to take initiative and work independently with minimal direction. (Essential)

• Strong organizational skills and paying attention to detail and accuracy. (Essential)

• Exercise sound judgement, discretion and a high degree of confidentiality. (Essential)

• Bilingualism (English and French) (Preferred)

• Criminal Record Check (Essential)

• Other appropriate combinations of education and experience, along with the demonstrated knowledge, skills and abilities to perform the duties of the position, may be considered in lieu of stated education and experience

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at

TalentAcquisition@cheo.on.ca

. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

Le CHEO est l’un des rares chefs de file mondiaux en matière de santé pédiatrique et il compte près de 4 500 membres du personnel et médecins qui se consacrent à aider les enfants et les jeunes à vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L’Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large éventail de problèmes de santé chez les enfants. Le CHEO a été nommé à deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit où travailler dans le domaine des soins de santé au Canada, et s’est classé au deuxième rang des hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs années d’affilée. Pour la dixième année consécutive, les rédacteurs du Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Fournir des services de soutien administratif; veiller à ce que les fonctions administratives pour les membres du comités de BORN Ontario et de l’équipe de gestion soient effectuées avec efficacité et confidentialité.

RESPONSABILITÉS

• Dactylographier et transcrire de la correspondance et mettre en forme des rapports et de la correspondance produits par ordinateur; préparer des feuilles de calcul informatiques; préparer des documents à faire réviser.
• Chercher, réunir et examiner des documents d’information et rédiger des réponses provisoires aux lettres complexes.
• Préparer et envoyer des réponses aux lettres ordinaires et les signer au besoin; recueillir des renseignements et rédiger la version préliminaire de mises à jour de rapports annuels et d’autres documents.
• Relire la correspondance et les rapports adressés à la directrice ou gestionnaire,en corriger la grammaire et vérifier s’ils sont complets et exacts.
• Lancer les recherches nécessaires pour les questions qui nécessitent une réponse ou une intervention et effectuer un suivi pour veiller à ce que l’on prenne les mesures nécessaires.
• Répondre aux appels téléphoniques et les filtrer en évaluant leur degré d’urgence, en donnant les renseignements demandés ou en les aiguillant vers la personne concernée.
• Préparer les ordres du jour provisoires des réunions, puis prendre des notes, rédiger et distribuer les procès-verbaux. Veiller à ce que les suivis soient dûment effectués.
• Tenir à jour le calendrier et l’horaire des réunions, des rendez-vous et des événements spéciaux; préparer les documents nécessaires pour les réunions, pour les rendez-vous et pour les événements spéciaux; changer la date des réunions, des rendez-vous ou des événements spéciaux en fonction des disponibilités des participants et afin d’éviter les conflits avec d’autres priorités ou en fonction des changements de priorités.
• Chercher, tirer et résumer ou analyser de l’information et des documents selon les besoins et sur des thèmes bien précis, en navigant dans Internet ou dans le CHEONet, en examinant de la documentation, des revues professionnelles, des publications, etc.
• Diriger à l’occasion la planification de conférences locales ou nationales en réservant des salles, en invitant des conférenciers, en commandant des services de restauration ainsi que des appareils audio-visuels, en s’occupant des inscriptions, etc.
• Coordonner des activités, organiser des réunions sociales et des événements.
• Organiser des réunions, réserver des salles de réunion et de conférence, inviter et inscrire les participants, confirmer leur présence, préparer des documents et coordonner les services de restauration.
• Fixer des rendez-vous, établir les calendriers de formation, d’examens et d’entrevues selon les besoins.
• Se tenir continuellement au courant des activités de l’USP afin d’interpréter et d’aiguiller les demandes de renseignements et les directives d’autres USP et du public en offrant de l’aide et de l’information verbalement ou par écrit.
• Assurer une liaison avec le personnel et coordonner la recherche de réponses à l’interne pour les questions nécessitant une réponse.
• Organiser des déplacements et réserver des chambres d’hôtel pour le personnel et pour les visiteurs venant de l’extérieur, puis préparer les demandes de remboursement des dépenses selon les besoins.
• Établir, développer et entretenir divers systèmes internes de soutien du bureau tels que des bases de données, des systèmes de suivi, des systèmes de classement des dossiers, des rapports mensuels, des systèmes de rappel ainsi que des dossiers confidentiels.
• Tirer des données statistiques et des renseignements de dossiers et de bases de données selon les besoins, puis en faire des tableaux; tirer des données de sources diverses et les inscrire dans plusieurs bases de données.
• Accomplir parfois des fonctions d’administration financière telles que la facturation,et la tenue de caisse, ainsi que la surveillance, le suivi et le traitement des dépenses liées aux demandes de remboursement de frais de déplacement, aux factures, aux réquisitions, aux dépôts, aux reçus, etc.
• Remplir parfois des formulaires de demande de dotation selon les besoins, obtenir les signatures nécessaires et les envoyer aux Ressources humaines.
• Veiller parfois à l’établissement d’un bureau pour de nouveaux employés, ce qui comprend l’installation d’un ordinateur et du téléphone, l’obtention de clés, etc., selon les besoins.
• Préparer, ou aider à préparer, des demandes de subvention à faire examiner et signer, selon les besoins.
• Tenir les dossiers à jour et commander des fournitures lorsque nécessaire.
• Accomplir d’autres tâches à la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS

• Diplôme d'études collégiales en administration de bureau ou dans un domaine pertinent (Essentiel)

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (Préférable)

• Expérience d’au moins trois (3) à un poste administratif à des niveaux de responsabilité toujours plus élevés (Essentiel)

• Connaissance pratique des lois en vigueur sur la santé et la sécurité au travail et connaissance générale des politiques et des procédures liées à la santé et à la sécurité de l’Hôpital et du Service (Essentiel)

• Capacité de communiquer de façon efficace et concise (verbalement et par écrit) (Essentiel)

• Connaissance pratique complète de logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul, de présentations et de courriel à un niveau intermédiaire ou avancé (Essentiel)

• Prendre des notes exactes afin de produire les procès-verbaux des réunions (Essentiel)

• Capacité d’utiliser des appareils de bureau comme la boîte vocale, la photocopieuse et le télécopieur (Essentiel)

• Capacité d’anticiper les besoins ainsi que de planifier et prioriser son travail (Essentiel)

• Capacité de prendre des initiatives et de travailler en autonomie sous une supervision minimale (Essentiel)

• Excellentes compétences en organisation et attention aux détails et à la précision (Essentiel)

• Sens de la discrétion et respect profond de la confidentialité (Essentiel)

• Bilinguisme (français et anglais) (Préférable)

• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)

• L’expérience et la formation formelle alliées à un rendement manifeste pourront remplacer les diplômes requis.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à

TalentAcquisition@cheo.on.ca

. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.